Een schaalbare en kosteneffectieve reisbeheersoplossing leveren voor de energiesector

Over

Onze klant is een toonaangevende organisatie in de energie- en energietransitiesector, actief in het Verenigd Koninkrijk en Europa. Met een groot volume aan complexe zakelijke reizen had de organisatie een schaalbare Energy Travel beheersoplossing nodig die groei kon ondersteunen, compliance kon waarborgen en duidelijk inzicht kon bieden in reiskosten en -activiteiten.

De uitdaging

Het beheren van grote volumes zakelijke reizen zorgde voor aanzienlijke druk op interne teams. De organisatie moest de handmatige administratie bij boekingen, facturering en back-office processen verminderen met behoud van controle, consistentie en compliance. Beperkte online adoptie en gefragmenteerde processen leidden tot inefficiënties en hogere kosten, wat de behoefte aan een meer gestroomlijnde zakelijke reisbeheersoplossing benadrukte.

De oplossing

ATPI Energy Travel ontwierp en leverde een op maat gemaakte reisbeheersoplossing afgestemd op de operationele en financiële vereisten van de organisatie. Centraal in de oplossing stond de implementatie van Atriis, ATPI’s geavanceerde online boekingstool, geconfigureerd om reizen met hoog volume en complexe goedkeuringsworkflows te ondersteunen.

ATPI leidde de volledige configuratie en uitrol, inclusief aangepaste boekingsvelden, verplichte gegevensvastlegging en integratie met facturerings- en rapportagesystemen. Dit zorgde voor een naadloos traject van boeking tot betaling en verbeterde gegevensnauwkeurigheid in het hele reisprogramma.

Om de efficiëntie te maximaliseren, implementeerde ATPI een proactieve adoptiestrategie, waarbij consultants reizigers en boekers begeleidden naar de online boekingstool en de afhankelijkheid van offline kanalen verminderden. Dit resulteerde in een stabiele, schaalbare oplossing die minimale aanpassingen na implementatie vereiste.

De resultaten

De nieuwe reisbeheersoplossing leverde meetbare bedrijfsresultaten op, waaronder:

• 22% jaar-op-jaar toename in online boekingsadoptie, met meer dan 70% adoptie in 2025

• Meer dan £19.500 aan boekingskostenbesparing, gedreven door toegenomen online gebruik

• Aanzienlijke vermindering van handmatige reisadministratie, wat de operationele efficiëntie verbetert

• Verbeterde gegevensnauwkeurigheid en rapportage, voor duidelijker inzicht in reiskosten

• Gestroomlijnde facturering en snellere betalingsverwerking, met minimale handmatige interventie

• Een schaalbaar zakelijk reisprogramma dat toekomstige groei en verandering kan ondersteunen

Wilt u reizen voor jouw energieactiviteiten optimaliseren terwijl u veiligheid en efficiëntie handhaaft? Neem contact op met onze energiereisspecialisten.