Gruppenreisen – Von der Buchung bis zur Ankunft: So funktionieren Gruppenflüge

„Die Nachfrage nach Business-Gruppenflügen steigt seit Jahren.“ Teams reisen immer häufiger gemeinsam zu Veranstaltungen, Incentives und internationalen Meetings. Das klingt zunächst unkompliziert. In Wirklichkeit ist die Organisation von Gruppenflügen zu einem der komplexesten Teile des Reisens geworden.

„Die Buchung eines Einzeltickets ist einfacher denn je“, sagt Delina Keijzer, Project Manager Group Travel bei ATPI. „Sobald man es jedoch mit zehn oder mehr Reisenden zu tun hat, gelten völlig andere Regeln.“

Fluggesellschaften behandeln Gruppenbuchungen als einen separaten Markt. „Sobald zehn Plätze blockiert sind, steigt das kommerzielle Risiko für eine Fluggesellschaft“, erklärt Delina. „Deshalb sieht man höhere Tarife, strengere Bedingungen und eine eingeschränkte Verfügbarkeit, selbst wenn auf demselben Flug online noch genügend Plätze angezeigt werden.“ Kurze Optionsfristen, frühe Namensfristen und unterschiedliche Richtlinien der Fluggesellschaften erhöhen den Druck zusätzlich, insbesondere für Unternehmen, die Gruppenreisen nicht regelmäßig verwalten.

Hier unterschätzen viele Unternehmen auch die Auswirkungen. „Was wie eine einfache Flugbuchung aussieht, wird schnell zu einem logistischen Puzzle“, sagt Delina. „Flüge müssen perfekt auf Transfers, Hotels, Besprechungspläne und Programme vor Ort abgestimmt sein. Eine kleine Änderung kann sich auf die gesamte Reise auswirken.“

Diese Anfälligkeit macht Gruppenreisen so störungsanfällig. Ein verspäteter oder stornierter Flug betrifft nicht nur einen Reisenden, sondern alle. Delina formuliert es so: „Kunden sagen uns oft: ‚Wir wollen Sicherheit, keine Anrufe spät in der Nacht, weil sich ein Flug geändert hat.‘ Und das ist völlig verständlich.“

Bei ATPI arbeiten Gruppenreisespezialisten täglich mit den Gruppensystemen der Fluggesellschaften, sowohl mit Billigfluggesellschaften mit strengen Zahlungsbedingungen als auch mit Full-Service-Fluggesellschaften mit streng kontrollierter Gruppenkapazität. „Es geht darum zu wissen, wo es noch Flexibilität gibt, wo nicht und wie man das Risiko managt, ohne den Blick für das große Ganze zu verlieren“, sagt Delina.

Da die Gruppenrichtlinien der Fluggesellschaften immer strenger werden, werden Struktur und Vorhersehbarkeit zu den eigentlichen Erfolgsfaktoren bei Gruppenreisen. Nicht, um einen komplexen Prozess zu vereinfachen, sondern um ihn praktikabel zu machen. Und letztendlich, um sicherzustellen, dass die Teams gemeinsam und pünktlich ankommen und sich auf das konzentrieren können, wozu sie gekommen sind.