Intelligentere und effizientere Geschäftsreisen buchen

Geschäftsreisen zu buchen ist keine leichte Aufgabe und erfordert in der Regel viel Recherche vor der Buchung; die Suche nach den besten Flügen, passenderen Hotels sowie kulturelle und logistische Informationen über das Reiseziel.

Aber gibt es einen effizienteren Weg, Geschäftsreisen zu buchen?

Den gibt es definitiv, weshalb wir die Ratschläge und Best Practices der Experten von ATPI Corporate Travel in diesem Artikel zusammengetragen haben:

Tipp 1: Vorausschauend planen

Wussten Sie, dass das frühzeitige Buchen Ihrer Flugtickets Ihnen manchmal einen erheblichen Betrag sparen kann? Forschungsergebnissen zufolge sind die Zeiten der Last-Minute-Angebote vorbei. Im Durchschnitt sind Flugpreise günstiger, wenn sie früher gebucht werden – wie früh genau, hängt vom Reiseziel und der Fluggesellschaft ab. Wir verstehen, dass es nicht immer möglich ist, Besprechungen oder Geschäftsreisen Wochen im Voraus zu buchen, aber die Termine einiger Veranstaltungen oder Konferenzen werden lange vor Reiseantritt veröffentlicht. Arrangieren Sie Geschäftsreisen also so schnell wie möglich und profitieren Sie von den Einsparungen.

Tipp 2: Geschäftsreise verlängern

Manchmal kann es kostengünstiger sein, eine Geschäftsreise länger als unbedingt nötig zu gestalten. Sie können zum Beispiel eine Privatreise hinzufügen. Auf diese Weise kann der Reisende an einem günstigen Tag zurückfliegen und das Unternehmen Geld sparen. Innerhalb Europas sind drei Nächte manchmal günstiger als ein oder zwei (Air France/KLM), und Flugtickets für Samstagnacht/Sonntagmorgen sind preiswerter.

Tipp 3: Die richtigen Reisendeninformationen einholen

Je mehr Informationen Sie über die Präferenzen des Reisenden oder des Unternehmens sammeln können, desto besser. Ist ein Reisender zum Beispiel sehr flexibel bei den Reisedaten? Wenn ja, kann das große Einsparungen bringen (siehe Tipp 2). Informationen darüber, wo der Reisende am Zielort sein muss, wer reisen wird und welcher Preis bevorzugt wird, sind in dieser Phase ebenfalls relevant. Möchten sie einen Flug mit Gepäck oder einen bezahlten Sitzplatz? Ein TMC muss diese Informationen vor der Buchung von Geschäftsreisen kennen, um Reiseoptionen effizienter anbieten zu können, daher lohnt es sich, diese Praxis zu übernehmen.

Tipp 4: Vorteile für Vielflieger suchen

Gibt es häufige Flüge zum selben Ziel oder mit derselben Fluggesellschaft? Dann prüfen Sie die Möglichkeiten, die ein Vielfliegerprogramm einer bestimmten Fluggesellschaft bietet. Dies führt schnell zu Privilegien für den Reisenden, wie zum Beispiel einem Rabatt auf eine Sitzplatzreservierung oder Gepäck.

Tipp 5: Ein flexibles Ticket wählen

Wir stellen regelmäßig fest, dass Reisende eher das günstigste Flugticket wählen, auch wenn es nicht geändert werden kann. Hier gilt die folgende Regel: Günstige Tickets können sich manchmal als die teuersten erweisen. Wenn Sie das Ticket für diesen Reisenden ändern möchten, müssen Sie ein komplett neues Flugticket kaufen, während ein flexibles Ticket innerhalb Europas oft nur etwa 50 Euro mehr kostet. Gehen Sie auf Nummer sicher und wählen Sie, wann immer möglich, ein flexibles Ticket.

Tipp 6: Vorsicht vor versteckten Kosten

Worauf sollten Sie achten, wenn Sie ein gutes Hotel für eine Geschäftsreise buchen? Viele Leute buchen ein Hotel ausschließlich auf der Grundlage der Zimmerpreise und des Konferenzpakets. Dabei werden oft versteckte Zusatzkosten nicht berücksichtigt, wie Park- oder Taxikosten, Frühstück oder die Kurtaxe. Die Fixkosten werden vom Unternehmen getragen, aber alle Extras im Hotel werden auf die Firmenkreditkarte (pro Person) gebucht. Infolgedessen ist nicht klar, was ein Hotelaufenthalt letztendlich pro Person kostet. Um eine Vorstellung von den Gesamtkosten zu bekommen, kann es hilfreich sein, Hotelaufenthalte von einer externen Partei buchen zu lassen.

Tipp 7: Andere Flughäfen in Betracht ziehen

Viele Geschäftsreisende entscheiden sich für Bequemlichkeit und möchten vom nächstgelegenen Flughafen zum günstigsten Zielflughafen gelangen. Manchmal kann es jedoch kostengünstiger sein, nach Alternativen zu suchen. Ziehen Sie andere Abflughäfen in Betracht, wie Rotterdam, Eindhoven oder Maastricht, oder einen Transfer nach Düsseldorf oder Heathrow. Oder einen Flughafen in der Nähe des Endziels, wie den lokalen Flughafen in Girona anstelle von Barcelona. Es ist nicht immer möglich, aber je flexibler der Reisende ist, desto günstiger wird die Reise.

Tipp 8: Tickets kombinieren

Es kann eine gute Idee sein, mehrere Reiserouten zu europäischen und interkontinentalen Zielen zu kombinieren. Dies ermöglicht Ihnen einen niedrigeren Preis pro Reise, was zu Einsparungen von nicht weniger als 15 bis 20 % pro Kombination führt. Erstellen Sie zu Beginn des Jahres einen Plan und fragen Sie Ihr Reisebüro, ob diese Tickets zu Ihrem Vorteil kombiniert werden können.

Tipp 9: Vorsicht bei Online-Preisen

Ticketpreise scheinen online oft günstig zu sein, doch erst wenn Sie zum eigentlichen Ticketanbieter weiterklicken, können Sie sehen, ob das gewünschte Ticket tatsächlich verfügbar ist. Außerdem gibt es oft viele unsichtbare Kosten, wie zum Beispiel Kosten für Gepäck oder eine Sitzplatzreservierung. Prüfen Sie die Preisbedingungen sorgfältig, um ein klareres Bild der vorteilhaften Kosten zu erhalten.

Tipp 10: Einen Transfer auf Rechnung buchen

Viele Geschäftsreisende nehmen ein Taxi vom Flughafen zum Hotel. Damit sind jedoch einige Risiken verbunden. Was halten Sie von Taxis, die absichtlich um einen Block fahren, um den Fahrpreis zu erhöhen? Oder Taxis, die überhaupt keinen Taxameter haben – und die Fahrt sich plötzlich als viel teurer erweist, als im Voraus vereinbart. Es kann dann nützlich sein, einen Transfer im Voraus zu einem vereinbarten Preis zu buchen, der Ihrem Unternehmen in Rechnung gestellt wird. Auf diese Weise sind die Kosten transparent und alles ist für den Reisenden gut organisiert.

Tipp 11: Den Zug statt das Flugzeug wählen

Finden viele Reisen Ihres Unternehmens innerhalb Europas statt – zum Beispiel nach Paris oder London? Wenn ja, kann das Reisen mit dem Zug manchmal effizienter sein als das Reisen mit dem Flugzeug. Der Reisende kommt direkt im Stadtzentrum an und spart Zeit, da er nicht auf sein Gepäck, das Gate und die Passkontrolle warten muss. Zudem kann er während der Reise ungestört arbeiten und Transferkosten sparen.

Tipp 12: Mit einem TMC zusammenarbeiten

Ein TMC verfügt über unendlich viel mehr Erfahrung bei der Buchung von Geschäftsreisen. Unsere Reiseberater wissen zum Beispiel, wie mehrere Tickets zu noch größerem Vorteil kombiniert werden können, welche Routen Sie nutzen sollten und wie ein Ticket am besten strukturiert wird. All dies schafft zusätzliche Einsparungen, ohne dass ein Unternehmen überhaupt danach fragen muss. Darüber hinaus sparen Sie als Bucher von Geschäftsreisen durch die Zusammenarbeit mit einem TMC viel Zeit, die Sie dann für die Erledigung des Rests Ihrer To-Do-Liste verwenden können.