Maximiser les économies de coûts – voyager plus intelligemment et gérer efficacement votre programme de voyage

Sous Direct ATPI et ATPI Corporate Travel, nous proposons des solutions sur mesure pour les entreprises mondiales, qui réduisent les coûts et offrent des informations précieuses sur leur programme de voyage.

Les voyages d’affaires sont essentiels pour les entreprises qui développent des relations clients et étendent leurs opérations. Cependant, la gestion du budget des voyages d’entreprise peut être difficile lorsqu’il s’agit d’équilibrer le contrôle des coûts, l’expérience des employés et les fuites du programme. Les entreprises peuvent réduire les dépenses de voyages d’affaires et le coût moyen par voyage, tout en maintenant la commodité en mettant en œuvre des politiques stratégiques, en exploitant la technologie et en utilisant une gestion de voyage experte.

Bien que réserver à l’avance et faire preuve de flexibilité avec les dates et heures apporte les plus grandes économies de coûts globalement, notre équipe de Global Partnership Managers primés de Direct ATPI sont des experts pour s’assurer que les entreprises obtiennent les meilleures offres sur leurs voyages d’affaires. Voici six stratégies éprouvées d’économies de coûts pour les voyages d’affaires afin d’assurer l’efficacité des coûts sans sacrifier une expérience de voyage fluide.

1. Utiliser les aéroports régionaux

Les aéroports régionaux offrent un excellent rapport qualité-prix – souvent avec l’avantage supplémentaire de moins de files d’attente. Les voyageurs et les gestionnaires de voyage devraient considérer Liverpool plutôt que Manchester, ou Stansted plutôt qu’Heathrow pour des économies supplémentaires. Il vaut toujours la peine de vérifier quelle pourrait être la différence de coût – Sam Davies, Directeur des Partenariats d’Entreprise d’ATPI.

2. S’assurer que les voyageurs réservent dans le cadre de la politique et par les canaux appropriés

Bien que cela semble évident, c’est toujours un excellent point de départ car les « fuites de programme » où les voyageurs réservent en dehors de la politique ou directement auprès des fournisseurs, causent des maux de tête lors de l’examen des économies de coûts car ces réservations passent souvent inaperçues, rendant difficile le suivi précis des dépenses totales au moment de renégocier les tarifs de chambre pour l’année suivante. Sans un enregistrement clair, l’hôtel peut croire que les dépenses de voyages d’affaires ont diminué par rapport à l’année précédente, conduisant potentiellement à des tarifs plus élevés.

De plus, les réservations effectuées de cette manière ne sont pas suivies par les fournisseurs de devoir de diligence, ce qui peut compromettre la sécurité et le bien-être des employés lors de leurs déplacements. Pour assurer la transparence et de meilleurs tarifs négociés, il est important d’effectuer toutes les réservations d’hôtel par les canaux officiels, votre TMC ou OBT, et d’adhérer aux directives du programme préféré. – Shirley-Ann Soar, Global Partnerships Manager

3. Mettre en place un outil d’approbation de voyage (TAS) pour aider à contrôler les coûts

Si vous pouvez mettre en place un outil d’approbation de voyages d’affaires, vous pouvez vous assurer que la politique est respectée et rapidement conduire un changement de comportement de vos voyageurs et limiter les coûts. Chez Direct ATPI, nous avons construit notre propre outil pour rationaliser les approbations pour nos clients de manière simple et efficace. Cela aidera considérablement à économiser les coûts et s’assurer que les voyageurs réservent dans les paramètres recommandés. Bien sûr, il y a de la place pour les exceptions, et avoir une approbation au niveau du manager ou régional supprimera également le fardeau du gestionnaire de voyage. – Nick Brockbank, Global Partnerships Manager

4. Savoir ce qui se passe dans votre organisation

Rencontrez régulièrement les principales parties prenantes pour comprendre quels nouveaux projets sont sur la feuille de route qui impacteront le programme de voyage. Par exemple, si l’équipe de vente vient de remporter un nouveau client, ce qui entraînera un pic de voyages d’affaires vers une certaine destination, le savoir à l’avance permettra d’avoir le temps de négocier des remises clés avec les fournisseurs dans les hôtels locaux préférés et les meilleures remises de compagnies aériennes et offres de routes.

Nous voyons souvent un pic dans les chiffres, mais nous ne comprenons pourquoi qu’après coup, ce qui est trop tard pour négocier des remises, alors soyez proactif. Vous pourriez également envoyer des rappels trimestriels pour réserver des voyages pour les mois à venir avec un lien vers votre TravelHub, ou des détails pour appeler. Rendez-le aussi facile que possible pour vos voyageurs de réserver à l’avance et de rester dans la politique. – Gemma Spooner, Global Partnerships Manager

5. Travailler avec vos fournisseurs tout au long de l’année

Avoir une communication ouverte avec votre TMC et vos fournisseurs est essentiel à votre stratégie d’économies de coûts de voyages d’affaires. Faites-leur connaître vos objectifs et exigences afin qu’ils puissent travailler avec vous (et vous faire bien paraître auprès de vos parties prenantes !). Les incitations, la formation supplémentaire, des offres de routes plus substantielles ou des avantages non monétaires sont la clé des économies et des avantages, alors engagez-les avec votre programme. De plus, ils peuvent vous montrer les économies de coûts ou l’évitement de coûts qu’ils vous ont apportés, ce qui montre leur valeur et vous évite un travail ! Les Travel Managers sont plus occupés que jamais, comme la plupart des choses, « il faut tout un village », alors utilisez-les. – Liz Brown, Global Partnerships Manager

6. Planifier efficacement et exploiter les récompenses

Mettez en évidence vos compagnies aériennes et hôtels préférés et assurez-vous que les voyageurs s’inscrivent à leurs programmes de fidélité et utilisent les récompenses d’entreprise des fournisseurs tout en restant dans la politique de voyage. En faisant cela, non seulement cela les encouragera à réserver des fournisseurs préférés, mais ils peuvent accumuler des récompenses plus rapidement et recevoir des surclassements gratuits tout en réduisant le coût des tarifs aériens ou hôteliers publiés.

Gardez un œil attentif sur le moment où ceux-ci doivent expirer et visez à les échanger sur des routes qui ont tendance à avoir des tarifs plus élevés pour maximiser les économies pour votre entreprise également. Ceci est mutuellement bénéfique à la fois pour vos voyageurs et vos fournisseurs. De plus, si vous êtes une grande organisation, vous pourriez même voir si vos fournisseurs préférés donneront des incitations supplémentaires à vos voyageurs pour assurer la fidélité à votre programme. Cela vaut toujours la peine de demander et aide à s’assurer que les voyageurs réservent par les canaux appropriés plutôt que d’aller directement. – Dan Seymour, Global Partnerships Manager

Générer des économies de voyage sans compromettre la qualité

La mise en œuvre de stratégies d’économies de coûts pour les voyages d’affaires dans votre programme de voyage est essentielle pour maximiser le ROI tout en maintenant la satisfaction des voyageurs. Les entreprises peuvent considérablement réduire les dépenses de voyage sans compromettre la qualité en assurant la conformité à la politique, en déployant des outils d’approbation, en maintenant des relations proactives avec les fournisseurs et en éduquant les voyageurs. Les programmes de voyage les plus réussis équilibrent le contrôle des coûts avec l’expérience du voyageur, exploitant la technologie et la gestion de voyage experte pour obtenir des résultats optimaux.

Travailler étroitement avec votre Travel Management Company permet l’accès à des informations précieuses et de meilleurs tarifs adaptés aux exigences uniques de votre organisation. Rappelez-vous que l’optimisation du programme de voyage nécessite une évaluation régulière. Si les entreprises adoptent ces stratégies éprouvées tout en maintenant une communication ouverte avec les parties prenantes et les fournisseurs, elles peuvent réaliser des économies substantielles sur les voyages d’entreprise tout en respectant les obligations de devoir de diligence et en soutenant les voyageurs dans l’environnement commercial concurrentiel d’aujourd’hui.

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