Hinter den Kulissen der Buchung von „komplexen“ Reisen

Kürzlich sprach Adam Knights, Managing Director EMEA, mit TTG Media, um die Hintergründe der Buchung komplexer Reisen zu erörtern.

Die Organisation von Reisen für Firmenkunden in Spezialbereichen, wie z. B. das britische Rollstuhlbasketballteam, erfordert Vertrauen und eine angeborene Fähigkeit zur Fehlerbehebung, so Adam Knights.

Als das britische Rollstuhlbasketball-Team der Herren an den kürzlich abgeschlossenen Paralympics in Paris teilnahm, gehörten wir zu denen, die sie zu ihrer Silbermedaille anfeuerten. Seit 2019 haben wir sowohl männlichen als auch weiblichen BWB-Athleten zu zahlreichen Auswärtsspielen verholfen, vom Osaka Cup und den Weltmeisterschaften in Dubai bis hin zu Trainingslagern in den Niederlanden, Deutschland und Spanien.

Adam Knights, ATPI’s Managing Director für EMEA, traf den ehemaligen Chief Executive von British Wheelchair Basketball über eine Sport-Networking-Gruppe, die das Unternehmen sponserte. „Es ermöglicht Administratoren, zusammenzukommen und sich zu vernetzen, und dann bevorzugten Partnern, diese Organisationen sanft zu verkaufen und sich Anerkennung zu verschaffen“, erklärt Knights.

ATPI arbeitet auch mit Premiership-Fußballvereinen und dem Clipper Round The World Race zusammen und unterstützt die kanadischen und französischen olympischen Komitees. Zehn seiner Reiseexperten haben in diesem Jahr in Paris Fehler behoben. Darüber hinaus betreut das Unternehmen Ölplattformen, Schifffahrts- und Bauunternehmen.

„ATPI ist besonders auf komplexe Reisen spezialisiert. Das passt sehr gut zum Sport, insbesondere zum paralympischen Sport“, sagt Knights. Er betont jedoch, dass es beim britischen Rollstuhlbasketball, wo behinderte und nicht-behinderte Athleten zusammen antreten, bei der Komplexität eher um Zusammenhalt als um Barrierefreiheit geht.

„Sie wollen als Team inklusiv behandelt werden, um als Team durch Flughäfen reisen zu können; das ist absolut entscheidend. Wir versuchen sicherzustellen, dass ihre Rollstühle durchgehend benutzt werden können, anstatt die Rollstühle der Fluggesellschaft oder des Flughafens.“

Immer erreichbar

ATPI sucht engagierte Ansprechpartner bei Fluggesellschaften, Flughäfen und Hotels und sichert Teams in separaten Check-in-Bereichen. Der TMC, der rund um die Uhr erreichbar ist, muss auch anpassungsfähig sein, fügt Knights hinzu: „Wenn sich jemand verletzt oder krank wird, müssen wir diese Änderungen sehr schnell vornehmen, was einige Fluggesellschaften nicht immer berücksichtigen, wenn man auf traditionelle Weise eine Freizeitreise gebucht hat.“

Es gibt einige Geräteherausforderungen, die es nur bei BWB gibt. „Als es zu einem Turnier ging, hatte die Fluggesellschaft zugestimmt, dass die Gaming-Rollstühle in den Frachtraum passen würden, aber ein paar Tage vor dem Abflug wurde auf ein kleineres Flugzeug umgestellt“, erinnert sich Knights. „Glücklicherweise sind die Spielstühle, die das Team benutzt, etwas kleiner als ein normal großer Rollstuhl und passen gerade noch durch die Tür.“

Indirekte Umleitungen sind ein weiteres Problem: „Wir müssen immer sicherstellen, dass das Team etwas längere Verbindungszeiten hat, um die Ankünfte in diesem Land abzufertigen und ihre Stühle aus- und wieder einzuladen. Daher können wir nicht automatisch davon ausgehen, dass alle angebotenen Alternativflüge geeignet sind.“

Unterstützung durch Fluggesellschaften

Knights lobt Japan für seine reibungslose Organisation und fügt hinzu: „Wenn das britische Rollstuhlteam dorthin reist, sind alle Stützpunkte von den Teams von Japan Airlines gut abgedeckt.“ Die Verschiebung der Weltmeisterschaften von 2022 auf 2023 erforderte ebenfalls eine gute Unterstützung durch die Fluggesellschaften. „Da wir alle Herren- und Damenteams aus verschiedenen Regionen Großbritanniens nach Dubai brachten, war es keine leichte Aufgabe, die besten verfügbaren Flüge zu bekommen, ohne das Budget zu überschreiten, aber mit der Unterstützung von Emirates haben wir es geschafft“, sagt Knights.

„Virgin Atlantic und Air Canada waren ebenfalls besonders entgegenkommend und luden ein Mitglied unseres Teams nach Heathrow ein, um die Check-in- und Sicherheitskontrollen zu durchlaufen. Virgin stellt außerdem sicher, dass alle Flugzeugtoiletten rollstuhlgerecht sind.“

Der TMC hat weitere Gruppenkunden durch Empfehlungen von BWB gewonnen. Seine anderen Sporterfahrungen haben zu seltenen Ausflügen über die Unternehmensarbeit hinaus geführt. Knight erklärt: „Im höheren [Finanz-]Bereich des Sports, zum Beispiel im Motorsport in der F1, erkennen die Leute, dass Ihr High-Touch-Service auf der Teamseite plötzlich auch auf der Freizeitseite sehr, sehr wertvoll für sie ist.“

Für Agenten, die ähnliche Arbeit suchen, rät er: „Nicht alle diese Organisationen [insbesondere im Amateursport] haben eine riesige Finanzierung, daher versuchen sie immer sicherzustellen, dass sie ihr Geld optimal einsetzen.

„Die erste Frage, die wir stellen, ist: ‚Verstehen Sie, was ein TMC tut? Denn wenn es nur um den Ticketpreis geht, werden Sie nicht bereit sein, unsere Gebühr zusätzlich zu zahlen, die wir Ihnen für diese Dienstleistungen berechnen…‘“

Oft wird ATPI von einem Team beauftragt, Buchungen abzuwickeln, und erhält dann mehr Verantwortung, wenn es Vertrauen aufbaut. Knights kommentiert: „Die Administratoren müssen sich keine Sorgen machen, dass die Betten die falsche Größe haben, weil wir das überprüft haben, oder, insbesondere im Fußball, dass die Minibars aus dem Zimmer geräumt wurden!“