La finale di UEFA Champions League è l’evento più importante del calcio europeo e si è tenuta a Londra, allo stadio di Wembley.
ATPI Sports Events ha fatto parte del team organizzativo di un evento di due giorni per 1.200 clienti Heineken, provenienti da tutto il mondo, che sono volati nel Regno Unito per godere di un’esperienza unica, che ha combinato il campionato di calcio con le attrazioni principali di Londra.
ATPI Sports Events è coinvolta nell’organizzazione dei programmi di eventi Heineken dal 2007. La sfida era fornire un programma pianificato ad arte che offrisse un’esperienza straordinaria agli ospiti.
In collaborazione con l’agenzia di gestione delle sponsorizzazioni di Heineken e il dipartimento di sponsorizzazione internazionale di Heineken, il progetto è iniziato con la pianificazione del programma e la ricerca di potenziali sedi, alloggi e fornitori.
La conoscenza locale del paese ospitante è fondamentale per la pianificazione e l’implementazione del programma e il team del Regno Unito è stato determinante nella ricerca e nella consulenza sui numerosi elementi diversi del programma.
La soluzione
Un hub operativo è stato allestito presso l’Holiday Inn, Camden Lock, dove i team di ATPI Events del Regno Unito e dell’Olanda, insieme alle loro controparti Heineken e all’agenzia di sponsorizzazione di Heineken, hanno gestito tutti gli elementi del programma per garantirne la buona riuscita.
Ospiti provenienti da tutto il mondo sono atterrati in vari aeroporti di Londra e sono stati trasportati da una flotta di 32 pullman con marchio Heineken in uno dei sei hotel situati in posizione centrale a Londra.
Un evento globale di networking e di ‘Benvenuti a Londra’ per tutti gli ospiti si è tenuto presso le Royal Courts of Justice nello Strand la prima sera. A ogni ospite è stato consegnato un invito personalizzato all’evento su una cravatta verde al momento del check-in in hotel.
Il tema dell’evento era ‘Sciogliti per il weekend’ e gli ospiti dovevano indossare la cravatta per poter accedere alle Royal Courts of Justice. Gli ospiti hanno camminato sul tappeto verde nello splendido edificio vittoriano, che era stato illuminato con un ‘lavaggio’ verde per rafforzare il tema. La sede ha offerto agli ospiti una miscela unica di storia e cultura contemporanea.
Un bar su misura è stato costruito al centro della Great Hall con mobili moderni e stazioni di ristorazione funky a più livelli su ogni lato, sviluppate e costruite dal dipartimento di servizi per eventi di Heineken. Questo ha fornito uno straordinario contrasto con il pavimento a mosaico di marmo.
Al centro c’era un palco rialzato con un pianoforte a coda e una postazione DJ. Il rinomato pianista jazz Michiel Borstlap ha improvvisato con un DJ per tutta la sera, dandogli un tocco contemporaneo. Gli ospiti sono stati poi trasportati di nuovo nei loro hotel, pronti per l’entusiasmante giornata di calcio che li attendeva. Prima di assistere alla finale di UEFA Champions League il sabato sera, agli ospiti è stata data l’opportunità di godersi una ‘London Experience’ e di visitare una serie di importanti attrazioni di Londra.
Utilizzando un sistema di autobus ‘hop on, hop off’, l’intera esperienza è stata personalizzata da guide Blue Badge con marchio Heineken e hostess, vestite con abiti da hospitality Heineken. Agli ospiti è stato fornito il trasporto su treni personalizzati dalla stazione di Waterloo alla stazione di Wembley Stadium, un percorso non normalmente operato tra le due stazioni.
Due treni sono stati noleggiati privatamente e brandizzati per l’evento. Il personale di hospitality, vestito da arbitri, ha guidato gli ospiti mentre salivano sui treni a Waterloo e, una volta seduti, hanno gustato snack e bevande dal personale di catering Heineken a bordo, offrendo un inizio di viaggio rilassante.
Una volta a Wembley, gli ospiti hanno potuto godersi le emozioni della partita e l’hospitality pre e post-partita nell’area hospitality di Heineken all’interno dello stadio, prima di essere riportati ai loro hotel con un regolare servizio navetta di pullman.
Il risultato
La logistica del trasporto di oltre 1.000 ospiti a Wembley per la finale sarebbe sempre stata una parte impegnativa del programma. Sarebbe stato facile affidarsi a una flotta di pullman per trasportare le persone. Ma il team di ATPI voleva offrire un’esperienza diversa agli ospiti di Heineken e i treni personalizzati hanno fornito quel valore aggiunto in più.
L’evento nel suo complesso è stato considerato un enorme successo da parte del cliente. Tutti gli accordi sono andati lisci e un totale di 1.200 passeggeri si sono goduti un’esperienza senza intoppi guardando la partita di calcio e visitando le attrazioni di Londra.
Questo è stato un evento di altissimo profilo e siamo stati lieti del modo in cui è stato eseguito l’intero programma.
Helen van Berkel, General Manager, ATPI Corporate Events / ATPI Sports Events
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