Milano-Cortina 2026: Progettare un’Esperienza Olimpica

Creare una vera esperienza dei Giochi Olimpici per ospiti aziendali e funzionari richiede più che prenotare voli e hotel. Dopo Parigi 2024, ATPI ha iniziato a prepararsi per Milano-Cortina 2026, sviluppando programmi eventi su misura che hanno posto i clienti al centro dell’azione. L’esperienza ha combinato ospitalità VIP, competizioni dal vivo e l’energia di un evento sportivo globale, offrendo un’autentica atmosfera italiana che gli ospiti ricorderanno a lungo dopo i Giochi. Per capire come si è sviluppato il programma, abbiamo parlato con Karrel Cournoyer, Senior Manager e Team Lead nella divisione Events & Incentives di ATPI, che ha guidato la progettazione e la realizzazione del programma dei Giochi per uno sponsor ufficiale.

Dai primi concept a un programma completamente definito

Il coinvolgimento di Karrel in Milano-Cortina 2026 è nato da una relazione costruita durante precedenti Giochi Olimpici, il che significa che le conversazioni sono iniziate con una comprensione condivisa piuttosto che da zero. “Avevo già una buona idea di ciò che contava di più per loro, e abbiamo costruito i piani passo dopo passo insieme.” Il lavoro è iniziato con più di un anno di anticipo e si è evoluto molte volte lungo il percorso. Le prime idee sono venute dai partner locali di ATPI in Italia, poi si sono sviluppate attraverso il feedback dei clienti, i vincoli pratici e le lezioni raccolte durante le visite in loco. Ogni viaggio ha aiutato a tradurre l’ambizione in qualcosa che gli ospiti avrebbero davvero apprezzato. Mentre il cliente lavorava direttamente con gli stakeholder olimpici per garantire alloggio, trasporti e accesso agli eventi, ATPI si è concentrata su tutto ciò che riguardava il viaggio e l’esperienza complessiva. Voli, programmi giornalieri, attività e ristoranti accuratamente selezionati sono stati pianificati per integrarsi naturalmente, permettendo agli ospiti di assorbire l’atmosfera e godersi i Giochi senza pensare alla logistica che c’era dietro.

Anticipare le aspettative durante un’esperienza ai Giochi

Progettare un programma su misura per i Giochi Olimpici ha presentato sfide uniche, in particolare riguardo alla disponibilità. “La disponibilità di attività e ristoranti è stata la sfida principale,” ha spiegato Karrel. “Durante un evento come le Olimpiadi, può essere difficile ottenere conferme dai fornitori, poiché molti non sanno ancora se apriranno le loro strutture ai gruppi.” Per gestire questa incertezza, il team ha integrato flessibilità nel processo di pianificazione e mantenuto opzioni alternative, garantendo che la qualità non fosse mai compromessa pur soddisfacendo le aspettative del cliente.

Come le visite in loco hanno plasmato l’esperienza

Karrel si è recata a Milano durante la fase di pianificazione, utilizzando la sua visita per perfezionare il programma nella pratica. “La visita a Milano è stata principalmente per ispirazione e conferma; stavamo ancora esplorando opzioni per vedere se la qualità corrispondeva a ciò che volevamo presentare,” ha spiegato. Una seconda visita del suo team si è concentrata sulla validazione, testando nuovamente ogni elemento con un gruppo misto di partecipanti. “Abbiamo confermato la maggior parte degli elementi, ma ne abbiamo anche rimossi alcuni. Quando la qualità non era al livello desiderato, abbiamo scelto di rimuovere completamente un’attività opzionale.” Durante tutto il processo, l’equilibrio è rimasto centrale. “Volevamo che gli ospiti si sentissero entusiasti, non esausti, quindi abbiamo limitato i tempi di viaggio, variato le attività e lasciato spazio per respirare.” Con molti partecipanti viaggiatori esperti, il team ha dato priorità a esperienze autentiche e di alta qualità e a una ristorazione distintiva piuttosto che a opzioni prevedibili.

Realizzazione in loco durante i Giochi

Durante i Giochi, Karrel era in loco per supervisionare la realizzazione dall’arrivo alla partenza. “Ho agito come collegamento tra tutti i soggetti coinvolti, assicurandomi che la comunicazione fluisse tra i rappresentanti del cliente, i partecipanti e i fornitori. Ero anche la custode del programma, supervisionando gli spostamenti e garantendo che tutto avvenisse come pianificato.” La sua presenza a Milano ha permesso ad ATPI di adattarsi rapidamente e risolvere i problemi prima che influissero sull’esperienza degli ospiti.

Cosa ha reso il viaggio indimenticabile

Dal punto di vista di Karrel, l’esperienza olimpica a Milano non è stata definita solo dall’organizzazione, ma da ciò che gli ospiti hanno provato una volta arrivati. “Inizia con lo sport. Scegliere eventi in cui gli atleti canadesi avevano reali possibilità di successo ha creato un’emozione condivisa istantanea; ospiti che si erano appena incontrati improvvisamente tifavano insieme come vecchi amici. Questa è la magia dello sport.” Anche i piccoli dettagli contavano. Ricordare il dessert preferito di un ospite e averlo pronto nella sua camera più tardi poteva diventare memorabile quanto l’evento stesso. E poi c’erano le sorprese. “Questi ospiti hanno visto di tutto,” ha detto Karrel. “Attraverso la conoscenza locale e la ricerca, il team ha cercato esperienze che ancora cogliessero le persone di sorpresa; questi sono i momenti di cui gli ospiti hanno parlato sul volo di ritorno, e a lungo dopo. Alla fine, non erano i programmi o la pianificazione che le persone ricordavano di più, ma i momenti che hanno condiviso mentre erano a Milano.”