Gruppenunterkünfte meistern: Logistik im Hintergrund mit ATPI

Entdecken Sie, wie ATPI die Logistik für Unterkünfte perfektioniert, ob für 50 oder 5.000 Gäste

Bei ATPI ist die Abwicklung von Unterkünften für große Gruppen mehr als nur die Buchung von Zimmern. Es geht darum, Komplexität mit Gelassenheit zu managen und nahtlose Aufenthalte für Firmenkunden, Sportteams und VIPs zu gewährleisten, ohne Kompromisse einzugehen. Projektmanagerin Sophie, die alles von globalen Gipfeltreffen bis hin zu Reisen für Spitzensportler organisiert hat, enthüllt, wie ATPI große Herausforderungen in makellose Ergebnisse verwandelt.

„Ob es sich um eine Geschäftsreise für Führungskräfte oder ein Team handelt, das in die Playoffs einzieht, wir stellen sicher, dass die Unterkünfte das Letzte sind, worüber sich unsere Kunden Sorgen machen müssen“, erklärt Sophie.

Den passenden Aufenthalt planen

Bei ATPI beginnt der Prozess immer mit Zuhören. Bevor wir Reiseziele vorschlagen oder Hotels kontaktieren, stellen wir die richtigen Fragen: Was ist der Zweck der Veranstaltung? Wer sind die Gäste? Welche Art von Erlebnis wird erwartet?

Erst wenn wir die Bedürfnisse des Kunden vollständig verstanden haben, beginnen wir, jede Anforderung zu planen – von der richtigen Destination und Hotelkategorie über Zimmertypen, Tagungsräume, Nähe zu Veranstaltungsorten bis hin zu Ernährungspräferenzen. Keine zwei Gruppen sind gleich, und ATPI behandelt sie auch nie als solche.

„Die richtige Unterkunft zu finden, geht über die Bettenanzahl hinaus“, sagt Sophie. „Es geht darum, die gesamte Umgebung an die Ziele des Kunden anzupassen: Tagungsräume, Team-Dining, Ausrüstungslagerung, sogar Wäsche für Sportausrüstung.“

Für ein Firmen-Retreat wünschte sich ein Kunde eine Mischung aus formellen Tagungsräumen und einer entspannten Umgebung im Resort-Stil. Sophie arbeitete mit dem Reiseservice von ATPI zusammen, um sicherzustellen, dass der Standort mit passenden Flügen erreichbar war, bevor sie überhaupt Hotels kontaktierte, denn nahtlose Logistik beginnt mit strategischer Planung.

Verhandeln, was zählt

Bei der Verwaltung von Hotelbuchungen für große Gruppen ist Flexibilität ebenso wichtig wie der Preis. ATPI geht über Standardverhandlungen hinaus, um Bedingungen zu schaffen, die den realen Bedürfnissen entsprechen.

„Stornierungsbedingungen, Attritionsklauseln und Zimmerflexibilität – wir verhandeln jedes Detail“, sagt Sophie. „Unsere langjährigen Beziehungen zu Hotelpartnern machen hier einen echten Unterschied.“

Diese Fähigkeit, Konditionen zu sichern, die Namensänderungen, Last-Minute-Tausche und gestaffelte Check-in-Zeiten ermöglichen, bedeutet, dass die Kunden von ATPI die Kontrolle behalten, selbst wenn sich Pläne ändern.

Bereit für das Unerwartete

Sophie erinnert sich an ein Playoff-Szenario, bei dem zwei mögliche Ergebnisse zwei separate Logistikpläne bedeuteten. Ihr Team hatte beide im Voraus vorbereitet, und als das Ergebnis um Mitternacht feststand, wurde der gewählte Plan sofort aktiviert.

„Am Morgen waren die Hotelzimmer bestätigt, die Ernährungspläne mit den Köchen geteilt und die Reisepläne live“, erinnert sie sich. „Das Team wachte mit einem makellosen Plan auf.“

Dieses Maß an Weitsicht definiert die Unterkunftsexpertise von ATPI und kombiniert Präzision mit realer Agilität.

Durchgängige Koordination über alle Dienstleistungen hinweg

Unterkunft ist niemals isoliert. Sie ist mit Reisen, Transfers, Gästeservices und Vor-Ort-Operationen verbunden. Sophie gewährleistet eine vollständige Abstimmung durch Echtzeit-Planungstools und strukturierte Kundenkommunikation.

„Unsere Systeme ermöglichen es allen Beteiligten, Updates in Echtzeit zu sehen“, sagt sie. „Von der Zimmerliste bis zu den Willkommensgeschenken ist alles koordiniert.“

Ob es um die Organisation von VIP-Suiten oder Erholungsbereichen für Athleten geht, ATPI stellt sicher, dass jeder Berührungspunkt mit dem Gast zum Gesamterlebnis beiträgt.

Nachhaltige Entscheidungen, intelligentere Aufenthalte

Nachhaltigkeit ist in jede Phase der Unterkunftsplanung von ATPI integriert. Von der Auswahl umweltzertifizierter Hotels über die Optimierung von Gruppenreiserouten bis hin zur Minimierung von Abfall hilft ATPI Kunden, ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren, ohne auf Komfort oder Bequemlichkeit zu verzichten. „Wir suchen immer nach Wegen, die Logistik umweltfreundlicher zu gestalten“, fügt Sophie hinzu. „Von der lokalen Beschaffung bis zu digitalen Gästematerialien summieren sich kleine Entscheidungen zu einer bedeutsamen Wirkung.“

Anpassung an jeden Gast

Was ATPI auszeichnet, ist die Fähigkeit, das Unterkunftserlebnis an die beteiligten Personen anzupassen. Vorstände erwarten Raffinesse. Athleten benötigen Funktionalität und Fokus. Veranstaltungspartner benötigen Zuverlässigkeit.

„Für einige bedeutet Erfolg einen nahtlosen Check-in und ein schönes Abendessen. Für andere ist es eine proteinberechnete Mahlzeit und Zimmer in der Nähe des Fitnessstudios“, erklärt Sophie. „Wir gestalten nach dem, was für jede Gruppe am wichtigsten ist.“

Dieser menschenzentrierte Ansatz stellt sicher, dass jeder Aufenthalt mehr als nur komfortabel, sondern zielgerichtet ist.

Wenn einfach alles funktioniert

Rückblickend auf eine kürzlich stattgefundene Großveranstaltung fasst Sophie zusammen, was die Unterkunft so mühelos erscheinen ließ:

„Es war die Planung, die Beziehungen, die Tools und unsere Fähigkeit, vorauszudenken. Der Kunde musste sich um nichts kümmern. Ihre Gäste fühlten sich von der Ankunft bis zur Abreise umsorgt.“

Bei ATPI glauben wir, dass es bei großartigen Gruppenunterkünften nicht nur um die Buchung von Zimmern geht, sondern darum, das richtige Erlebnis zu schaffen. Von der Strategie bis zum Check-out kümmern wir uns um die Details, damit Sie es nicht tun müssen.

Planen Sie für 50 oder 5.000? Lassen Sie uns über Logistik sprechen.