Il valore reale dell’utilizzo di una società di gestione viaggi: la politica di viaggio

Nel mondo frenetico dei viaggi aziendali, il valore reale dell’utilizzo di una Travel Management Company (TMC) non può essere sottovalutato. L’implementazione di una politica di viaggio di successo è una delle parti più impegnative di qualsiasi programma di viaggi aziendali e per molte organizzazioni, sembra una vera e propria lotta in salita.

Applicare la tua politica

Una TMC integrerà senza soluzione di continuità le condizioni della tua politica nel processo di prenotazione, sia integrando la tua politica in uno strumento di prenotazione online, implementando controlli di approvazione, o combinando entrambi. Questo può alleggerire i travel manager, poiché la TMC può quindi assumere il ruolo di “poliziotto cattivo”.

Monitorare la tua politica

Una politica di viaggio è efficace solo se può essere tracciata – un processo che una TMC può automatizzare e che elimina gran parte del lavoro manuale che deriva dal tentativo di farlo internamente. Report personalizzabili e scaricabili dovrebbero anche evidenziare informazioni utili sulla politica, come i trasgressori abituali o viaggi particolari che portano le persone a prenotare al di fuori della politica.

Rivedere la tua politica

Anche se potrebbe sembrare allettante spuntare la stesura di una politica di viaggio dalla tua lista di cose da fare e passare oltre, è importante che il documento non sia statico e che venga integrato nel funzionamento quotidiano delle organizzazioni. Un modo efficace per farlo è rivedere regolarmente la politica di viaggio – un processo attraverso il quale una TMC può offrire consulenza e supporto esperti per garantire che vengano apportate le modifiche corrette.

Applicando la politica, monitorando la conformità e partecipando attivamente alle revisioni della politica, una TMC snellisce il processo spesso impegnativo di implementazione della politica. Ciò migliora l’economicità, garantisce l’adesione alla politica e contribuisce all’efficienza complessiva della gestione dei viaggi aziendali. Il valore di una TMC va oltre i servizi di prenotazione; si estende alla gestione della politica, che è alla base del successo e dell’integrità del programma di viaggi aziendali.