Het testen van een evenement met 500 gasten in Nederland: Een herinnering aan waarom live evenementen zo krachtig zijn
Op maandag 15 februari 2021 woonde Ingrid Guépin, Special Project Manager bij ATPI, de “Back to Live” conferentie bij in het Beatrix Theater, Utrecht. De conferentie fungeerde als een live evenemententest met 500 gasten en werd goedgekeurd door de Nederlandse overheid. Wil je meer weten over Ingrids ervaring? In dit korte interview deelt Ingrid haar gedachten over de ervaring van het bijwonen van een live evenement na een jaar met haar collega Maxime, Content Creator bij ATPI.
[De “Back to Live” conferentie diende als proefevenement waar een groep van 500 gasten werd toegelaten. Deelnemers werden in aparte bubbels geplaatst en bewegingen en contacten werden gemeten met behulp van elektronica. Alle aanwezigen waren voorafgaand aan het evenement negatief getest op Covid-19. ]
Ik [Maxime] belde Ingrid de dag nadat ze Back to Live had bijgewoond om alles te weten te komen over haar ervaring. Om te beginnen vroeg ik wat ze ervan vond om deel uit te maken van een “bubbel”.
“Ik zat in een bubbel waarin de deelnemers te allen tijde een mondkapje moesten dragen – tenzij je natuurlijk moest eten of drinken. We hoefden geen 1,5 meter afstand van elkaar te houden. Hoewel iedereen in mijn bubbel zijn masker droeg aan het begin van het evenement, merkte ik dat het moeilijker werd voor mensen om zich hieraan te houden als ze eenmaal in de kamer waren.
Het evenement begon rond half twee ’s middags en eindigde rond half zeven ’s avonds – soms was het fijn geweest om wat frisse lucht te krijgen. In de praktijk moest je natuurlijk je mondkapje afdoen tijdens het eten en drinken. Ook tijdens de netwerkborrel merkte ik dat veel gasten hun mondkapje tegen die tijd al hadden afgedaan.”
Ingrid prees de conferentie zelf en zei dat de inhoud weloverwogen en relevant was en gepresenteerd werd door interessante sprekers, waaronder politica Mona Keijzer, antropoloog Jitske Kramer en komiek Dolf Jansen.
Als komiek wees Dolf Jansen erop dat het vreemd was om te spelen voor een publiek dat lacht en de onmiddellijke interactiviteit van een live-evenement is ook iets waarmee ik opnieuw vertrouwd moest raken. Ik was niet meer gewend om mensen te ontmoeten en reacties te horen op bijvoorbeeld opmerkingen of grappen. Het afgelopen jaar heb ik in mijn eentje achter mijn laptop naar webinars zitten luisteren!
Ik merkte ook dat ik me aan het begin van het evenement moest aanpassen aan het feit dat ik geen afstand hoefde te houden. Hoewel het “oude normaal” in het begin een beetje onwennig voelde, moet ik zeggen dat het ook heel snel als vanzelfsprekend werd ervaren.
De ervaring herinnerde me eraan waarom live evenementen zo krachtig zijn. Hun kracht ligt echt in de interactie die mogelijk is, omdat het je het gevoel geeft deel uit te maken van een gemeenschap. Het was terug naar live, maar ook terug naar de realiteit.”
Hoe ziet Ingrid de toekomst van evenementen?
“Ik zie de toekomst heel positief tegemoet. We moeten gewoon geduld hebben. We zitten midden in een overgang, waarin het belangrijk is om te kijken naar wat er mogelijk is in plaats van te benadrukken wat er niet mogelijk is. ”
Tot slot, op welke aspecten van evenementen zullen we ons in de toekomst richten?
“Ik denk dat de focus op communicatie moet liggen. Laat gasten weten waar ze aan toe zijn en wat ze kunnen verwachten. Wees duidelijk voor, tijdens en na het evenement. Van Covid-19 richtlijnen tot programma-informatie, communicatie is echt essentieel. Wanneer je duidelijk communiceert met jouw gasten, voelen ze zich ook veilig en zullen ze de fysieke stap zetten om naar jouw evenement te gaan.”
Skip to content
