De UEFA Champions League Finale is het grootste evenement in het Europese voetbal en werd gehouden in Londen in het Wembley Stadion.
ATPI Sports Events was onderdeel van het organisatieteam voor een tweedaags evenement voor 1.200 Heineken-klanten die vanuit de hele wereld naar het VK vlogen om te genieten van een unieke ervaring, die Championship Voetbal combineerde met de hoogtepunten van Londen.
ATPI Sports Events is sinds 2007 betrokken geweest bij de organisatie van de Heineken evenementenprogramma’s. De uitdaging was om een vakkundig gepland programma te bieden dat zorgde voor een geweldige gastervaring.
In samenwerking met Heineken’s sponsoring managementbureau en de internationale sponsoringafdeling van Heineken, begon het project met het plannen van het programma en het zoeken naar potentiële locaties, accommodatie en leveranciers.
Lokale kennis van het gastland is cruciaal voor programmabepaling en -uitvoering en het Britse team speelde een cruciale rol bij het onderzoeken en adviseren over de vele verschillende elementen van het programma.
De oplossing
Een operationele hub werd opgezet in het Holiday Inn, Camden Lock, waar ATPI Events teams uit het VK en Nederland, samen met hun Heineken-collega’s en Heineken’s sponsoringbureau, alle elementen van het programma beheerde om de succesvolle uitvoering ervan te garanderen.
Gasten van over de hele wereld vlogen naar verschillende Londense luchthavens en werden vervoerd door een vloot van 32 Heineken-bussen naar een van de zes centraal gelegen Londense hotels.
Een wereldwijd netwerk- en ‘Welkom in Londen’ evenement voor alle gasten werd op de eerste avond gehouden in de Royal Courts of Justice in The Strand. Gasten kregen elk een gepersonaliseerde uitnodiging voor het evenement op een groene stropdas toen ze incheckten in hun hotel.
Het thema van het evenement was ‘Untie for the Weekend’ en gasten moesten de stropdas dragen om toegang te krijgen tot de Royal Courts of Justice. Gasten liepen over de groene loper het prachtige Victoriaanse gebouw binnen, dat was verlicht met een groene ‘wash’ om het thema te versterken. De locatie bood gasten een unieke mix van geschiedenis en hedendaagse cultuur.
Een op maat gemaakte bar werd midden in de Grote Zaal gebouwd met modern meubilair en hippe gelaagde foodstations aan elke kant, ontwikkeld en gebouwd door Heineken’s evenementenserviceafdeling. Dit zorgde voor een prachtig contrast met de marmeren mozaïekvloer.
In het midden stond een verhoogd podium met een vleugel en DJ-booth. De gerenommeerde jazzpianist Michiel Borstlap freestyled de hele avond met een DJ, wat een eigentijdse draai gaf. Gasten werden vervolgens teruggebracht naar hun hotels, klaar voor de spannende voetbaldag die voor hen lag. Voordat ze de UEFA Champions League Finale op zaterdagavond bijwoonden, kregen gasten de gelegenheid om te genieten van een ‘London Experience’ en een aantal belangrijke Londense attracties te bezoeken.
Met behulp van een ‘hop on, hop off’ bussysteem werd de hele ervaring gepersonaliseerd door Heineken-branded Blue Badge Guides en hostesses, gekleed in Heineken-hospitalitykleding. Gasten kregen vervoer aangeboden met gepersonaliseerde treinen van Waterloo Station naar Wembley Stadium Station, een route die normaal niet wordt bediend tussen de twee stations.
Twee treinen werden privé gecharterd en gebrandmerkt voor het evenement. Hospitalitypersoneel, gekleed als scheidsrechters, begeleidde gasten toen ze in Waterloo aan boord gingen van de treinen en, eenmaal gezeten, genoten ze van snacks en drankjes van het aanwezige Heineken cateringpersoneel, wat zorgde voor een ontspannen start van de reis.
Eenmaal in Wembley konden gasten genieten van de spanning van de wedstrijd en pre- en post-match hospitality in de hospitalityruimte van Heineken in het stadion, voordat ze met een reguliere pendeldienst van bussen terug naar hun hotels werden gebracht.
Het resultaat
De logistiek van het vervoeren van meer dan 1.000 gasten naar Wembley voor de Finale zou altijd een uitdagend onderdeel van het programma zijn. Het zou gemakkelijk zijn geweest om te vertrouwen op een vloot bussen om mensen te vervoeren. Maar het ATPI-team wilde de gasten van Heineken een andere ervaring bieden en de gepersonaliseerde treinen boden die ’toegevoegde waarde’ extra.
Het algehele evenement werd door de klant als een enorm succes beschouwd. Alle regelingen verliepen soepel en in totaal genoten 1.200 passagiers van een naadloze ervaring tijdens het kijken naar het voetbal en het zien van de attracties van Londen.
Dit was een zeer spraakmakend evenement en we waren erg blij met de manier waarop het hele programma werd uitgevoerd.
Helen van Berkel, General Manager, ATPI Corporate Events / ATPI Sports Events
Skip to content
