La finale de la Ligue des champions de l’UEFA est le plus grand événement du football européen et s’est déroulée à Londres, au stade de Wembley.
ATPI Sports Events faisait partie de l’équipe organisatrice d’un événement de deux jours destiné à 1 200 clients de Heineken venus du monde entier au Royaume-Uni pour vivre une expérience unique combinant le championnat de football et les hauts lieux de Londres.
ATPI Sports Events participe à l’organisation des programmes d’événements Heineken depuis 2007. Le défi consistait à proposer un programme planifié de manière experte pour offrir une expérience inoubliable aux clients.
En coopération avec l’ agence de gestion du sponsoring de Heineken et le département international de sponsoring de Heineken, le projet a commencé par la planification du programme et la recherche de lieux, d’hébergements et de fournisseurs potentiels.
La connaissance locale du pays d’accueil est essentielle à la planification et à la mise en œuvre du programme et l’équipe britannique a joué un rôle déterminant dans la recherche et le conseil sur les nombreux éléments du programme.
La solution
Un centre opérationnel a été mis en place au Holiday Inn, Camden Lock, où les équipes d’ATPI Events du Royaume-Uni et des Pays-Bas, ainsi que leurs homologues de Heineken et l’agence de parrainage de Heineken, ont géré tous les éléments du programme afin d’en assurer la réussite.
Des invités du monde entier ont atterri dans différents aéroports londoniens et ont été transportés par une flotte de 32 autocars portant la marque Heineken vers l’un des six hôtels londoniens situés au centre de la ville.
Le premier soir, un événement mondial de mise en réseau et de “Bienvenue à Londres” a été organisé pour tous les invités aux Royal Courts of Justice (The Strand). Les invités ont reçu une invitation personnalisée à l’événement sur une cravate verte lors de leur enregistrement à l’hôtel.
Le thème de l’événement était “Untie for the Weekend” et les invités devaient porter la cravate pour accéder aux Royal Courts of Justice. Les invités sont entrés sur le tapis vert dans le superbe bâtiment victorien, qui avait été éclairé d’une lumière verte pour renforcer le thème. Le lieu a offert aux invités un mélange unique d’histoire et de culture contemporaine.
Un bar sur mesure a été construit au centre du grand hall, avec des meubles modernes et des stations de restauration en gradins de chaque côté, développées et construites par le service événementiel de Heineken. Le contraste avec le sol en mosaïque de marbre est saisissant.
Au centre se trouvait une scène surélevée avec un piano à queue et une cabine de DJ. Le célèbre pianiste de jazz Michiel Borstlap a freestylé avec un DJ tout au long de la soirée, lui donnant une touche contemporaine. Les invités ont ensuite été ramenés à leur hôtel, prêts à affronter la journée de football qui les attendait. Avant d’assister à la finale de la Ligue des champions de l’UEFA le samedi soir, les invités ont eu l’occasion de vivre une “expérience londonienne” et de visiter un certain nombre d’attractions clés de Londres.
Grâce à un système de bus “hop on, hop off”, l’expérience a été personnalisée par des guides et des hôtesses portant le badge bleu de Heineken et vêtus de vêtements d’hospitalité Heineken. Les invités ont été transportés dans des trains personnalisés de la gare de Waterloo à la gare du stade de Wembley, une liaison qui n’est normalement pas assurée entre les deux gares.
Deux trains ont été affrétés à titre privé et arborent la marque de l’événement. Le personnel d’accueil, habillé en arbitre, a guidé les invités lors de leur montée dans les trains à Waterloo et, une fois assis, ils ont pu déguster des collations et des rafraîchissements offerts par le personnel de restauration de Heineken à bord, ce qui a permis de commencer le voyage en toute décontraction.
Une fois à Wembley, les invités ont pu profiter des émotions du match et de l’hospitalité d’avant et d’après-matchdans l’espace d’hospitalité Heineken au sein du stade, avant d’être ramenés à leur hôtel par une navette régulière d’autocars.
Le résultat
La logistique du transport de plus de 1 000 invités à Wembley pour la finale a toujours été une partie difficile du programme. Il aurait été facile de s’appuyer sur une flotte d’autocars pour transporter les personnes. Mais l’équipe d’ATPI souhaitait offrir une expérience différente aux clients de Heineken et les trains personnalisés ont apporté cette “valeur ajoutée” supplémentaire.
L’ensemble de l’événement a été considéré comme un grand succès par le client. Tous les arrangements se sont déroulés sans problème et un total de 1 200 passagers ont profité d’une expérience sans faille en regardant le football et en visitant les attractions de Londres.
Il s’agissait d’un événement très médiatisé et nous avons été ravis de la manière dont l’ensemble du programme a été exécuté.
Helen van Berkel, directrice générale, ATPI Corporate Events / ATPI Sports Events
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