Prenotare viaggi di lavoro più intelligenti ed efficienti

Prenotare viaggi aziendali non è un compito facile e di solito comporta molte ricerche prima della prenotazione: trovare i voli migliori, gli hotel più adatti e informazioni culturali e logistiche sulla destinazione.

Ma esiste un modo più efficiente per prenotare viaggi aziendali?

Certamente, ecco perché abbiamo raccolto i consigli e le migliori pratiche degli esperti di ATPI Corporate Travel in questo articolo:

Suggerimento 1: pianifica in anticipo

Sapevi che prenotare i biglietti aerei in anticipo a volte può farti risparmiare una somma significativa? Secondo la ricerca, i giorni delle offerte last-minute sono finiti. In media, i biglietti aerei sono più economici se prenotati in anticipo: esattamente quanto in anticipo dipende dalla destinazione e dalla compagnia aerea. Comprendiamo che non è sempre possibile prenotare riunioni o viaggi di lavoro con settimane di anticipo, ma le date di alcuni eventi o conferenze vengono rese pubbliche molto prima del momento del viaggio. Quindi, vai avanti e organizza i viaggi di lavoro il più rapidamente possibile e approfitta dei risparmi.

Suggerimento 2: prolunga il viaggio di lavoro

A volte può essere più conveniente rendere un viaggio di lavoro più lungo di quanto sia strettamente necessario. Ad esempio, puoi aggiungere un viaggio privato. In questo modo il viaggiatore può tornare indietro in un giorno economico e l’organizzazione può risparmiare denaro. All’interno dell’Europa, tre notti a volte sono più economiche di una o due (Air France/KLM) e i biglietti aerei per sabato sera/domenica mattina sono meno costosi.

Suggerimento 3: ottieni le giuste informazioni sul viaggiatore

Più informazioni puoi raccogliere sul viaggiatore o sulle preferenze aziendali, meglio è. Ad esempio, un viaggiatore è molto flessibile in termini di date di viaggio? In tal caso, ciò può comportare grandi risparmi (vedi suggerimento 2). Anche le informazioni su dove il viaggiatore deve trovarsi a destinazione, chi viaggerà e quale prezzo è preferibile sono rilevanti in questa fase. Vuole un volo che includa il bagaglio o un posto a pagamento? Una TMC dovrà conoscere queste informazioni prima di prenotare viaggi aziendali al fine di fornire opzioni di viaggio in modo più efficiente, quindi vale la pena adottare questa pratica.

Suggerimento 4: cerca i vantaggi per i frequent flyer

Ci sono voli frequenti verso la stessa destinazione o con la stessa compagnia aerea? Quindi guarda le possibilità offerte dal programma frequent flyer di una particolare compagnia aerea. Ciò si traduce rapidamente in privilegi per il viaggiatore, come uno sconto sulla prenotazione del posto o sul bagaglio.

Suggerimento 5: scegli un biglietto flessibile

Notiamo regolarmente che i viaggiatori hanno maggiori probabilità di scegliere il biglietto aereo più economico, anche se non può essere modificato. Qui, si applica la seguente regola: i biglietti economici a volte possono rivelarsi i più costosi. Se vuoi cambiare il biglietto per questo viaggiatore, dovrai acquistare un biglietto aereo completamente nuovo, mentre un biglietto flessibile all’interno dell’Europa costa spesso solo circa 50 euro in più. Vai sul sicuro e scegli un biglietto flessibile quando possibile.

Suggerimento 6: fai attenzione ai costi nascosti

A cosa dovresti prestare attenzione quando prenoti un buon hotel per un viaggio di lavoro? Molte persone prenotano un hotel esclusivamente sulla base dei prezzi base delle camere e del pacchetto conferenza. In tal modo, i costi aggiuntivi nascosti spesso non vengono presi in considerazione, come i costi di parcheggio o taxi, la colazione o la tassa di soggiorno. I costi fissi sono a carico dell’organizzazione, ma tutti gli extra presso l’hotel vengono addebitati sulla carta di credito aziendale (a persona). Di conseguenza, non è chiaro quanto costa in definitiva un soggiorno in hotel a persona. Al fine di avere un’idea dei costi totali, può essere utile far prenotare i soggiorni in hotel da una parte esterna.

Suggerimento 7: considera altri aeroporti

Molti viaggiatori d’affari optano per la comodità e vogliono arrivare dall’aeroporto più vicino all’aeroporto di destinazione più convenientemente situato. Tuttavia, a volte può essere più conveniente cercare alternative. Considera altri aeroporti di partenza, come Rotterdam, Eindhoven o Maastricht, o un trasferimento a Düsseldorf o Heathrow. Oppure un aeroporto vicino alla destinazione finale, come l’aeroporto locale di Girona invece di Barcellona. Non è sempre possibile, ma più il viaggiatore è flessibile, più economico è il viaggio.

Suggerimento 8: combina i biglietti

Può essere una buona idea combinare più rotte di viaggio verso destinazioni europee e intercontinentali. Questo ti dà una tariffa più bassa per viaggio, con conseguenti risparmi non inferiori al 15-20% per combinazione. Fai un piano all’inizio dell’anno e chiedi al tuo agente di viaggio di scoprire se questi biglietti possono essere combinati a tuo vantaggio.

Suggerimento 9: fai attenzione ai prezzi online

I prezzi dei biglietti spesso sembrano economici online, tuttavia è solo quando fai clic sul fornitore di biglietti effettivo che puoi vedere se il biglietto desiderato è effettivamente disponibile. Inoltre, ci sono spesso molti costi invisibili, come i costi per il bagaglio o la prenotazione del posto. Guarda attentamente le condizioni di prezzo per avere un quadro più chiaro dei costi che sono vantaggiosi.

Suggerimento 10: prenota un trasferimento sull’account

Molti viaggiatori d’affari prendono un taxi dall’aeroporto all’hotel. Tuttavia, ci sono una serie di rischi associati a questo. Cosa ne pensi dei taxi che guidano deliberatamente intorno a un isolato per aumentare la tariffa? O taxi che non hanno affatto un tassametro e il viaggio si rivela improvvisamente molto più costoso di quanto concordato in anticipo. Potrebbe essere utile quindi prenotare un trasferimento in anticipo a un prezzo concordato che viene trasferito alla tua azienda. In questo modo i costi sono trasparenti e tutto è ben organizzato per il viaggiatore.

Suggerimento 11: scegli il treno invece dell’aereo

Gran parte dei viaggi della tua organizzazione viene effettuata all’interno dell’Europa, ad esempio a Parigi o Londra? In tal caso, viaggiare in treno a volte può essere più efficiente che viaggiare in aereo. Il viaggiatore arriva direttamente nel centro della città e risparmia tempo perché non deve aspettare i bagagli, il gate e il controllo passaporti. Inoltre, può lavorare indisturbato durante il viaggio e risparmiare sui costi di trasferimento.

Suggerimento 12: collabora con una TMC

Una TMC ha un’esperienza infinitamente maggiore nella prenotazione di viaggi aziendali. Ad esempio, i nostri consulenti di viaggio sanno come combinare più biglietti a un vantaggio ancora maggiore, quali rotte dovresti utilizzare e il modo migliore per strutturare un biglietto. Tutto ciò crea ulteriori risparmi senza che un’organizzazione debba nemmeno chiedere. Inoltre, lavorare con una TMC ti fa risparmiare un sacco di tempo come addetto alla prenotazione dei viaggi di lavoro, che puoi quindi dedicare a terminare il resto della tua lista di cose da fare.