Les connaissances des spécialistes réduisent les coûts des hôtels grâce à Expro

Le contexte

Expro est une société internationale de services pétroliers et gaziers, spécialisée dans la gestion des flux de puits, dont le siège se trouve au Royaume-Uni. Elle fournit des produits et des services qui permettent de mesurer, d’améliorer, de contrôler et de traiter le débit des puits de pétrole et de gaz à haute valeur ajoutée, tant pour l’exploration que pour la production dans les champs matures.

Avec plus de 5 400 employés répartis dans 50 pays, Expro a besoin de plus de 10 000 nuits d’hôtel dans le monde chaque année . Plus de la moitié de cette demande se situe dans la région d’Aberdeen, où la société possède un siège régional et cinq autres bureaux. En général, les salles sont destinées aux travailleurs offshore et à la direction qui participent aux formations et aux réunions.

Le défi

Le grand nombre d’entreprises du secteur de l’énergie opérant dans la région de la mer du Nord implique une concurrence féroce pour les chambres d’hôtel à Aberdeen et dans ses environs, en particulier en milieu de semaine.

Bien qu’Expro dispose d’un programme hôtelier important avec un certain nombre de tarifs négociés pour la dernière chambre disponible (LRA), la forte demande signifie que ces tarifs ne sont pas toujours disponibles une fois que les hôtels ont épuisé leurs chambres standard.

Lors des réservations en ligne, les responsables d’Expro s’assuraient des tarifs des hôtels au fur et à mesure qu’ils étaient disponibles, de sorte que le tarif le plus bas affiché pouvait correspondre à une chambre non standard coûtant plus de 200 livres sterling par nuit.

De plus, certains voyageurs font encore pression sur les réservataires pour qu’ils réservent l’hôtel de leur choix.

La solution

En affectant un véritable expert du secteur hôtelier à la gestion du compte Expro, ATPI Energy Travel a été en mesure de réaliser des économies supplémentaires pour le client, en réduisant les tarifs moyens des chambres et en contrôlant en permanence l’activité des hôtels afin deréduire le non-respect de la politique de voyage.

Depuis la fin du mois de février 2014, le gestionnaire de compte a demandé des rapports quotidiens d’informations de gestion (MI) qui comprennent toutes les réservations d’hôtel effectuées par Expro au cours de la journée précédente. Les rapports indiquent clairement si la transaction est conforme à la politique de voyage de l’entreprise et
si l’hôtel a respecté le tarif de l’ARS.

Grâce à ces informations, le gestionnaire de compte d’ATPI Marine & Energy a pu enquêter sur toutes les réservations effectuées en dehors de la politique. Lorsque les tarifs de l’ARS ne peuvent être appliqués parce que les chambres standard ne sont pas disponibles, le gestionnaire de compte suggère de réserver auprès d’un autre hôtel offrant de meilleurs tarifs. Par exemple, ATPI Marine & Energy a conclu un partenariat fructueux avec un hôtel situé à l’extérieur du centre-ville, où le transport est inclus dans le contrat.

Avant toute modification d’une réservation, le responsable de la chaîne d’approvisionnement indirect d’Expro est informé des économies potentielles et peut donc apporter son soutien pour s’assurer que les réservataires respectent les règles. La relation entre le gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement indirect d’Expro et le gestionnaire de compte d’ATPI Marine & Energy a été déterminante pour la réussite de la gestion du programme hôtelier et la réduction des coûts.

Le résultat

Au cours des trois premiers mois, la gestion proactive du compte par ATPI Marine & Energy a permis à Expro d’économiser 14 395 £ . Sans les rapports d’information détaillés et les connaissances spécialisées du gestionnaire de compte d’ATPI Marine & Energy, les possibilités d’économies n’auraient peut-être pas été identifiées.

Le soutien du gestionnaire de la chaîne d’approvisionnement indirecte en interne a permis aux réservataires de se conformer à la politique de voyage en sélectionnant les tarifs les plus bas disponibles auprès des fournisseurs d’hôtels préférés d’Expro. Les voyageurs qui ont des hôtels préférés se voient proposer un hébergement similaire mais alternatif par les réservataires et sont également informés des économies réalisées, ce qui contribue à renforcer le respect des règles.

En outre, ATPI Marine & Energy et les hôtels préférés d’Expro ont collaboré plus étroitement afin degarantir la disponibilité des tarifs négociés et de les rendre visibles pour que les réservataires puissent les sélectionner en ligne.