ATPI Events is de ultieme gamechanger als het gaat om het organiseren van hospitalityprogramma’s en onvergetelijke gastervaringen bij grote sportevenementen zoals de Olympische Spelen, The Ocean Race en UEFA-competities zoals de felbegeerde Champions League. Met zestien jaar onafgebroken uitmuntendheid staat ATPI klaar om opnieuw een vlekkeloze prestatie te leveren tijdens de Champions League-finale van 2023 in Istanbul op 10 juni. We spraken met John Bergmann, Commercieel Hoofd Corporate & Sportevenementen bij ATPI, om de ins en outs te horen over de uitdagingen van het organiseren van zo’n spectaculair evenement.
“Als het aankomt op de Champions League-finale, is onze eerste prioriteit het vinden van de perfecte hotels,” zegt Bergmann. “Maar dat is nog maar het topje van de ijsberg. We moeten ook rekening houden met de logistiek van de stad – Istanbul heeft bijvoorbeeld meerdere luchthavens en verkeer kan een echte hoofdpijn zijn. We werken nauw samen met onze klanten om hun behoeften, voorkeuren en prioriteiten te bepalen. Willen ze in het centrum van de actie zijn of dichter bij het stadion? Dit zijn slechts enkele van de vragen die we aanpakken om een memorabele en stressvrije ervaring voor iedereen te garanderen.”
Bouwplannen
ATPI weet dat als het gaat om de Champions League-finale, de spelers en officials in wezen bezoekers zijn van een vreemd land, vooral als het een bestemming is zoals Istanbul, met zijn unieke cultuur en tradities. “Hoewel de belangen groot zijn, respecteren we altijd de lokale cultuur en regels,” zegt Bergmann. “Istanbul is enorm anders dan steden als München of Madrid, dus er zijn enkele unieke uitdagingen die we moeten aanpakken.”
Een van de grootste uitdagingen voor ATPI dit jaar is veiligheid en beveiliging, vooral gezien de recente bomaanslag en aardbevingen die het land hebben getroffen. “We nemen elke mogelijke voorzorgsmaatregel om de veiligheid van onze gasten en ons eigen personeel te garanderen,” zegt Bergmann. “We vragen zelfs bouwplannen op bij hotels, iets wat we nog nooit eerder hebben hoeven doen. We willen ervoor zorgen dat elk aspect van de reis zo veilig mogelijk is, en dat is dit jaar onze nummer één prioriteit.” Bij ATPI staat veiligheid altijd voorop.
Communiceren met gasten
Vorig jaar in Parijs kreeg ATPI te maken met een situatie die buiten hun controle lag tijdens de Champions League-finale. Duizenden bezoekers werden buiten het stadion tegengehouden, sommige supporters probeerden zelfs over de hekken te klimmen, en de politie moest ingrijpen. Bergmann herinnert zich de intensiteit van de situatie, “Het was een chaotische scène, maar op zulke momenten moesten we ingrijpen en de situatie beheren. Communicatie was de sleutel tot ons succes.”
En dat is waar ATPI’s digitale communicatietools in het spel kwamen. Het bedrijf heeft de afgelopen jaren zwaar geïnvesteerd in digitale tools, en een van de meest waardevolle tools die ze hebben ontwikkeld, is een app die kan worden aangepast aan de huisstijl van hun klanten.
De app stelt klanten in staat om hun gasten uit te nodigen en voor gasten om zich te registreren, waardoor hotelboekingen en het bijhouden van evenementdetails een fluitje van een cent worden. “De app is praktisch omdat het ons de gegevens verschaft die we nodig hebben voor hotelboekingen,” zegt Bergmann. “Maar het voorziet gasten ook van belangrijke details zoals hoteladressen en dresscodes voor specifieke evenementen.”
In Parijs bleek de evenementenapp een redder in nood. Met de chaotische situatie buiten het stadion was het cruciaal om gasten op de hoogte te houden van de laatste ontwikkelingen. “We werkten nauw samen met het lokale beveiligingsbureau om onze gasten tijdig updates te verstrekken,” zegt Bergmann. “We stuurden zelfs een pushmelding naar alle gasten met de mededeling dat ze om specifieke redenen een halfuur na de wedstrijd moesten blijven zitten.” Dankzij de app kon ATPI individuele gasten privé contacteren en tegelijkertijd berichten naar alle gasten sturen. De veiligheidsaankondiging was een succes en hielp iedereen op de hoogte te houden tijdens de tumultueuze situatie.
Ervaring
ATPI’s evenementenapp gaat niet alleen over praktische zaken, hij is ook ontworpen om de gastervaring naar een hoger niveau te tillen. Stel je voor dat je een gepersonaliseerd bericht ontvangt van een voormalig Formule 1-coureur, die je bij naam begroet en je enthousiast maakt voor het aankomende evenement – dat is precies wat de app biedt. Het is een klein gebaar, maar het draagt veel bij aan het verbeteren van de gastervaring. En dat is nog niet alles. De app bevat ook quizzen en enquêtes, waardoor gasten de mogelijkheid krijgen om hun gedachten en feedback te delen. Het is optioneel, maar de respons is indrukwekkend. Ingevulde enquêtes worden zeer gewaardeerd door organisatoren, omdat ze helpen het evenement voor volgend jaar te verbeteren. Het is een win-winsituatie voor iedereen.
Persoonlijk contact
ATPI begrijpt dat hoewel digitale communicatie handig is, er nog steeds een aanzienlijke waarde zit in het menselijke element. Ze geloven in het vinden van een balans tussen de twee.
Hoewel veel gasten al eerder soortgelijke reizen hebben gemaakt, hecht ATPI nog steeds waarde aan persoonlijk contact. Ze geven prioriteit aan het naleven van de richtlijnen van de klant met betrekking tot taal, kleding en zelfs nagellakkleur. Bovendien leggen ze een grote nadruk op het bieden van uitstekende digitale communicatie. Echter, als een gast een probleem meldt met zijn hotelsleutel, begrijpen ze dat het geduldig laten oplossen door een medewerker zinvoller kan zijn dan simpelweg een bericht sturen.
ATPI’s toewijding aan persoonlijk contact strekt zich uit tot hun eigen personeel tijdens de reis. Ze zorgen er altijd voor dat er iemand beschikbaar is om naar hun medewerkers te luisteren en eventuele zorgen aan te pakken. Tijdens het evenement in Parijs was er bijvoorbeeld kritiek op het beperkte aantal tickets voor clubs en het grote aantal voor sponsors. Om dit aan te pakken, kleedden ATPI’s medewerkers zich in sponsorkleding en wachtten ze op hun aankomst op de luchthaven of het treinstation. Dit veroorzaakte echter soms spanning onder supporters. In dergelijke situaties zou de medewerker om hulp bellen, en ATPI zou werken aan het oplossen van het probleem. Deze mogelijkheid om in te grijpen is cruciaal, en ATPI hecht er veel waarde aan.
Hoewel ATPI de waarde van digitale communicatie erkent, begrijpen ze ook het belang van het bieden van een menselijke touch. Ze geloven dat het vinden van een balans tussen de twee essentieel is. De persoonlijke band die hun personeel met hun gasten creëert, zorgt ervoor dat aan hun behoeften wordt voldaan en dat ze een memorabele ervaring hebben.
Uitgebreide briefing
De spanning is voelbaar nu het ATPI-team zich voorbereidt op de langverwachte Champions League-finale in Istanbul. Rusteloosheid heeft bezit genomen nu het team zich voorbereidt op nog een uitdagende maar opwindende reis. Om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit, wordt er voor vertrek een uitgebreide briefing gehouden op kantoor, waarbij volledige deelname verplicht is. Ondanks de verschillende ervaringsniveaus onder de aanwezigen, van nieuwkomers tot veteranen van 16 jaar, is de briefing een cruciale stap in het proces. Het helpt niet alleen om ieders inspanningen op elkaar af te stemmen, maar stelt gasten ook in staat om bij aankomst contact te maken met bekende gezichten.
Met jarenlange ervaring en state-of-the-art digitale communicatiemogelijkheden heeft ATPI er vertrouwen in dat ze opnieuw een succesvol evenement kunnen leveren. Het team kijkt met spanning uit naar de aankomende reis naar Istanbul, wetende dat hun nauwgezette voorbereidingen vruchten zullen afwerpen. Volgens Bergmann staat het team nu te popelen om het evenement bij te wonen, nadat ze elk aspect hebben verfijnd en scripts hebben aangepast om ervoor te zorgen dat niets aan het toeval wordt overgelaten. Ze zijn volledig voorbereid op eventuele uitdagingen die zich kunnen voordoen en staan klaar om alle aanwezigen een naadloze ervaring te bieden.
Skip to content
