Wie ATPI Sports Travel eine der größten logistischen Herausforderungen Kanadas meisterte: die Canada Games 2025

Der Umfang: Kanadas zweitgrößte logistische Operation für Menschen

Das Management komplexer Reiselogistik für große Sportveranstaltungen ist die Spezialität von ATPI Sports Travel. Bei den Canada Games 2025 in St. John’s, Neufundland und Labrador, stand unser Team vor der Herausforderung, eine Bewegung in einem Ausmaß zu koordinieren, wie sie in Kanada außerhalb von Militäroperationen selten zu sehen ist.

Im Laufe von zwei Wettbewerbswochen mussten 5.500 Athleten, Trainer, Teammanager und Offizielle pünktlich ankommen und in 19 verschiedenen Sportarten einsatzbereit sein. Hinter den Kulissen bedeutete dies, 300.000 Pfund Gepäck und Sportausrüstung zu bewegen, 11.000 Sitzplätze auf 83 kommerziellen und gecharterten Flügen zu buchen und An- und Abreisen über 15 verschiedene kanadische Flughäfen zu koordinieren, die alle an einem Zielort ankamen.

Der Druck erreichte am Turnaround Day seinen Höhepunkt, als die Athleten der ersten Woche abreisten und die Athleten der zweiten Woche ankamen. Shelley Fleming, Senior Project Manager bei ATPI Sports Travel, erklärt: „Der Turnaround Day ist der Tag, an dem die wahre Komplexität einer solchen Veranstaltung zum Leben erwacht. Es geht darum, sicherzustellen, dass jeder Athlet genau das hat, was er braucht, genau dann, wenn er es braucht, damit die Spiele ohne Unterbrechung weitergehen können.“

Für ATPI ging es nicht nur um das Management der Reiselogistik, sondern auch darum, Vertrauen zu schaffen, Stress abzubauen und es Athleten und Trainern zu ermöglichen, sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist: die Spiele selbst.

Die Herausforderung: zwei höhere Gewalt auf einmal

Trotz 18 Monaten sorgfältiger Planung sah sich ATPI Sports Travel vor Ort nicht nur einer, sondern gleich zwei Fällen höherer Gewalt gegenüber.

Am 11. August brach ein Waldbrand weniger als 20 km von St. John’s entfernt aus. Ganze Gemeinden wurden evakuiert, und die zweite Wettbewerbswoche stand kurz vor dem Abbruch. Innerhalb von nur 12 Stunden wurden Notfallpläne erstellt, um die Athleten und Mitarbeiter der ersten Woche nach Hause zu fliegen. Glücklicherweise verhinderten sich ändernde Winde und engagierte Feuerwehreinsätze das Schlimmste.

Zwei Tage später, am 13. August, kam eine weitere Herausforderung hinzu. Kanadas nationale Fluggesellschaft kündigte einen Streik an, wodurch 1.200 gebuchte Sitzplätze gefährdet waren, von denen viele für Team Québec, Team Ontario und technische Offizielle reserviert waren.

„Alles war bis ins kleinste Detail geplant“, sagt Shelley Fleming. „Und dann sahen wir uns plötzlich mit zwei gleichzeitigen Krisen konfrontiert, einer natürlichen, einer industriellen. Jede von ihnen hätte die Spiele zum Stillstand bringen können. Zusammen haben sie jede Unze unserer Widerstandsfähigkeit auf die Probe gestellt.“

Mit schnellen Entscheidungen, vertrauenswürdigen Partnern und echtem Teamgeist sorgte ATPI Sports Travel dafür, dass jeder Athlet und Offizielle sicher und pünktlich unterwegs war.

Die Lösung: schnelle Reaktion und unermüdliche Koordination

Im Laufe von 72 intensiven Stunden arbeiteten die Experten von ATPI rund um die Uhr, um die Spiele am Laufen zu halten. Zwei zusätzliche Charterflüge wurden gesichert, um verlorene Air Canada-Bestände zu ersetzen, während Athleten, Trainer und Offizielle über ein Flickwerk aus kommerziellen und Charterdiensten umgebucht und umgeleitet wurden. Gleichzeitig mussten übergroßes Gepäck und Ausrüstung, mehr als 7.500 Artikel, verfolgt und transportiert werden, während gleichzeitig die Echtzeitkommunikation zwischen nationalen Sportorganisationen, den Organisatoren der Canada Games und den Fluggesellschaften verwaltet wurde. „Die Geschwindigkeit, mit der unser Team zusammenkam, um die Herausforderungen zu bewältigen, war unglaublich“, sagt Shelley. „Unsere Mission war einfach: jeden Athleten, Trainer und Offiziellen pünktlich und stressfrei dorthin zu bringen, wo er sein musste. Wir haben nicht aufgehört, bis das erreicht war.“

Das Ergebnis: ein gekonnt ausgeführter Turnaround Day

Trotz Brandgefahr, eines nationalen Fluglinienstreiks und einer Reihe von betrieblichen Herausforderungen, von verspätetem Gepäck über Check-in-Systemausfälle bis hin zu Gepäckbandfehlfunktionen, lieferte ATPI Sports Travel einen einwandfreien Turnaround Day bei den Canada Games. Mehr als 5.500 Passagiere wechselten nahtlos zwischen den Wochen, jeder Sitzplatz und jede Tasche wurde berücksichtigt, und kein einziger Athlet oder Offizieller verpasste einen Wettbewerb.

Wie Jayne MacDonald von Diving Canada reflektierte:
„Ihr habt alle ein Wunder vollbracht, von dem ich nicht sicher war, ob es möglich ist. Ihr habt alle ein großes Lob verdient. Vielen Dank.“

Wichtigste Erkenntnisse

ATPI Sports Travel hat erfolgreich eine der komplexesten Logistikoperationen im kanadischen Sport gemanagt: die Beförderung von 5.500 Athleten, Trainern, Teammanagern und Offiziellen, 300.000 Pfund Ausrüstung und mehr als 11.000 gebuchten Sitzplätzen. Innerhalb derselben Woche bewältigte das Team sowohl einen nationalen Fluglinienstreik als auch einen nahegelegenen Waldbrand. In nur 72 Stunden wurde alternativer Transport für 1.200 Passagiere sichergestellt. Das Ergebnis: Keiner der Athleten war gestrandet, und kein einziger Wettbewerb wurde verpasst.

ATPI Sports Travel: Wo Präzision auf Leistung trifft

„Unsere Aufgabe geht weit über die Buchung von Flügen hinaus“, sagt Shelley. „Es geht darum, Herausforderungen zu erkennen, bevor sie entstehen, Probleme schnell zu lösen und jedem Athleten die Freiheit zu geben, sich auf seine Leistung zu konzentrieren, nicht auf die Reiselogistik. Das ist es, was wir am besten können.“

„Von Waldbränden bis hin zu Fluglinienstreiks haben wir bewiesen, dass keine Herausforderung zu groß ist. Entdecken Sie, wie ATPI Sports Travel selbst in den komplexesten Situationen Sicherheit bieten kann.“