In diretta e online: una conferenza scientifica digitale

Scopri come ATPI Events ha organizzato una conferenza scientifica digitale ibrida per 150 ospiti e 42 relatori

A causa del COVID-19, una conferenza scientifica di tre giorni con oltre 42 relatori e 100 ospiti internazionali non si è potuta svolgere nel suo formato abituale.

Cancellare la conferenza non era un’opzione per il cliente, poiché la condivisione di conoscenze e la raccolta come comunità sono elementi chiave per realizzare sviluppi e nuove scoperte

La sfida del cliente: “È possibile portare online un evento fisico dal vivo e ottenere lo stesso effetto?“

Gli esperti di eventi di ATPI si sono uniti per realizzare la conferenza, utilizzando il piano in 5 fasi per eventi digitali di ATPI come quadro di riferimento.

Fase 1: indagine

Quando creano un evento digitale, i nostri Project Manager iniziano con un’importante ricerca preliminare.

Il cliente desiderava mantenere il più possibile il formato della versione dal vivo della conferenza e riteneva che piattaforme come Skype e Webex avrebbero compromesso l’atmosfera dell’evento, quindi il team di ATPI ha iniziato cercando una piattaforma digitale adatta. Il team era alla ricerca di una piattaforma che consentisse la massima varietà e creatività possibile e l’ha trovata con Let’s Get Digital.

Tre requisiti essenziali In collaborazione con il cliente, abbiamo iniziato a esaminare quelle che ritenevano essere le capacità essenziali di una piattaforma digitale e siamo giunti alle seguenti conclusioni:

1. I relatori dovevano essere in grado di presentare da casa
2. I partecipanti dovevano essere in grado di fare networking
3. Le sessioni dovevano essere registrate per essere visualizzate in seguito

Fase 2: creazione

Una volta decisa la piattaforma digitale, è stato il momento di avviare il processo di comunicazione e informare gli ospiti dell’evento. Ai partecipanti è stato subito comunicato che l’evento si sarebbe svolto online quest’anno e che non sarebbe stato necessario alcun software o tecnologia speciale. Inoltre, è stata creata un’app web appositamente per la conferenza, consentendo agli ospiti di entrare in contatto tra loro in una fase iniziale.

Dopo aver delineato l’agenda dell’evento, ATPI ha iniziato a costruire la piattaforma per il cliente per garantire che l’aspetto e l’atmosfera dell’esperienza fossero in linea con il marchio.

Esempio di programma – Giorno 1
09:00 – 10:10: Benvenuto e introduzione
10:10 – 10:40: Tempo per il networking
10:40 – 12:40: Sessione 1 – Strutture di ingegneria simultanea
12:40 – 13:40: Pranzo
13:40 – 15:40: Sessione 2 – Set di strumenti di progettazione simultanea
15:40 – 16:20: Sessione 3 – X anni di team di progettazione simultanea
16:20 – 16:30: Chiusura

Fase 3: conversione

Il team ha quindi iniziato a lavorare sui preparativi sostanziali necessari per la conferenza. Ai relatori sono stati assegnati dei termini per la presentazione dei riassunti della loro ricerca scientifica e delle diapositive della presentazione, e hanno poi ricevuto istruzioni su ciò che sarebbe stato necessario durante la conferenza.

Dopo aver impostato la piattaforma, ci siamo concentrati sull’ottenimento di risposte alle seguenti domande: Come doveva essere fornito il contenuto delle presentazioni? Come funzionava la piattaforma per i relatori e quali erano le opzioni a loro disposizione?

Tutti i relatori sono stati informati in anticipo sulle capacità della piattaforma. Due settimane prima dell’evento è stato anche organizzato un ‘test drive’, durante il quale tutti i relatori sono stati invitati a testare la piattaforma sotto supervisione. Con un maggiore utilizzo è diventato evidente che la piattaforma era molto facile da usare e i relatori hanno rapidamente imparato come funzionavano le diverse funzionalità.

Fase 4: Gestione

Poiché era la prima volta che ATPI organizzava una conferenza scientifica digitale per questo cliente, il processo è stato impegnativo. Il tempo è volato
e, prima che ce ne rendessimo conto, era arrivato il momento della conferenza, distribuita su 3 giorni con oltre 150 ospiti, per andare in diretta. C’erano non meno di 7 sessioni, con 42 relatori diversi, oltre a 400 ‘sessioni di networking’ di 3 minuti in cui gli ospiti venivano collegati casualmente.

Naturalmente, durante la conferenza sono sorte diverse sfide: relatori che si sono collegati troppo tardi, telecamere che all’inizio non funzionavano, connessioni internet troppo lente e persino moderatori che si sono dimenticati di registrare alcune sessioni. Fortunatamente, queste sono tutte sfide che ATPI è stata in grado di risolvere rapidamente.

Una conferenza distribuita su 3 giorni
+ 42 relatori
+ 150 ospiti
= una sfida!

Fase 5: valutare e imparare

Durante il completamento dell’evento di tre giorni, abbiamo ricevuto un applauso virtuale dagli ospiti! Anche il cliente è stato molto soddisfatto del successo della conferenza ed è rimasto impressionato da quanto bene è stato mantenuto il senso di comunità durante l’evento.

• Durante lo sviluppo della conferenza abbiamo scoperto che erano necessarie diverse persone per far funzionare l’evento senza intoppi. All’interno del team, sono stati suddivisi compiti extra, come un moderatore per la chat della lobby e persone che erano presenti all’Helpdesk (dove gli ospiti potevano andare con domande sulla piattaforma).
• Le connessioni internet lente e inaffidabili sono il nemico di qualsiasi evento online e quindi abbiamo scoperto che avere un backup di tutte le presentazioni, condiviso prima dell’evento, era essenziale per il buon funzionamento delle sessioni.

Abbiamo anche ricevuto un applauso virtuale dai partecipanti!

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