외부에서 보면 며칠간 진행되는 대규모 기업 이벤트는 놀라울 정도로 단순해 보일 수 있습니다. 게스트들이 도착하여 배지를 스캔하고 세션으로 향하면, 어떻게든 여행 가방이 그날 늦게 호텔 객실에 마법처럼 나타납니다. 물론 무대 뒤에서는 상당히 많은 일이 진행되고 있습니다. ATPI는 전체 이벤트 서비스, 물류 및 디지털 솔루션을 제공하며 기업 이벤트를 지원했습니다. 팀은 천 명 이상의 참가자를 위해 숙박, 수하물 관리, 현장 지원 및 전체 디지털 게스트 여정을 조정했습니다. 그리고 네, 그것은 또한 많은 여행 가방을 처리하는 것을 의미했습니다.
도시 전역에 걸친 1,380개의 호텔 객실
프로젝트의 가장 큰 부분 중 하나는 숙박 관리였습니다. 이번 행사를 위해 ATPI는 암스테르담과 잔담 지역의 9개 호텔에 걸쳐 약 1,380개의 객실을 마련했습니다. 이렇게 많은 객실을 조율하는 것은 여러 호텔에 걸쳐 객실 배정, 투숙객 명단, 막판 변경 사항, 도착 일정을 관리하는 것을 의미합니다. ATPI의 프로젝트 매니저인 가비 스미츠는 “사람들은 때때로 호텔 예약이 단순히 객실 명단을 보내는 것이라고 생각합니다.”라고 말합니다. “하지만 여러 호텔에 걸쳐 천 명이 넘는 투숙객과 함께 일할 때는 금세 거대한 퍼즐이 됩니다. 다행히 저희는 퍼즐을 좋아합니다.” 물론 목표는 투숙객이 그러한 복잡성을 전혀 알아차리지 못하게 하는 것입니다. 그들은 단순히 호텔에 도착하여 체크인하면 됩니다.
여행 가방 작전
행사 기간 동안 투숙객들이 가장 높이 평가한 서비스 중 하나는 수하물 관리였습니다. 참가자들은 행사장에 도착하자마자 현장 호스트에게 수하물을 맡기고 바로 행사 프로그램에 참여할 수 있었습니다. ATPI는 모든 수하물을 각 호텔로 배송하여 모든 여행 가방이 정확한 객실에 도착하도록 했습니다. 그 결과 100% 정확한 배송률을 달성했으며, 이는 팀이 특히 자랑스러워하는 부분이었습니다. 가비는 웃으며 “수백 개의 여행 가방이 줄지어 있는 것을 보면 ‘좋아, 팀원들… 모든 가방이 올바른 객실에 도착하도록 하자’고 생각하는 순간이 항상 있습니다.”라고 말합니다. “모든 것이 완벽하게 작동할 때, 그것은 마치 이벤트 물류 마법처럼 느껴집니다.”
현장의 팀들
행사 주간 동안 ATPI 팀은 행사 장소와 호텔 모두에 상주했습니다. 행사장에서 현장 팀은 참가자 스캔, 수하물 물류 조율, 투숙객 질문 응대, 참석자들의 행사 앱 사용 지원 등을 담당했습니다. 한편, 투어 리더들은 9개 호텔 모두에 상주하며 체크인 시 투숙객을 돕고 현지 연락 창구 역할을 했습니다. 가비는 “가장 큰 차이를 만드는 것은 종종 사소한 질문들입니다.”라고 설명합니다. “다음 세션이 어디인지 궁금해하는 사람, 예상보다 늦게 도착하는 사람, 또는 단순히 근처에서 가장 좋은 커피를 찾을 수 있는 곳을 묻는 사람 등입니다. 사람들이 상주함으로써 전체 경험이 더욱 원활하게 느껴집니다.”
모두의 주머니 속 이벤트 앱
물류와 함께 ATPI는 완전한 디지털 게스트 경험도 관리했습니다. 여기에는 전체 게스트 등록 프로세스, 개인 맞춤형 게스트 앱, 그리고 주최 팀이 사용하는 실시간 보고 대시보드가 포함되었습니다. 모든 참석자에게 앱은 빠르게 행사의 중심 허브가 되었습니다. 투숙객들은 개인 프로그램, 호텔 정보, 교통편 세부 정보, 개인 QR 코드를 한곳에서 찾을 수 있었습니다. 80개 이상의 다양한 세션이 프로그램에 포함되어 있어, 앱은 참석자들이 자신의 일정을 쉽게 탐색할 수 있도록 도왔습니다. 가비는 “저희는 항상 앱이 비공식적인 행사 도우미가 된다고 말합니다.”라고 전합니다. “누군가 다음에 어디로 가야 하는지 물으면, 대개 답은 ‘앱을 확인하세요’입니다.” 일주일 내내 팀은 푸시 알림을 사용하여 모든 참석자와 연락을 유지하고 필요할 때마다 정보를 업데이트했습니다.
주최자를 위한 실시간 인사이트
배후에서 디지털 도구는 조직 팀이 투숙객 이동 및 행사 물류를 파악하는 데도 도움이 되었습니다. 실시간 보고를 통해 고객은 행사 기간 동안 투숙객 수와 참가자 흐름에 대한 지속적인 통찰력을 얻을 수 있었습니다. 교통편 제공업체 또한 투숙객 데이터에 대한 실시간 업데이트를 확인할 수 있었으며, 이는 여러 이메일 체인과 오래된 교통편 목록이라는 익숙한 문제를 피할 수 있게 했습니다. 가비는 “행사는 항상 역동적입니다.”라고 말합니다. “사람들은 세션을 바꾸고, 예정보다 일찍 또는 늦게 도착하며, 때로는 버스가 예상보다 조금 일찍 출발하기도 합니다. 모든 사람이 동일한 실시간 정보를 가지고 작업할 때 모든 것이 훨씬 쉬워집니다.”
원활한 이벤트 시작
또 다른 작지만 중요한 경험의 일부는 현장 스캔 시스템으로, 팀은 도착 시 배지와 수하물 라벨을 인쇄할 수 있었습니다. 이는 빠르고 환영하는 체크인 과정을 만드는 데 도움이 되었습니다. 가비는 “이것은 분위기를 조성하는 첫 순간 중 하나입니다.”라고 설명합니다. “투숙객이 도착했을 때 모든 것이 즉시 원활하게 작동하면, 그들은 즉시 보살핌을 받고 있다고 느낍니다.”
원활한 이벤트 뒤의 진짜 비밀
물류와 디지털 도구가 중요한 역할을 하지만, 가비는 이 정도 규모의 행사의 진정한 성공은 항상 사람에게 달려 있다고 믿습니다. 그녀는 “모든 행사에는 주변을 둘러보고 얼마나 많은 팀이 배후에서 함께 일하고 있는지 깨닫는 순간이 있습니다.”라고 말합니다. “호텔, 교통 파트너, 주최자, 현장 팀. 모든 사람이 경험을 성공시키는 데 기여합니다.” 그리고 모든 것이 조화를 이룰 때? “그때 투숙객들은 ‘이 행사는 정말 잘 조직되었네요’라고 말합니다. 그리고 그것이 바로 당신이 듣고 싶어 하는 말입니다.”
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