Il 2 febbraio 2021 ATPI Events ha organizzato un webinar intitolato ‘Navigating corporate travel in 2021’ per i nostri colleghi di ATPI Corporate Travel – una tavola rotonda interattiva dal Fokker Terminal dell’Aia.
“L’attuale crisi Covid-19 presenta molte sfide, ma può anche essere vista come un’opportunità unica per fare le cose in modo diverso. I viaggi d’affari, ad esempio, sono sotto la lente d’ingrandimento in questo momento. Quando il mondo si riaprirà lentamente, faremo ancora viaggi d’affari? E se sì, quali scelte dobbiamo fare per farlo?”
Pianificazione di un webinar di successo
I project manager di ATPI Corporate Events hanno implementato l’uso del piano in 5 fasi di ATPI per preparare e gestire il webinar.
Dieci settimane prima del webinar, ATPI Corporate Events ha definito il/i gruppo/i target e ha discusso i possibili temi dei contenuti con i colleghi di ATPI Corporate Travel. Gli stakeholder hanno selezionato i seguenti tre argomenti rilevanti: dovere di diligenza e sicurezza, sostenibilità e digitalizzazione. Tutti questi argomenti hanno toccato le ramificazioni della pandemia di Covid-19.
Il fatto che ATPI abbia così tanti specialisti all’interno dell’azienda, tutti con competenze ed esperienze diverse, ha reso il processo di combinazione delle conoscenze estremamente prezioso. Ogni marchio si è davvero completato a vicenda durante questo progetto e ha tirato fuori il meglio l’uno dall’altro.
È stato deciso che il webinar si sarebbe svolto sotto forma di tavola rotonda interattiva con esperti di varie note organizzazioni di viaggio (vedi sotto) con cui ATPI Corporate Travel collabora strettamente sia come fornitore che come cliente.
L’esperienza degli ospiti dovrebbe essere sempre una priorità e i project manager volevano che gli spettatori si sentissero parte della trasmissione. Oltre alle domande poste in anticipo, gli spettatori potevano partecipare alla tavola rotonda durante l’evento tramite una funzione di chat. C’erano anche diversi sondaggi sullo schermo, su cui gli spettatori potevano votare tramite il loro telefono. I risultati sono stati discussi in diretta dalla conduttrice Wendelien Wouters.
Sia gli argomenti dei webinar che i relatori sono stati annunciati in fasi in una campagna e-mail durante il periodo precedente al webinar. Questo non solo ha creato entusiasmo, ma ha anche creato un alto livello di coinvolgimento, con i partecipanti che hanno inviato in anticipo le domande per il panel. Ogni persona registrata
ha ricevuto il proprio URL personale, in modo che la partecipazione potesse essere misurata accuratamente in seguito.
Nel frattempo, sono iniziati i lavori per la progettazione del programma del webinar. Questo dovrebbe essere considerato attentamente in modo che i partecipanti rimangano coinvolti per tutto il tempo. Per questo motivo, è stato deciso che il webinar dovesse durare circa 90 minuti.
Andare in diretta
Il successo di un evento digitale spesso si basa sull’uso della giusta tecnologia, della piattaforma di streaming e di uno script dettagliato, in particolare quando sono coinvolti luci, suoni e telecamere. Nel caso del webinar “Orientarsi nel settore dei viaggi aziendali nel 2021”, ciò ha richiesto ai project manager di diventare registi e di gestire anche i minimi dettagli.
A prova di COVID-19
Quando organizzano tutti gli eventi, il team segue il protocollo Covid-19 in ogni momento. Questo include garantire:
Distanza di 1,5 metri.
Indossare mascherine.
Punti di disinfezione.
Il numero massimo di persone – che possono essere presenti – non viene superato.
La fase finale: valutazione e risultati
Dopo il webinar, agli spettatori è stato chiesto di partecipare a un sondaggio per scoprire cosa ne pensavano. Cosa pensavano degli argomenti discussi? La durata del webinar era appropriata?
Gli spettatori hanno valutato il webinar in modo molto positivo, con un punteggio medio di 8/10. La qualità dell’interazione e della partecipazione del pubblico è stata valutata 9/10.
I risultati hanno inoltre indicato che la discussione, la diversità del panel e l’interazione tra i relatori e il pubblico sono stati molto apprezzati. L’orario del webinar (14:00 – 15:30) e la durata sono stati giudicati giusti.
Suggerimenti per la prossima volta dagli spettatori:
“Ho partecipato a molti webinar nell’ultimo anno, ma questo è stato uno dei migliori: un buon conduttore e relatori simpatici”
“Il webinar è stato molto interessante. Il conduttore aveva tutto sotto controllo e sembrava ben gestito.”
“Le informazioni su dove va il mondo (dei viaggi) e su come cambiano le cose sono interessanti da ascoltare”
“Sarebbe bello fare qualcosa di interattivo nel mezzo: il tour all’inizio è stato fantastico, ma sarebbe anche una bella pausa a metà”
“Forse invitare un relatore ospite al di fuori del settore dei viaggi per una prospettiva diversa?”
“Sarebbe interessante avere maggiori aggiornamenti sulle misure di sicurezza Covid-19 e su cosa aspettarsi in futuro”
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