Découvrez comment ATPI Corporate Travel a veillé à ce que son client puisse mener à bien les projets prévus, ainsi que la construction d’hôpitaux temporaires, pendant la pandémie de coronavirus.
Le client
Notre client, un groupe d’infrastructure de premier plan avec des capacités dans les services de construction, a joué un rôle essentiel dans la réponse du Royaume-Uni à la pandémie de coronavirus. Alors que le pays avait reçu l’ordre de rester chez lui, les principaux collaborateurs du client devaient continuer à voyager.
De nombreux sites et contrats du client sont restés opérationnels. Ils ont notamment joué un rôle essentiel dans la construction des hôpitaux temporaires COVID-19 du Royaume-Uni. Un grand nombre de leurs employés étant considérés comme des travailleurs clés, ils devaient voyager et s’éloigner de leur domicile pour travailler.
Le défi
Environ 500 employés de l’organisation avaient besoin d’un logement dans plus de cinquante sites à travers le Royaume-Uni. Cependant, les options étaient limitées en raison des fermetures d’hôtels, qui incluaient des établissements figurant dans le programme hôtelier du client. La situation était d’autant plus difficile que de nombreux établissements n’avaient pas mis à jour leurs disponibilités en ligne, de sorte que les informations pouvaient être trompeuses et inexactes. La situation était fluide, les hôtels fermant ou rouvrant à brève échéance.
Des informations claires étaient également nécessaires concernant les possibilités de restauration, car tous les restaurants de l’hôtel et les installations connexes étaient fermés.
Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’hôtel pour nous assurer que tout était prêt et sûr pour l’arrivée des clients.
La solution
ATPI a travaillé rapidement pour mettre en place une solution hors ligne pour chaque réservation d’hôtel. Une équipe de trois conseillers en voyages a contacté directement les hôtels pour vérifier qu’ils étaient ouverts aux travailleurs clés et pour évaluer leur adéquation. Pour chaque établissement, l’équipe a précisé les possibilités de restauration offertes aux travailleurs clés, ainsi que les protocoles de propreté et de sécurité mis en place par les hôtels pour assurer la sécurité de leurs clients et de leur personnel.
L’un des conseillers en voyages qui s’est occupé de la réservation d’hébergement dans la région de Carlisle a déclaré : “De nombreux hôtels étaient fermés, mais nous avons réussi à parler à un hôtel qui était prêt à ouvrir pour nous et nous avons convenu d’un tarif conforme à la politique pour quatre-vingt-cinq nuitées. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’hôtel pour nous assurer que tout était prêt et sûr pour l’arrivée des clients. L’hôtel a notamment accepté de fournir un petit menu afin que les travailleurs clés puissent rester à l’hôtel pour se restaurer. Ensemble, nous avons déterminé les heures de service et les menus pour les travailleurs clés. L’équipe a également travaillé avec des appartements avec services pour proposer des logements indépendants comme option alternative, donnant aux voyageurs la possibilité de se loger eux-mêmes dans les lieux qu’ils ont choisis.
Il s’agit d’une procédure longue qui prend jusqu’à trois fois plus de temps que la réservation d’un hôtel ou d’un appartement en temps “normal”. En plus d’être un processus plus long, il s’agissait également d’un défi de plus en plus important, car les travailleurs clés étaient nécessaires pour soutenir de nombreux projets vitaux dans des délais très courts.
ATPI a veillé à ce que les voyageurs du client disposent de la documentation correcte confirmant leur statut de travailleur clé, afin de faciliter l’enregistrement à l’hôtel.
Des rapports quotidiens personnalisés ont été mis en place pour offrir une visibilité totale au groupe chargé de l’infrastructure et lui permettre de contrôler les personnes qui se déplaçaient, leur destination, le motif du déplacement et les frais d’hébergement.
Le résultat
Notre client a continué à mener à bien ses projets planifiés et à soutenir la construction d’hôpitaux temporaires tout au long de la pandémie de COVID-19, avec la certitude qu’on lui offrait et qu’on lui garantissait des logements sûrs pour ses travailleurs clés pendant une période extrêmement difficile.
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