Onze klant biedt commerciële eigendomsverzekeringen en oplossingen voor bedrijfscontinuïteit. De organisatie heeft kantoren in 20 landen in Europa en Azië – en ook in Australië en de Verenigde Staten. Het Europese hoofdkantoor is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, waar het verschillende vestigingen heeft.
In januari 2013 werd ATPI Corporate Travel het contract voor reismanagement voor de Britse vestiging toegekend. Drie maanden later werd het contract uitgebreid naar België, Duitsland, Zweden, Nederland, Italië, Spanje en Frankrijk.
Met kantoren in zoveel landen werkte het bedrijf eerder met een aantal verschillende reismanagementbedrijven (TMC’s) in heel Europa. Als gevolg daarvan was er een gebrek aan geconsolideerde managementinformatie (MI) waarmee de efficiëntie van het reisbeheer kon worden verbeterd, De koopkracht was niet optimaal en het beheer van de reizigers varieerde per TMC.
Het bedrijf werd aangetrokken door het sterke netwerk van Europese kantoren van ATPI Corporate Travel, de ervaring in het beheren van de veiligheid en beveiliging van reizigers en de unieke mogelijkheid om wereldwijde tarieven te bieden.
De uitdaging
Hoewel de Britse vestiging momenteel geen sterk accountmanagement van het bestaande TMC ondervond, was de steun voor de overstap naar een nieuw, consistent TMC niet universeel. Duitsland had bijvoorbeeld een nauw partnerschap met zijn bestaande leverancier.
Als gevolg hiervan was relatieopbouw bijzonder belangrijk zowel voor als na de implementatiefase om te zorgen dat maximale gezamenlijke ondersteuning en begrip werd toegepast om een nieuwe partnerschapsaanpak voor reismanagement te realiseren.
De oplossing
Zodra het contract was overeengekomen, begon het Global Implementation Team van ATPI Corporate Travel met het ontwikkelen van een gestructureerd en consistent proces voor elk land, om zo een naadloze overgang naar de ‘go live’ datum te garanderen.
Dit omvatte het verzamelen van gegevens – inzicht in informatie zoals reisbeleid, profielen, hotelprogramma’s – en, met name relevant voor het bedrijf als specialist in verzekeringsrisico’s, een analyse van de risicobenadering in de verschillende landen.
Door middel van een persoonlijke, consultatieve aanpak tussen de belangrijkste vertegenwoordigers van ATPI Corporate Travel en de klanten in elk land, kreeg ATPI Corporate Travel inzicht in lokale markten en strategieën. Dit hielp bij het plannen van de implementatie zonder identieke oplossingen op te leggen aan elk land en zorgde ervoor dat het proces rekening hield met de verschillende uitdagingen.
Voor elk nieuw kantoor in Europa werd een open dag georganiseerd als introductie van ATPI Corporate Travel; boekers konden hun reisconsulenten en Paspoort & Visa teams ontmoeten en ontvingen een welkomstpakket met daarin belangrijke contactgegevens en reisgidsen voor boekers in hun lokale taal.
Het resultaat
In een klantenonderzoek vier maanden na de livegang zei 100% van de respondenten in de acht Europese landen dat de implementatie ‘volgens verwachting’ was of ‘de verwachtingen overtrof’. In het Verenigd Koninkrijk verklaarde 100% van de ondervraagde werknemers dat het ‘de verwachtingen overtrof’ en alle belanghebbenden waren het erover eens dat het implementatieproces met succes had voldaan aan de oorspronkelijke opdracht.
Wat betreft MI, levert ATPI Corporate Travel dit maandelijks vanuit alle acht servicepunten in Europa – dit werkt ook samen met de andere TMC’s van de klant in de VS en Canada – om alle gegevens te consolideren en een nauwkeurig globaal overzicht te vormen.
Dankzij de gratis ‘directe toegang’-training heeft de klant ook volledige toegang tot verdere op maat gemaakte rapportages die zijn afgestemd op de behoeften van elke afdeling.
Daarnaast werkt ATPI Corporate Travel nauw samen met het door de klant geprefereerde risicomanagementbedrijf in de VS om ervoor te zorgen dat dagelijks nauwkeurige en schone gegevensoverdracht wordt geleverd over alle reizigers, locaties, vervoersmiddelen en up-to-date contactgegevens van reizigers.
ATPI Corporate Travel monitort de naleving van het reisbeleid om ervoor te zorgen dat beperkingen op het aantal reizigers per vlucht voor en na ticketing worden geregistreerd en dat waar nodig passende actie wordt ondernomen.
ATPI Corporate Travel ontvangt en beheert ook een wekelijks globaal landenrisico-rapport dat landen identificeert waarvoor vooraf reisgoedkeuring nodig is voor vooraf bepaalde bestemmingen met medium/hoog risico.
Skip to content
