Questo club di calcio di Premier League ha una lunga storia, avendo giocato più partite di massima serie di qualsiasi altro club. Prima di utilizzare ATPI Sports Events come Travel Management Company (TMC), il club aveva un programma di viaggi d’affari relativamente non gestito. Il loro precedente agente
lavorava con loro offline e c’era una significativa “dispersione” e una mancanza di visibilità della spesa.
Il nostro obiettivo era spostare tutti i viaggi d’affari semplici punto-punto su una piattaforma online. Abbiamo discusso varie opzioni e trovato la soluzione migliore per le loro esigenze. Inoltre, abbiamo fornito un team offline per supportare prenotazioni più complesse e viaggi di squadra. Il passaggio a una nuova TMC ha anche offerto al club una buona opportunità per rivedere la propria politica di viaggio e ATPI Sports Events è stata chiamata ad assistere nel benchmarking rispetto a gruppi di pari livello.
La sfida
La nostra sfida iniziale è stata quella di superare la mentalità interna e i tradizionali modelli di comportamento frammentati. Dovevamo cambiare l’atteggiamento dei viaggiatori che avevano sempre fatto le cose in un altro modo e avevano i propri contatti consolidati a lungo termine per la prenotazione dei viaggi. Abbiamo affrontato rapidamente questo problema raccomandando l’adesione a livello di consiglio di amministrazione per comunicare a tutto il personale le ragioni del cambiamento e i vantaggi che avrebbe apportato all’azienda.
ATPI SportsEvents ha comunicato congiuntamente questo messaggio durante i roadshow di formazione in loco, presentando i membri del team di assistenza per garantire che le relazioni potessero essere stabilite, sia con il team offline che con il team dell’helpdesk telefonico di e-commerce. I responsabili della prenotazione dei viaggi sono diventati rapidamente più fiduciosi e coinvolti con la tecnologia che forniva disponibilità immediata e confronti dei prezzi. Il nostro ruolo era informare i viaggiatori e i responsabili della prenotazione dei viaggi che stiamo lavorando tutti per lo stesso obiettivo di efficienza e risparmio sui costi. Ci siamo posizionati come un facilitatore, pur consentendo loro di mantenere relazioni personali locali.
La soluzione
Il nostro team di e-commerce è disponibile durante l’orario d’ufficio per guidare le persone attraverso l’utilizzo dello strumento di prenotazione online. Il nostro cliente ha introdotto una politica in base alla quale tutti i viaggiatori devono avere un profilo, garantendo la raccolta obbligatoria di informazioni come numeri di telefono e dettagli del passaporto: questo può rivelarsi essenziale in un momento di crisi. Ora abbiamo costruito con successo solide relazioni in tutta l’azienda e introdotto una varietà di opzioni di servizio disponibili che vanno da VIP e ATPI Select a app mobili.
ATPI 24/7, il nostro ufficio interno con sede fuori orario, si è dimostrato prezioso sia negli scenari di tornei che di viaggi d’affari. Offre un ulteriore livello di comfort che ATPI Sports Events sia disponibile giorno e notte, cosa che il club non aveva in atto.
I risparmi sui costi vengono registrati e questo ci ha fornito una buona visione del comportamento dei singoli addetti alla prenotazione. Vengono inoltre evidenziate le opportunità per massimizzare i risparmi sui costi: questo viene condiviso all’interno dell’azienda con newsletter che si congratulano con i migliori risparmiatori. Abbiamo anche identificato la necessità di considerare la responsabilità di assistenza per la quale il club di calcio non aveva alcuna disposizione in atto al momento dell’implementazione.
Siamo riusciti a fornire loro consulenza e li abbiamo assistiti nell’implementazione di una politica e di processi, oltre a fornire l’accesso a strumenti per gestire questa esigenza in modo più efficace.
La visibilità dei viaggiatori è qualcosa che viene spesso trascurato dal responsabile della prenotazione o dal viaggiatore stesso al momento della prenotazione del viaggio. Tuttavia, il club è stato in grado di utilizzare lo strumento di tracciamento dei viaggiatori ATPImostrando loro dove si trovano i loro viaggiatori in un dato momento, il che dà loro tranquillità. . Questo approccio solido ha già dimostrato il suo valore all’interno della loro attività, in particolare dato lo sfortunato aumento di eventi che prendono di mira specificamente il mondo dello sport negli ultimi due anni.
Il risultato
A seguito dell’implementazione dello strumento online, il club di calcio ha immediatamente sperimentato risparmi sui costi e una maggiore efficienza, sebbene inizialmente i tassi di adozione offline fossero bassi su tutta la linea a causa della mancanza di fiducia dei responsabili della prenotazione.
Trascorrendo del tempo con i responsabili della prenotazione chiave, offrendo formazione e creando fiducia, l’adozione online è aumentata costantemente di mese in mese dal 22% di gennaio al 62% di dicembre 2016. In particolare, l’adozione online per il trasporto ferroviario ha visto il maggiore aumento, con un aumento del 21% nel 2016 rispetto al 2015. Educando i viaggiatori a prenotare online, incoraggiando l’acquisto anticipato e combinando biglietti di sola andata, il costo medio dei biglietti ferroviari si è ridotto del 9%.
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