Kostenersparnisse maximieren – smarter reisen und Ihr Reiseprogramm effektiv verwalten

Unter Direct ATPI und ATPI Corporate Travel bieten wir weltweit maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen an, die Kosten senken und wertvolle Einblicke in ihr Reiseprogramm bieten.

Geschäftsreisen sind für Unternehmen unerlässlich, um Kundenbeziehungen aufzubauen und den Betrieb zu erweitern. Das Management des Corporate Travel Budgets kann jedoch eine Herausforderung darstellen, wenn es darum geht, Kostenkontrolle, Mitarbeitererfahrung und Programmlecks auszugleichen. Unternehmen können Geschäftsreisekosten und die durchschnittlichen Reisekosten senken, während sie den Komfort aufrechterhalten, indem sie strategische Richtlinien implementieren, Technologie nutzen und ein erfahrenes Reisemanagement einsetzen.

Während frühzeitige Buchungen und Flexibilität bei Daten & Zeiten die größten Kosteneinsparungen insgesamt bringen, ist unser Team von preisgekrönten Global Partnership Managern von Direct ATPI Experte darin, sicherzustellen, dass Unternehmen die besten Angebote für ihre Geschäftsreisen erhalten. Hier sind sechs bewährte Strategien zur Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen, um Kosteneffizienz zu gewährleisten, ohne ein reibungsloses Reiseerlebnis zu opfern.

1. Regionale Flughäfen nutzen

Regionale Flughäfen bieten ein fantastisches Preis-Leistungs-Verhältnis – oft mit dem zusätzlichen Vorteil kürzerer Warteschlangen. Reisende und Reisemanager sollten Liverpool statt Manchester oder Stansted statt Heathrow in Betracht ziehen, um zusätzliche Einsparungen zu erzielen. Es lohnt sich immer zu prüfen, wie groß der Kostenunterschied sein könnte“ – Sam Davies, ATPI Director of Corporate Partnerships.

2. Sicherstellen, dass Reisende innerhalb der Richtlinien und über die richtigen Kanäle buchen

Obwohl dies offensichtlich klingt, ist es immer ein guter Ausgangspunkt, da „Programmlecks“, bei denen Reisende außerhalb der Richtlinien oder direkt über Lieferanten buchen, Kopfschmerzen bereiten, wenn es um Kosteneinsparungen geht, da diese Buchungen oft nicht erfasst werden, was es schwierig macht, die Gesamtausgaben genau zu verfolgen, wenn es an der Zeit ist, die Zimmerpreise für das folgende Jahr neu zu verhandeln. Ohne eine klare Aufzeichnung könnte das Hotel glauben, dass die Geschäftsreiseausgaben im Vergleich zum Vorjahr gesunken sind, was möglicherweise zu höheren Preisen führt.

Zusätzlich werden auf diese Weise getätigte Buchungen nicht von Fürsorgepflicht-Anbietern erfasst, was die Sicherheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter auf Reisen beeinträchtigen kann. Um Transparenz und besser verhandelte Preise zu gewährleisten, ist es wichtig, alle Hotelbuchungen über die offiziellen Kanäle, Ihren TMC oder OBT, vorzunehmen und die bevorzugten Programmrichtlinien einzuhalten.  – Shirley-Ann Soar, Global Partnerships Manager

3. Ein Genehmigungstool für Reisen (TAS) implementieren, um Kosten zu kontrollieren

Wenn Sie ein Genehmigungstool für Geschäftsreisen implementieren können, stellen Sie sicher, dass die Richtlinien eingehalten werden, und können schnell eine Verhaltensänderung bei Ihren Reisenden bewirken sowie Kosten begrenzen. Bei Direct ATPI haben wir unser eigenes Tool entwickelt, um Genehmigungen für unsere Kunden einfach und effektiv zu optimieren. Dies wird erheblich zur Kosteneinsparung beitragen und sicherstellen, dass Reisende innerhalb der empfohlenen Parameter buchen. Natürlich gibt es Raum für Ausnahmen, und eine Genehmigung auf Manager- oder regionaler Ebene entlastet auch den Reisemanager.  – Nick Brockbank, Global Partnerships Manager

4. Wissen, was in Ihrer Organisation geschieht

Treffen Sie sich regelmäßig mit wichtigen Stakeholdern, um zu verstehen, welche neuen Projekte auf der Roadmap stehen, die sich auf das Reiseprogramm auswirken werden. Wenn das Vertriebsteam beispielsweise gerade einen neuen Kunden gewonnen hat, was zu einem Anstieg der Geschäftsreisen zu einem bestimmten Ziel führen wird, ermöglicht dieses Wissen im Voraus, wichtige Lieferantenrabatte in bevorzugten lokalen Hotels sowie die besten Fluglinienrabatte und Streckenangebote auszuhandeln.

Wir sehen oft einen Anstieg der Zahlen, verstehen aber erst im Nachhinein, warum, was zu spät ist, um Rabatte auszuhandeln. Seien Sie also proaktiv. Sie könnten auch vierteljährliche Erinnerungen versenden, um Reisen für die kommenden Monate zu buchen, mit einem Link zu Ihrem TravelHub oder Kontaktdaten. Machen Sie es Ihren Reisenden so einfach wie möglich, im Voraus zu buchen und die Richtlinien einzuhalten.  – Gemma Spooner, Global Partnerships Manager

5. Arbeiten Sie das ganze Jahr über mit Ihren Lieferanten zusammen

Eine offene Kommunikation mit Ihrem TMC und Ihren Lieferanten ist entscheidend für Ihre Strategie zur Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen. Teilen Sie ihnen Ihre Ziele und Anforderungen mit, damit sie mit Ihnen zusammenarbeiten können (und Sie bei Ihren Stakeholdern gut dastehen!). Anreize, zusätzliche Schulungen, substanziellere Streckenangebote oder weiche Vorteile sind der Schlüssel zu Einsparungen und Vorteilen, also binden Sie sie in Ihr Programm ein. Außerdem können sie Ihnen die Kostenersparnisse oder Kostenvermeidung aufzeigen, die sie Ihnen gebracht haben, was ihren Wert beweist und Ihnen Arbeit erspart! Reisemanager sind beschäftigter denn je, wie bei den meisten Dingen gilt: „Es braucht ein ganzes Dorf“, also nutzen Sie sie. – Liz Brown, Global Partnerships Manager

6. Effektiv planen und Belohnungen nutzen

Heben Sie Ihre bevorzugten Fluggesellschaften und Hotels hervor und stellen Sie sicher, dass Reisende sich für deren Treueprogramme anmelden und die Unternehmensprämien der Lieferanten nutzen, während sie die Reiserichtlinie einhalten. Dadurch werden sie nicht nur ermutigt, bevorzugte Lieferanten zu buchen, sondern können auch schneller Prämien sammeln und kostenlose Upgrades erhalten, während die Kosten für die veröffentlichten Flug- oder Hotelpreise gesenkt werden.

Behalten Sie genau im Auge, wann diese ablaufen, und versuchen Sie, sie auf Strecken einzulösen, die tendenziell höhere Tarife haben, um auch für Ihr Unternehmen maximale Einsparungen zu erzielen. Dies ist sowohl für Ihre Reisenden als auch für Ihre Lieferanten von gegenseitigem Nutzen. Wenn Sie außerdem eine große Organisation sind, könnten Sie sogar prüfen, ob Ihre bevorzugten Lieferanten Ihren Reisenden zusätzliche Anreize bieten, um die Loyalität zu Ihrem Programm zu gewährleisten. Es lohnt sich immer nachzufragen und hilft sicherzustellen, dass Reisende über die richtigen Kanäle buchen, anstatt direkt zu gehen. – Dan Seymour, Global Partnerships Manager

Reisekostenersparnisse erzielen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen

Die Implementierung von Strategien zur Kosteneinsparung bei Geschäftsreisen innerhalb Ihres Reiseprogramms ist unerlässlich, um den ROI zu maximieren und gleichzeitig die Zufriedenheit der Reisenden zu erhalten. Unternehmen können die Reiseausgaben erheblich senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, indem sie die Einhaltung der Richtlinien sicherstellen, Genehmigungstools einsetzen, proaktive Lieferantenbeziehungen pflegen und Reisende schulen. Die erfolgreichsten Reiseprogramme gleichen Kostenkontrolle mit dem Reiseerlebnis ab und nutzen Technologie und erfahrenes Reisemanagement, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Die enge Zusammenarbeit mit Ihrem Travel Management Unternehmen ermöglicht den Zugang zu wertvollen Einblicken und besseren Tarifen, die auf die einzigartigen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten sind. Denken Sie daran, dass die Optimierung des Reiseprogramms eine regelmäßige Bewertung erfordert. Wenn Unternehmen diese bewährten Strategien anwenden und gleichzeitig eine offene Kommunikation mit Stakeholdern und Lieferanten pflegen, können sie erhebliche Einsparungen bei Corporate Travel erzielen, während sie Fürsorgepflichten erfüllen und Reisende im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld unterstützen.

Um mehr über unser Corporate Team und wie wir Ihnen helfen können zu erfahren, besuchen Sie: https://www.atpi.com/contact-us/