Corporate Travel 예약은 쉬운 일이 아니며, 대개 예약 전에 많은 조사를 필요로 합니다. 최적의 항공편, 더 적합한 호텔, 그리고 목적지에 대한 문화적 및 물류 정보를 찾는 것 등이 포함됩니다.
하지만 Corporate Travel을 예약하는 더 효율적인 방법이 있을까요?
분명히 있습니다. 그렇기 때문에 저희는 다음 글에서 ATPI Corporate Travel 전문가들의 조언과 모범 사례를 모았습니다:
팁 1: 미리 계획하십시오
항공권을 일찍 예약하면 상당한 비용을 절약할 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? 연구에 따르면, 막바지 할인의 시대는 끝났습니다. 평균적으로 항공권은 일찍 예약할수록 저렴하며, 얼마나 일찍 예약해야 하는지는 목적지와 항공사에 따라 다릅니다. 저희는 회의나 출장을 몇 주 전에 예약하는 것이 항상 가능하지는 않다는 것을 이해합니다. 하지만 일부 행사나 컨퍼런스 날짜는 여행 시기보다 훨씬 일찍 공개됩니다. 그러므로 가능한 한 빨리 출장을 준비하여 절약 혜택을 누리십시오.
팁 2: 출장 기간을 연장하십시오
때로는 출장 기간을 꼭 필요한 것보다 길게 잡는 것이 더 비용 효율적일 수 있습니다. 예를 들어, 개인 여행을 추가할 수 있습니다. 이렇게 하면 여행자는 저렴한 날에 돌아올 수 있고, 조직은 비용을 절약할 수 있습니다. 유럽 내에서는 1박 또는 2박보다 3박이 더 저렴할 때도 있으며(에어 프랑스/KLM), 토요일 밤/일요일 아침 항공권이 더 저렴합니다.
팁 3: 올바른 여행자 정보를 확보하십시오
여행자 또는 비즈니스 선호도에 대한 정보를 더 많이 수집할수록 좋습니다. 예를 들어, 여행자가 여행 날짜에 매우 유연한가요? 그렇다면 큰 비용 절감 효과를 얻을 수 있습니다(팁 2 참조). 여행자가 목적지에서 어디로 가야 하는지, 누가 여행할 것인지, 어떤 가격이 선호되는지에 대한 정보도 이 단계에서 중요합니다. 수하물이 포함된 항공편을 원하는지, 아니면 유료 좌석을 원하는지? TMC는 Corporate Travel을 더 효율적으로 예약하기 위해 이 정보를 알아야 하므로, 이 관행을 채택할 가치가 있습니다.
팁 4: 상용 고객 혜택을 찾아보십시오
동일한 목적지나 동일한 항공사를 이용하는 빈번한 항공편이 있습니까? 그렇다면 특정 항공사의 상용 고객 프로그램이 제공하는 가능성을 살펴보십시오. 이는 좌석 예약 할인이나 수하물과 같은 여행자를 위한 특전으로 빠르게 이어집니다.
팁 5: 유연한 항공권을 선택하십시오
저희는 여행자들이 변경할 수 없는 가장 저렴한 항공권을 선택하는 경향이 있다는 점을 자주 확인합니다. 여기서 다음 규칙이 적용됩니다: 저렴한 항공권이 때로는 가장 비쌀 수 있습니다. 이 여행자의 항공권을 변경하려면 완전히 새로운 항공권을 구매해야 하지만, 유럽 내 유연한 항공권은 대개 약 50유로 정도만 더 비쌉니다. 안전하게 가능한 한 유연한 항공권을 선택하십시오.
팁 6: 숨겨진 비용을 경계하십시오
출장을 위해 좋은 호텔을 예약할 때 무엇에 주의해야 할까요? 많은 사람이 기본 객실 요금과 컨퍼런스 패키지만을 기준으로 호텔을 예약합니다. 이 과정에서 주차비나 택시비, 조식 또는 관광세와 같은 숨겨진 추가 비용은 종종 고려되지 않습니다. 고정 비용은 조직에서 지불하지만, 호텔의 모든 추가 비용은 회사 신용 카드(1인당)로 청구됩니다. 결과적으로 1인당 호텔 숙박 비용이 최종적으로 얼마인지 명확하지 않습니다. 총 비용을 파악하기 위해 외부 업체에 호텔 숙박 예약을 맡기는 것이 도움이 될 수 있습니다.
팁 7: 다른 공항을 고려하십시오
많은 출장 여행객은 편의를 위해 가장 가까운 공항에서 가장 편리한 목적지 공항으로 가기를 원합니다. 하지만 때로는 대안을 찾는 것이 더 비용 효율적일 수 있습니다. 로테르담, 아인트호벤 또는 마스트리흐트와 같은 다른 출발 공항이나 뒤셀도르프 또는 히스로로의 환승을 고려해 보십시오. 또는 바르셀로나 대신 지로나의 지역 공항과 같이 최종 목적지 근처의 공항을 고려해 보십시오. 항상 가능한 것은 아니지만, 여행자가 유연할수록 여행 비용은 더 저렴해집니다.
팁 8: 항공권을 결합하십시오
유럽 및 대륙 간 목적지로 가는 여러 여행 경로를 결합하는 것이 좋은 방법일 수 있습니다. 이는 여정당 더 낮은 요금을 제공하여 조합당 15%에서 20%에 달하는 절감 효과를 가져옵니다. 연초에 계획을 세우고 여행사에 문의하여 이러한 항공권을 유리하게 결합할 수 있는지 알아보십시오.
팁 9: 온라인 가격에 주의하십시오
항공권 가격은 온라인에서 저렴해 보이지만, 실제 항공권 제공업체로 이동해야 원하는 항공권이 실제로 이용 가능한지 확인할 수 있습니다. 또한 수하물 비용이나 좌석 예약 비용과 같은 보이지 않는 비용이 많이 발생하는 경우가 많습니다. 유리한 비용에 대한 더 명확한 그림을 얻기 위해 가격 조건을 주의 깊게 살펴보십시오.
팁 10: 계정으로 교통편을 예약하십시오
많은 출장 여행객이 공항에서 호텔까지 택시를 이용합니다. 하지만 여기에는 여러 가지 위험이 따릅니다. 요금을 올리기 위해 의도적으로 빙빙 돌아가는 택시에 대해 어떻게 생각하십니까? 또는 미터기가 전혀 없는 택시를 이용하다가 갑자기 미리 합의한 것보다 훨씬 비싼 요금이 나오는 경우는 어떻습니까? 이 경우, 귀사에 청구될 합의된 가격으로 미리 교통편을 예약하는 것이 유용할 수 있습니다. 이렇게 하면 비용이 투명해지고 여행자를 위한 모든 것이 잘 정리됩니다.
팁 11: 비행기 대신 기차를 선택하십시오
귀사의 출장이 유럽 내, 예를 들어 파리나 런던으로 많이 이루어집니까? 그렇다면 기차 여행이 비행기 여행보다 때로는 더 효율적일 수 있습니다. 여행자는 시내 중심부에 바로 도착하며, 수하물, 게이트, 여권 심사를 기다릴 필요가 없어 시간을 절약할 수 있습니다. 또한, 여행 중 방해받지 않고 업무를 볼 수 있으며 환승 비용도 절약할 수 있습니다.
팁 12: TMC와 협력하십시오
TMC는 Corporate Travel 예약에 있어 훨씬 더 많은 경험을 가지고 있습니다. 예를 들어, 저희 여행 컨설턴트들은 여러 항공권을 어떻게 결합해야 더 큰 이점을 얻을 수 있는지, 어떤 경로를 이용해야 하는지, 그리고 항공권을 구성하는 가장 좋은 방법을 알고 있습니다. 이 모든 것은 조직이 요청하지 않아도 추가적인 절감 효과를 창출합니다. 또한, TMC와 협력하면 출장 예약자로서 많은 시간을 절약할 수 있으며, 이 시간을 나머지 할 일 목록을 완료하는 데 사용할 수 있습니다.
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