Expro è una società internazionale di servizi per il settore petrolifero e del gas, specializzata nella gestione del flusso dei pozzi, con sede nel Regno Unito. Fornisce prodotti e servizi che misurano, migliorano, controllano ed elaborano il flusso proveniente da pozzi di petrolio e gas di alto valore, sia per l’esplorazione che per la produzione di giacimenti maturi.
Con oltre 5.400 dipendenti in 50 paesi, Expro richiede oltre 10.000 pernottamenti in hotel a livello globale ogni anno. Più della metà di questa domanda si concentra nell’area diAberdeen, dove l’azienda ha un quartier generale regionale e altri cinque uffici. In genere, le camere sono destinate ai lavoratori offshore e al management coinvolti in corsi di formazione e riunioni
La sfida
L’elevato numero di società energetiche con attività nell’area del Mare del Nord significa che c’è una forte concorrenza per le camere d’albergo ad Aberdeen e dintorni, soprattutto a metà settimana.
Sebbene Expro disponga di un programma alberghiero consistente con una serie di tariffe negoziate con disponibilità dell’ultima camera (LRA), l’elevata domanda fa sì che queste tariffe non siano sempre disponibili una volta che gli hotel esauriscono le camere standard.
Quando effettuavano prenotazioni online, gli addetti alle prenotazioni di Expro si assicuravano le tariffe alberghiere man mano che diventavano disponibili, quindi la tariffa più bassa visualizzata poteva essere una camera non standard che costava oltre 200 £ a notte.
Inoltre, gli addetti alle prenotazioni subivano ancora pressioni da parte di alcuni viaggiatori per prenotare il loro hotel preferito.
La soluzione
Assegnando un vero esperto del settore alberghiero per gestire l’account Expro, ATPI Energy Travel è stata in grado di generare ulteriori risparmi per il cliente, riducendo le tariffe medie delle camere e monitorando continuamente l’attività alberghiera per ridurre la non conformità alla politica di viaggio.
Dalla fine di febbraio 2014, l’Account Manager ha richiesto report informativi di gestione (MI) giornalieri che includono ogni prenotazione alberghiera effettuata da Expro il giorno precedente. I report mostrano chiaramente se la transazione è conforme alla politica di viaggio aziendale e
se l’hotel ha rispettato la tariffa LRA.
Utilizzando queste informazioni, l’Account Manager di ATPI Marine & Energy è stato in grado di indagare su tutte le prenotazioni effettuate al di fuori della politica. Laddove le tariffe LRA non possono essere applicate perché le camere standard non sono disponibili, l’Account Manager suggerisce di prenotare in un hotel diverso che offre tariffe migliori. Ad esempio, ATPI Marine & Energy ha una partnership di successo con un particolare hotel fuori dal centro città, dove il trasporto è incluso nell’offerta.
Prima che vengano apportate modifiche a una prenotazione, l’Indirect Supply Chain Manager di Expro viene avvisato dei potenziali risparmi e quindi è in grado di supportare per garantire che gli addetti alle prenotazioni siano conformi. La relazione tra l’Indirect Supply Chain Manager di Expro e l’Account Manager di ATPI Marine & Energy è stata fondamentale per il successo della gestione del programma alberghiero e della riduzione dei costi.
Il risultato
Durante i primi tre mesi, la gestione proattiva degli account di ATPI Marine & Energy ha creato un risparmio di £ 14.395 per Expro. Senza i report MI completi e la conoscenza esperta dell’Account Manager di ATPI Marine & Energy, le opportunità di risparmio potrebbero non essere state riconosciute.
Il supporto dell’Indirect Supply Chain Manager internamente ha significato che gli addetti alle prenotazioni si conformano alla politica di viaggio selezionando le tariffe più basse a loro disposizione dai fornitori di hotel preferiti di Expro. Ai viaggiatori che hanno hotel preferiti, gli addetti alle prenotazioni offrono sistemazioni simili ma alternative e vengono anche mostrati i risparmi realizzati, il che aiuta a guidare la conformità.
Inoltre, ATPI Marine & Energy e gli hotel preferiti di Expro hanno lavorato più a stretto contatto per garantire la disponibilità delle tariffe negoziate e renderle visibili agli addetti alle prenotazioni per la selezione online.
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