Airswiftlevert internationale personeelsoplossingen aan de energie-, proces- en infrastructuurindustrie. Airswift heeft een geschiedenis die teruggaat tot 1979 en is het product van de fusie van Air Energi en Swift Worldwide Resources in 2016.
Airswift is wereldwijd marktleider in zijn sector en heeft meer dan 800 werknemers en 6.000 contractanten in dienst die actief zijn in meer dan 60 landen. Hun medewerkers worden ondersteund door drie super hubs in Houston, Manchester en Singapore.
Airswift reist wereldwijd en ongeveer 60% van het personeel reist voor zaken. Onder de reizigers bevinden zich zowel aannemers als het eigen personeel, van wie de meesten hun eigen reizen boeken, terwijl reisboekers de reizen van medewerkers op het hoogste niveau beheren.
De uitdaging
ATPI verleent al een aantal jaren diensten aan zowel Air Energi als Swift Worldwide Resources op verschillende locaties, waaronder het Verenigd Koninkrijk, Dubai, Canada en Azië. Nadat de bedrijven fuseerden om Airswift te vormen, werd in 2017 een nieuwe Hoofd Inkoop aangesteld, die reizen en onkosten in 2018 identificeerde als een belangrijk aandachtsgebied.
Airswift besloot door te gaan met een wereldwijde consolidatie van al hun reizen via één reismanagementbedrijf (TMC).
De belangrijkste drijfveren waren een betere wereldwijde zichtbaarheid, controle en naleving, met daarnaast een hogere productiviteit en online gebruik, evenals robuustere veiligheids- en beveiligingsprocessen om te voldoen aan zorgplichtverplichtingen.
Aangezien ATPI Energy Travel al het reizen van Airswift op meerdere locaties beheerde, werden zij geselecteerd om het reizen wereldwijd te beheren. Het wereldwijde karakter van het project betekende dat het niet zonder complexiteiten was.
Reizen op een aantal locaties van Airswift waren historisch gezien onbeheerd, daarom was het opleiden van boekers en reizigers over de nieuwe processen van cruciaal belang.
De oplossing
Airswift en ATPI Marine & Energy kwamen een globaal projectplan overeen. Vanwege de omvang en wereldwijde aard van het project werd overeengekomen dat de account opnieuw zou worden geïmplementeerd of geïmplementeerd, afhankelijk van de locatie, met een gefaseerde aanpak. Afhankelijk van het land en de lokale vereisten verschilden de werkwijzen; op sommige locaties ging online dienstverlening eerst, terwijl in andere landen offline service de initiële route was. De fasering van aannemers en Airswift-personeel verschilde ook per locatie.
De implementatie van offline servicing verliep zeer snel, vooral in de Verenigde Staten en Singapore, waar het proces minder dan vier weken in beslag nam. Deze efficiënte implementatie werd mogelijk gemaakt door een winnende combinatie van het wereldwijde mandaat van Airswift om alle reizen te consolideren en de flexibiliteit van ATPI Marine & Energy.
Bovendien zorgde de schat aan ervaring van het wereldwijde implementatieteam en de lokale ondersteuningsteams van ATPI Marine & Energy ervoor dat het project de strikte deadlines haalde.
Online dienstverlening volgde in de Verenigde Staten en Singapore, met de inzet van een online booking tool (OBT) voor het boeken van vluchten, hotels en treinen. De OBT is toegankelijk via ATPI TravelHubTM, een alles-in-één reisdashboard dat ook gekoppeld is aan ATPI Traveller Tracking SystemTM, via single sign on. De reizigerstrackingtool zorgt ervoor dat Airswift voldoet aan zijn zorgplicht en wereldwijd inzicht heeft in zijn reizigers.
Een extra focus voor Airswift in 2018 was productiviteit, daarom was het verbeteren van de processen rondom reizen en de reizigerservaring cruciaal. Dit werd onder andere bereikt door de online boekingstool te configureren met goedkeuring vooraf en het vastleggen van belangrijke informatie, zoals kostenplaatsen.
Dit stelde Airswift in staat om een kaartbetalingsoplossing te implementeren, gebruikmakend van lodge en virtuele kaarten. Dit betekent nu dat alle reizen vooraf centraal worden geregeld en dat werknemers niet langer onkostendeclaraties hoeven in te dienen of een hotelrekening hoeven te betalen bij vertrek.
De productiviteit werd nog verder verhoogd door de adoptie van de OBT, aangezien de tool het proces vereenvoudigde van het boeken van reizen voor werknemers die naar een van de wereldwijde kantoren van Airswift reisden. Voordat hij bijvoorbeeld met ATPI Marine & Energy werkte, nam een Airswift-medewerker contact op met het kantoor op de locatie van zijn keuze en vroeg hen om zijn accommodatie te boeken en te beheren.
Nu logt de reiziger in op de OBT en selecteert het gekozen Airswift-kantoor in een vervolgkeuzelijst, die vervolgens een lijst met relevante hotels geeft die vooraf onderhandelde tarieven bieden.
Het resultaat
De wereldwijde consolidatie is succesvol verlopen: Europa & Afrika, APAC, het Midden-Oosten en Noord-Amerika zijn allemaal binnen 6 maanden geïmplementeerd. De relatie wordt beheerd vanuit het Verenigd Koninkrijk door een Global Account Manager en ondersteund door een ATPI Marine & Energy vertegenwoordiger in elk land. Airswift heeft nu een betere zichtbaarheid van de uitgaven, meer controle over wereldwijde reizen en een betere naleving van de zorgplicht. Toekomstige ontwikkelingen in het partnerschap zullen de resultaten alleen maar versterken, waarbij de volgende stap de uitrol is van offline dienstverlening in de regio van het Gemenebest van Onafhankelijke Staten (GOS).
Zoals bij elk project van deze omvang waren er onderweg kinderziektes en lokale technologische uitdagingen. Proactief accountmanagement en een wereldwijd mandaat van Airswift hebben echter geleid tot de oprichting van een ondersteunend partnerschap tussen Airswift en ATPI Marine & Energy, waardoor wereldwijde consolidatie werd bereikt.
ATPI heeft ons in staat gesteld om de waarden van Airswift af te stemmen op het reisprogramma op wereldwijde schaal – het bieden van transparantie van reistransacties, het stimuleren van innovatie door middel van technologische oplossingen en bovenal het waarborgen van de veiligheid van onze medewerkers en aannemers. Daarnaast was er de voortdurende ondersteuning van het ATPI Account Management Team vanuit de hele wereld.
Skip to content
