Sea Chefs ist ein Marktführer im Hotel- und Restaurantmanagement für Reeder und Seereiseveranstalter. Die globalen Dienstleistungen umfassen das Management von hochwertigen Fluss- und Hochseekreuzfahrten, wie die Auswahl von Spezialpersonal, die Verpflegung von Urlaubern und die Bereitstellung von Ausrüstung.
1999 gegründet, ist die von Sea Chefs verwaltete Flotte auf 40 Schiffe angewachsen, die von über 6.000 qualifizierten Crewmitgliedern und mehr als 100 Mitarbeitern an Land, die in Büros in Deutschland, der Schweiz und Zypern ansässig sind, betrieben werden.
Die Herausforderung
Die Partnerschaft von ATPI Marine Travel mit Sea Chefs begann 2009 – zunächst als einer von mehreren TMCs, die mit dem Unternehmen zusammenarbeiteten. Sea Chefs verfolgte zwei Ziele: die Kosten für die Reise der Besatzung zu und von Schiffen zu bestimmten Zeiten zu senken und Buchungsprozesse zu optimieren.
Entsprechend der Natur der Schifffahrtsbranche umfassten die Reiseanforderungen von Sea Chefs oft die Bewegung großer Gruppen während beliebter Ferienzeiten, häufige Namensänderungen von Reisenden und zusätzliche Vorkehrungen für Gegenstände wie große Musikinstrumente.
Die Lösung
Während sich die Beziehung zwischen den beiden Unternehmen entwickelte, wurde dem Team von ATPI Marine & Energy immer deutlicher, dass es mehrere Bereiche im Reiseprogramm von Sea Chefs gab, die von Verbesserungen profitieren und Einsparungen erzielen könnten.
Um Sea Chefs Empfehlungen zu präsentieren, führte ATPI Marine & Energy eine gründliche Prüfung ihrer Reisen über einen Zeitraum von Monaten durch, einschließlich: historischer Reisemuster, wichtiger Reiserouten, saisonaler Einflüsse, Verfügbarkeit von Fluggesellschaften und auch Feedback von wichtigen Stakeholdern.
Basierend auf dieser Analyse wurden Bereiche für Verbesserungen hervorgehoben, wobei die Ergebnisse und Empfehlungen dem Vorstand von Sea Chefs präsentiert wurden.
Ein wichtiger Verbesserungsbereich war es, die Buchung kleinerer Crewgruppen anstelle größerer Gruppen zu fördern, da Fluggesellschaften eine bestimmte Anzahl von Spezialtarifen für Seeleute für jeden Flug zuweisen.
Dies würde auch unnötige Flugpreiserhöhungen vermeiden, die von Fluggesellschaften für höhere Sitzklassen und in beliebten Ferienzeiten auferlegt werden. Zusätzliche Empfehlungen umfassten die Bereitstellung einer „Red Port / Green Port“-Beratung, die einen „Red Port“ als hochpreisiges Ziel im Vergleich zu einem kostengünstigeren „Green Port“ identifizierte.
Dies bedeutete, dass alle Crewwechsel in grünen Häfen geplant wurden, anstatt in solchen mit versteckten Kosten (zum Beispiel lokale Steuern in Lateinamerika).
Flexibilität bei Abflug- und Ankunftszeiten (insbesondere für Kurzstreckenflüge innerhalb Europas) würde ebenfalls Kosteneffizienzen liefern, ebenso wie Gelegenheiten, die sich durch Last-Minute-Ticketverfügbarkeit ergeben.
Um die Buchungsprozesse zu verbessern und zu optimieren, haben Sea Chefs und ATPI
verschiedene Richtlinien vereinbart. Dazu gehörte die Sicherstellung, dass alle notwendigen Reise- und Passagierinformationen im anfänglichen Buchungsstadium bereitgestellt wurden, sowie Regeln bezüglich der Korrespondenz, zum Beispiel die Sicherstellung, dass die richtigen Personen über Buchungen informiert wurden und die Nutzung des E-Mail-Verlaufs zur Reduzierung von Fehlern oder Doppelbuchungen.
Das Ergebnis
Nach der Umsetzung der Empfehlungen von ATPI Marine & Energy wurden im Jahr 2013 die folgenden Ergebnisse erzielt:
Eine Einsparung von 8 % bei den gesamten durchschnittlichen Reiseausgaben (pro Passagier, im Jahresvergleich) – basierend auf flexibleren Abflug- und Ankunftszeiten, die eine größere Auswahl an Routen und Fluggesellschaften ermöglichten.
70 % aller Flugtickets wurden in den kostengünstigsten Klassen ausgestellt. Eine bedeutende Errungenschaft in Spitzenzeiten und Ferienzeiten, wo die Sitzplatzverfügbarkeit häufig begrenzt ist (z.B. Südamerika) oder wirtschaftliche Einflüsse wie Fluggesellschaftsinsolvenzen,
die die ohnehin begrenzte Sitzplatzknappheit auf bestimmten Routen noch verstärkten.
Der durchschnittliche Flugpreis (pro Crewmitglied) sank um 9 % trotz Inflation, Fluggesellschaftssteuern und Flugpreiserhöhungen im Jahr 2013.
Einsparungen wurden auch erzielt durch die innovative Technologie von ATPI Marine & Energy, die die getätigte Buchung kontinuierlich mit dem niedrigsten verfügbaren Flugpreis bis zur Ticketausstellung abgleicht.
Als Beweis für die erzielten Ergebnisse konsolidierte Sea Chefs im Oktober 2013 alle Geschäftsreisen mit ATPI Marine & Energy – einschließlich Reisen, die mit den deutschen und Schweizer Büros verbunden sind, wo die Mitarbeiter vor Ort ansässig sind. Wesentlich zu diesem Erfolg trug die strategische Beziehung bei. Gemeinsam arbeiteten die beiden Organisationen daran, Verbesserungsbereiche zu analysieren und Empfehlungen umzusetzen, die zu einem kostengünstigeren, effizienteren Reiseprogramm beitrugen.
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