Assurer la certitude dans l’incertitude : Gérer la logistique événementielle pour un événement de mode mondial dans des conditions météorologiques extrêmes

Lorsque près de 2 000 nuitées d’hôtel, des dizaines d’invités internationaux et une ville paralysée par de fortes chutes de neige sont en jeu, l’exécution d’un événement devient moins une question de planification parfaite qu’une question d’adaptabilité, de travail d’équipe et de confiance. Pour la deuxième année consécutive, Rogier Bosscha, chef de projet chez ATPI Benelux, était responsable de l’événement annuel des partenaires d’une marque de mode mondiale à Amsterdam. L’événement rassemble les principaux partenaires mondiaux et les employés de l’entreprise de mode pour la présentation des prochaines collections. Cette année, cependant, les conditions étaient tout sauf habituelles. « À cette échelle, la préparation est essentielle », déclare Rogier. « Un événement comme celui-ci nécessite environ six mois de planification détaillée. Vous cartographiez chaque tâche, chaque responsabilité et chaque scénario possible, mais vous ne pouvez jamais prévoir les conditions météorologiques. »

Planification à grande échelle et imprévus

Les chiffres à eux seuls illustrent la complexité : près de 2 000 nuitées d’hôtel réparties dans trois hôtels d’Amsterdam, douze employés d’ATPI sur place et, aux heures de pointe, jusqu’à 85 chauffeurs privés utilisant des véhicules Mercedes Classe S, Classe V et Sprinter pour transporter les clients en toute sécurité à travers la ville. Les perturbations météorologiques avaient, bien sûr, été incluses dans les scénarios de planification. Deux mois avant l’événement, l’équipe avait déjà sécurisé 250 kilos de sel de déneigement pour assurer un accès sûr aux sites. « Nous nous préparons toujours au mauvais temps », dit Rogier. « Ce à quoi nous ne nous attendions pas, c’est que la situation devienne si extrême que les trains, les bus, les lignes de métro et même les vols s’arrêteraient presque complètement dans tous les Pays-Bas. »

Quand les plans rencontrent la réalité

Le premier défi majeur est apparu le premier jour. Les transports publics étaient à l’arrêt, empêchant plusieurs membres de l’équipe ATPI vivant en dehors d’Amsterdam d’atteindre la ville. « Nous avons dû changer de vitesse immédiatement », explique Rogier. « Les collègues basés à Amsterdam ont littéralement sauté sur leurs vélos pour se rendre sur place, tandis que pour d’autres, nous avons organisé des prises en charge directes par l’intermédiaire de nos partenaires de transport. C’était un moment clair où la flexibilité importait plus que la structure. » Comme il est devenu clair que le temps ne s’améliorerait pas, ATPI a travaillé en étroite collaboration avec le client, les fournisseurs et les partenaires pour ajuster le plan. L’un des plus grands défis consistait à faire venir à Amsterdam les clients bloqués. De nombreux participants internationaux étaient bloqués à l’extérieur des Pays-Bas, en particulier en Belgique et en Allemagne. « La question clé est devenue : comment faire en sorte que tout le monde arrive à Amsterdam, en toute sécurité et de manière aussi transparente que possible ? »

Adapter la logistique en temps réel

S’appuyant sur l’expérience acquise lors de grands événements internationaux, Rogier et son équipe se sont appuyés sur leurs fournisseurs de confiance. « Nous travaillons avec bon nombre de nos fournisseurs depuis des années. Cette confiance fait une énorme différence lorsque vous devez agir rapidement et de manière décisive. » La solution consistait à organiser des dizaines de transferts internationaux depuis des villes comme Berlin, Bruxelles, Düsseldorf et Charleroi. Selon la taille du groupe et l’urgence, le transport variait des minivans et Sprinters Mercedes aux autocars complets de 53 places. « Même avec l’expérience et des partenariats solides avec les fournisseurs, cela reste l’un des événements les plus difficiles que j’aie jamais gérés », admet Rogier. « Mais c’est aussi ce qui l’a rendu l’un des plus gratifiants. »

Une véritable performance d’équipe

Au fil de la semaine, la pression n’a cessé de monter. Le trafic de courriels est passé d’une moyenne de cinq messages par heure à des pics d’environ soixante, en raison des annulations, des demandes de réacheminement et des changements de dernière minute. ATPI a réagi en renforçant à la fois le soutien sur site et la capacité du back-office afin de maintenir des niveaux de service élevés tout au long de l’événement. « Cet événement a été un véritable effort d’équipe », déclare Rogier. « Les gens ont fait de longues heures, sont restés flexibles et se sont concentrés sur la recherche de solutions. Sans cet engagement, cela n’aurait tout simplement pas fonctionné. »

Perspectives d’avenir

Avec le recul, un sentiment domine tous les autres : la fierté. « Je suis incroyablement fier de l’équipe et de la façon dont nous avons travaillé ensemble avec nos fournisseurs », déclare Rogier. « Cet événement a montré que la préparation est importante, mais tout aussi important, que vous devez faire confiance à vos employés et être prêt à tout. » Avec le prochain événement partenaire du client déjà en vue, l’expérience n’a fait que renforcer la confiance pour l’avenir. « Si quoi que ce soit », ajoute Rogier, « cette édition nous a rendus encore plus préparés à ce qui nous attend. »