Questo è per te se ti sei mai chiesto come una TMC supporta i viaggi e la logistica durante il torneo olimpico. Dalla fredda Pyeongchang, Jeroen van Hest, Director of Group Marketing & Commercial Services, condivide come il team ha reso un successo i Giochi olimpici invernali!
Pianificazione per il successo
I nostri preparativi per i Giochi sono iniziati subito dopo le Olimpiadi invernali del 2014 a Sochi. Eventi sportivi internazionali come le Olimpiadi cambiano notevolmente da evento a evento, a causa delle differenze nelle città ospitanti e nelle loro strutture. Pyeongchang era diversa dalle precedenti Olimpiadi come Rio, Londra o Vancouver a causa del numero limitato di hotel di standard internazionale. Ciò significava che la nostra preparazione iniziale per i giochi si è concentrata sull’indagine e sulla contrattazione degli hotel a causa della carenza di alloggi. ATPI Sports Events ha dovuto costruire relazioni con i proprietari di hotel poiché tutti stavano cercando di assicurarsi un numero limitato di camere d’albergo. Per garantire una solida rete di relazioni a livello locale in Corea del Sud, l’acquirente di hotel di ATPI ha visitato la nazione ospitante più di quindici volte nel periodo precedente ai Giochi!
Una volta che le camere sono state assicurate, il team di ATPI Sports Events ha organizzato il piano di volo, che includeva il noleggio di aeroplani e l’approvvigionamento di voli di linea. Circa un anno prima che la fiamma olimpica fosse accesa a Pyeongchang, l’assegnazione dei biglietti d’ingresso è stata concordata con il Comitato Organizzatore Olimpico di Pyeongchang (POCOG).
Sul posto a Pyeongchang
Il team di ATPI Sports Events a Pyeongchang era composto da membri provenienti da Canada, Paesi Bassi e Regno Unito. Il team ha gestito le operazioni di viaggio per i comitati olimpici olandesi e canadesi, il che ha comportato la collaborazione con i loro atleti, sponsor, sostenitori e familiari e amici, un collettivo di oltre duemila ospiti. Il team di progetto di ATPI Sports Events è stato diviso tra circa venticinque membri del personale di back-office che gestivano voli, hotel, trasporti locali, biglietteria ed escursioni e il personale di prima linea. Il personale di prima linea ammontava a circa venti persone, con tour leader freelance provenienti dai Paesi Bassi e dal Canada, nonché personale coreano che includeva assistenti turistici, autisti e runner. Era importante che il team coinvolgesse personale coreano poiché, a differenza di alcuni Giochi precedenti, la lingua era una sfida.
La mia responsabilità principale per i Giochi invernali è stata quella di lavorare con i media olandesi e canadesi che stavano riportando i Giochi. Ciò includeva fornire ai giornalisti informazioni di base sul nostro ruolo durante l’evento, fare interviste televisive e sulla stampa e mostrare le prestazioni del nostro team durante un viaggio di tre giorni con i media attraverso varie sessioni sportive e case delle nazioni.
Madre natura in piena forza
Il clima estremo, comprese le basse temperature e i forti venti che hanno colpito Pyeongchang durante i Giochi, ha avuto implicazioni per il nostro team e i nostri clienti. Gli effetti del maltempo sono stati più evidenti durante la prima settimana dei Giochi con molte sessioni di sci alpino e snowboard ritardate. Il tempo ha avuto un enorme impatto logistico, poiché i clienti hanno comprensibilmente cambiato la loro agenda per vedere uno sport diverso. Ciò significava che intere catene di trasferimenti locali, biglietti d’ingresso e prenotazioni di ristoranti sono state modificate. Tuttavia, in condizioni difficili il nostro team si comporta al meglio! Abbiamo assicurato che, nonostante i numerosi cambiamenti negli orari e negli itinerari, tutti gli ospiti abbiano avuto un’esperienza straordinaria ai Giochi, in particolare perché molti ospiti visitano le Olimpiadi solo per pochi giorni.
Tempo di essere fan
Oltre a supportare i comitati olimpici olandesi e canadesi, al nostro team di personale sul posto è stata data l’opportunità di guardare i loro sport preferiti e tifare per i contendenti alle medaglie. I membri olandesi del team di ATPI Sports Events (me compreso!) si sono divertiti a tifare per i pattinatori di velocità olandesi che hanno vinto molte medaglie. Anche lo short track e lo snowboard si sono rivelati estremamente popolari. Per il Canada, l’hockey su ghiaccio è estremamente popolare e il contrasto con il loro secondo (pattinaggio artistico) e terzo (curling) sport più popolare è piuttosto grande!
E consumare la cultura locale!
Mentre sei in una nazione ospitante, è importante che tu ti prenda il tempo per conoscere la cultura e le persone locali. Sono rimasto stupito dalla cordialità del popolo coreano e da quanto fossero orgogliosi di ospitare un evento sportivo che il mondo intero stava guardando. C’erano molti volontari che lavoravano nei luoghi, accompagnavano i trasporti locali e guidavano i visitatori attraverso la città, hanno reso l’evento per me!
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