Assistance voyage 24h/24 et 7j/7 : ce que cela signifie et pourquoi c’est essentiel pour les voyages d’entreprise et spécialisés

L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est un service essentiel de toute société de gestion de voyages (TMC) moderne.

Il y aura toujours des perturbations de voyage. Les vols sont annulés du jour au lendemain, les navires sont retardés, les équipages manquent des correspondances et les problèmes météorologiques ou opérationnels peuvent laisser les voyageurs bloqués dans des endroits éloignés. Les voyages se déroulent 24 heures sur 24, il est donc essentiel que les sociétés de gestion de voyages offrent une assistance 24h/24 et 7j/7 pour s’assurer que leurs clients peuvent recevoir de l’aide à tout moment de la journée.

Cet article expliquera ce qu’est l’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 et pourquoi elle est une nécessité pour le Corporate Travel et les voyages spécialisés dans les secteurs maritime, minier et énergétique.

Qu’est-ce que l’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 ?

L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 signifie que les voyageurs peuvent accéder à une assistance professionnelle de leur société de gestion de voyages à tout moment de la journée, pendant et après les heures de bureau habituelles. Cette assistance peut se faire par téléphone, par e-mail ou par une forme de technologie (comme une application de voyage).

L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 implique généralement de pouvoir contacter un conseiller en voyages expérimenté pour vous aider à résoudre les problèmes de voyage, ce qui pourrait inclure :

• Une assistance en cas d’annulation, de retard et de correspondance manquée de vols
• Une nouvelle réservation d’urgence de vols, d’hébergement ou de transport terrestre
• Une assistance lors d’événements météorologiques, d’actions sociales ou de perturbations opérationnelles
• Une aide dans plusieurs fuseaux horaires et régions éloignées

Une bonne assistance 24h/24 et 7j/7 garantit que les voyageurs ne sont jamais laissés seuls pour gérer les perturbations, quels que soient leur emplacement, l’heure ou la complexité du problème.

L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est-elle fournie par toutes les sociétés de gestion de voyages ?

La plupart des sociétés de gestion de voyages, telles qu’ATPI, offrent une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 en tant qu’élément standard de leur service, sans frais supplémentaires. Toutefois, certaines petites entreprises peuvent facturer des frais supplémentaires pour l’assistance en dehors des heures de bureau habituelles.

Le niveau d’assistance offert par une société de gestion de voyages doit être clairement indiqué dans son accord de niveau de service (SLA). Cela garantit que des attentes d’assistance claires sont définies pour leurs clients avant que toute urgence ne survienne. Les SLA comprendront des informations telles que :

• La confirmation qu’une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est fournie
• La façon dont les voyageurs peuvent accéder à l’assistance (par exemple, par téléphone ou par e-mail)
• Qui fournit cette assistance (par exemple, en faisant appel à des conseillers en voyages qualifiés)
• La rapidité avec laquelle les problèmes sont résolus (également appelée engagement de temps de réponse)
• Les responsabilités en matière de devoir de diligence envers le voyageur final

Pourquoi l’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est-elle essentielle pour le Corporate Travel ?

Le Corporate Travel ne se limite pas aux heures de bureau habituelles. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises dont les employés voyagent à l’étranger ou dont les principaux intervenants sont fréquemment en déplacement.

Sans assistance voyage 24h/24 et 7j/7 pour le Corporate Travel :

• Les voyageurs d’affaires peuvent être contraints de réserver un autre voyage à leurs frais
• Un autre voyage peut ne pas être réservé conformément à la politique de l’entreprise
• Les perturbations peuvent s’aggraver en raison d’une intervention tardive et d’une disponibilité limitée d’autres options de voyage
• Les responsabilités en matière de devoir de diligence peuvent être plus difficiles à assumer lors de voyages de nuit ou internationaux
• Les équipes internes des RH ou des opérations peuvent ne pas être disponibles pour fournir une assistance immédiate à l’employé

L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 garantit que les programmes de Corporate Travel maintiennent la continuité et le contrôle. Les problèmes peuvent être résolus immédiatement par des conseillers en voyages expérimentés, ce qui aide les entreprises à protéger leurs voyageurs, à gérer les coûts et à minimiser les perturbations de l’activité.

L’assistance 24h/24 et 7j/7 d’ATPI a été essentielle pour un client d’entreprise lors des grèves de 2024 à Heathrow, qui ont perturbé de nombreux vols. L’équipe a réussi à trouver un autre hébergement pour ses voyageurs tout en appelant proactivement les clients pour les informer de la situation actuelle. L’équipe 24h/24 et 7j/7 d’ATPI a également réagi lorsque CrowdStrike a causé des perturbations de voyage mondiales, travaillant toute la nuit pour réserver à nouveau les voyages des clients tout en maintenant un temps de réponse aux appels de 56 secondes.

Pourquoi l’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est-elle essentielle pour les voyages dans les secteurs de l’énergie, des mines et maritime

Bien qu’une assistance 24h/24 et 7j/7 soit importante pour tous les voyages d’affaires, elle est absolument essentielle pour les secteurs spécialisés où les voyages sont directement liés aux calendriers opérationnels et aux exigences de sécurité.

Energy Travel

Dans le secteur de l’énergie, les opérations impliquent souvent :

• Des voyages vers des destinations éloignées avec une disponibilité limitée de vols commerciaux
• Le respect des horaires de rotation des effectifs
• Des exigences strictes en matière de conformité et de sécurité

Si un employé manque une correspondance et arrive en retard sur un chantier, cela peut perturber l’ensemble du calendrier du projet et coûter des centaines de milliers de dollars. L’assistance voyage énergétique 24h/24 et 7j/7 garantit que le voyage est immédiatement réservé à nouveau et que les itinéraires sont modifiés lorsque les vols, les charters ou les transferts tournent mal. Comme les voyageurs du secteur de l’énergie voyagent souvent en dehors des heures de bureau, l’assistance 24h/24 et 7j/7 est particulièrement importante pour ce secteur.

Au-delà de l’efficacité opérationnelle, ce niveau d’assistance est fondamental pour faire respecter les normes de devoir de diligence au sein de l’industrie énergétique. Les employeurs ont la responsabilité légale et morale de savoir où se trouvent leurs employés, d’assurer leur sécurité et de réagir rapidement en cas d’incident, en particulier dans les environnements à haut risque ou éloignés.

L’assistance 24h/24 et 7j/7 d’ATPI a été essentielle pour un client du secteur de l’énergie lorsqu’un vol commercial a été détourné avec un employé à bord. Le service hors des heures de bureau d’ATPI a rapidement confirmé la sécurité du passager et alerté le client. La situation a finalement été résolue pacifiquement lorsque le pirate de l’air s’est rendu aux autorités. L’équipe 24h/24 et 7j/7 d’ATPI a ensuite travaillé avec le client pour s’assurer que l’employé était renvoyé au Royaume-Uni en toute sécurité.

À une époque d’instabilité géopolitique croissante, de risques de sécurité en évolution et de conditions économiques fluctuantes, de tels incidents deviennent plus courants et moins prévisibles. Pour les organisations énergétiques opérant à l’échelle mondiale, une gestion robuste des voyages 24h/24 et 7j/7 n’est plus un « plus », mais un élément essentiel de l’atténuation des risques, de la protection de la main-d’œuvre et de la continuité des activités.

Mining Travel

Dans le secteur minier, les opérations impliquent souvent :

• Des voyages dans plusieurs pays et fuseaux horaires
• Des sites miniers dans des endroits éloignés
• Des horaires de vols aller-retour (FIFO) avec des voyages fréquents entre les sites et hors sites toutes les quelques semaines
• Des fenêtres d’accès fixes aux sites avec des délais stricts pour le moment où les travailleurs peuvent entrer ou sortir des sites miniers, ce qui peut coïncider avec des vols charters

Une bonne gestion des voyages est essentielle dans le secteur minier pour s’assurer que les mineurs arrivent et partent à l’heure de leurs sites miniers. Une assistance 24 heures sur 24 est également essentielle pour assurer la sécurité des mineurs à chaque étape de leur voyage, car ils peuvent voyager dans des zones où l’instabilité géopolitique et les conflits sont présents. Semblable au secteur de l’énergie, les voyages miniers se déroulent souvent en dehors des heures de bureau habituelles. L’assistance 24h/24 et 7j/7 est donc essentielle pour s’assurer que les perturbations de voyage sont gérées immédiatement, que les mineurs sont bien pris en charge et que les opérations minières peuvent se dérouler sans heurts et en toute sécurité.

Marine Travel

Le Marine Travel implique :

• Des changements d’équipage qui doivent s’aligner sur les horaires des navires, y compris les heures d’arrivée et de départ
• Des restrictions portuaires et des exigences en matière d’immigration
• Des changements d’itinéraire de dernière minute en raison des conditions météorologiques ou des exigences opérationnelles

Le timing est absolument crucial dans les opérations maritimes. Les navires fonctionnent dans des fenêtres étroites déterminées par les conditions météorologiques, les créneaux portuaires et les réglementations relatives à l’équipage. Les changements d’équipage réussis dépendent d’un alignement minutieux entre les horaires de l’équipage et du navire. Si les matelots qualifiés (AB) entrants arrivent en retard sur un navire en raison d’un voyage retardé, cela peut compromettre les opérations maritimes et entraîner des coûts plus élevés en heures supplémentaires pour ceux qui sont à bord.

Le moral de l’équipage est également important à maintenir, car de nombreux marins peuvent travailler en mer pendant des mois sans retourner à terre. Si leurs voyages vers et depuis les navires ne sont pas bien gérés, ils peuvent souffrir de graves retards de voyage, d’une fatigue accrue et d’un risque plus élevé d’accidents du travail. Un mauvais moral peut également entraîner un roulement de personnel plus élevé. L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 garantit que les équipages peuvent être réacheminés, hébergés ou repositionnés rapidement pour se rendre à leurs navires à temps, même lorsque des changements surviennent du jour au lendemain ou pendant les week-ends.

Conclusion : l’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 assure la continuité et le contrôle

L’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est un service important que de nombreuses sociétés de gestion de voyages offrent. Cette assistance garantit que les perturbations de voyage sont gérées à tout moment de la journée et que les opérations commerciales se poursuivent avec une perturbation limitée. Pour les secteurs spécialisés tels que l’énergie, les mines et le Marine Travel, l’assistance voyage 24h/24 et 7j/7 est une nécessité importante pour gérer les voyages urgents vers des destinations éloignées.

ATPI offre une assistance voyage 24h/24 et 7j/7 aux clients des secteurs de l’entreprise, du sport, de l’énergie, des mines et maritime. Les voyageurs peuvent contacter notre équipe dédiée à tout moment de la journée pour obtenir de l’aide, quelle que soit la complexité du problème ou leur emplacement. L’équipe 24h/24 et 7j/7 d’ATPI a été reconnue dans l’industrie pour sa qualité de soins, remportant le prix d’excellence du service aux ITM Achievement Awards en 2025.

Si vous avez besoin d’aide pour organiser des voyages d’affaires en toute confiance et tranquillité d’esprit, alors contactez-nous dès aujourd’hui.