Mit über 8.000 hochqualifizierten Mitarbeitern, die über 60 Bohranlagen in 16 Ländern betreiben, bohrt und fördert Seadrill Öl & Gas für viele der weltweit führenden Energieunternehmen. Seadrill konzentriert sich besonders auf raue Umgebungen und Tiefsee-Energiefelder. Der Umsatz von Seadrill betrug 2013 5,3 Milliarden US-Dollar und das Unternehmen ist an den Börsen von New York und Oslo notiert.
Die Herausforderung
Als ATPI Energy Travel zum globalen TMC von Seadrill ernannt wurde, wurde schnell festgestellt, dass jede Betriebsregion (Nordatlantik, Golf von Mexiko, Brasilien, Westafrika, Asien-Pazifik und der Nahe Osten) und die Londoner Zentrale ihre eigenen bevorzugten Hotels vor Ort buchten.
Hotels pflegten diese lokalen Beziehungen und im Gegenzug wurde die Hotelbuchung Teil der täglichen Aufgaben der Mitarbeiter.
Der lokale Betrieb mit unterschiedlichen Buchungsprozessen bedeutete, dass es keine konsolidierte Methode zur Wertmessung oder zur Identifizierung von Möglichkeiten gab. Infolgedessen war offensichtlich, dass Seadrills beträchtliche Hotelausgaben sehr fragmentiert waren, was ihre Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten schwächte. Die Beschaffung bevorzugter Tarife und Vorteile konzentrierte sich auf einzelne Hotels (anstatt auf eine globale Abdeckung) und hing oft von persönlichen Beziehungen ab. Darüber hinaus wurde aus Fürsorgepflicht-Perspektive erkannt, dass Seadrill den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter besser verfolgen könnte, wenn diese über ein vorgeschriebenes Programm gebucht würden.
Die Lösung
Im Rahmen der Bewertung der aktuellen Situation führte ATPI Marine & Energy eine zweiwöchige Studie der gesamten Hotelausgaben von Seadrill durch, unter Verwendung von Daten aus den Spesenabrechnungen und Buchungsinformationen der Mitarbeiter. Dies zeigte, dass die Mitarbeiter an den meisten Standorten in einer Vielzahl von Hotels mit unterschiedlichen Preisen übernachteten. Hohe Zimmerpreise waren ein Spiegelbild schlechter Verfügbarkeit sowie der Präferenz für luxuriösere Optionen.
Bei der Analyse von Verbesserungen identifizierte ATPI Marine & Energy, dass jährlich über 500.000 US-Dollar eingespart werden könnten, durch die Konsolidierung der Ausgaben auf weniger Hotels und durch die Teilnahme der Hotels selbst an einem globalen Beschaffungsprozess.
In enger Zusammenarbeit mit Mitarbeitern weltweit formte ATPI Marine & Energy die Anforderungen von Seadrill in drei Kategorien von Reisenden, die in Hotels übernachteten. Die erwartete Anzahl der Übernachtungen nach Standort und Reisendenkategorie wurde anhand der Buchungsinformationen des Vorjahres berechnet. Wertquellen wie WLAN, Frühstück und Transfers zum und vom Hotel, anstatt nur Zimmerpreise, wurden identifiziert.
Im Anschluss daran nutzte ATPI Marine & Energy ihr Wissen und ihr Inventar von über 500.000 Hotels, um eine Liste von Zielhotels für jedes Postleitzahlengebiet zu erstellen, die für die Aushandlung von Seadrill-Tarifen als geeignet erachtet wurden.
Hotels wurden zur Ausschreibung eingeladen und auf ihre Konkurrenz aufmerksam gemacht. Um sicherzustellen, dass die Hotels den Wert einer bevorzugten Partnerschaft mit Seadrill erkannten, wurden Managementinformationen (MI) mit ihnen geteilt, die Prognosen und benötigte Übernachtungen in den relevanten Postleitzahlengebieten umfassten.
Der Beschaffungsprozess umfasste verschiedene Bieterrunden, wobei die letzte Runde Hotels dazu einlud, um Exklusivität in ihrem lokalen Bereich zu bieten. Neben den besten Tarifen sicherte sich Seadrill auch eine Kombination aus Kontingent
und letzter Zimmerverfügbarkeit – entscheidend für ihre wichtigsten Standorte.
Seadrill hat auch von den Tarifen und genehmigten Hotels der ATPI Group profitiert. Diese, allen Kunden der ATPI Group zur Verfügung stehenden, ergänzten Seadrills eigene Tarife, indem sie die Anzahl der ausgehandelten Tarife erhöhten. Sie bieten weiterhin Vorteile, wenn Reisen zu neuen Zielen führen, die noch nicht im globalen Programm enthalten sind.
Im Jahr 2014 führte Seadrill seine Hotelrichtlinie weltweit ein, mit einem Sparziel von 500.000 US-Dollar – dies legte Zimmerpreisschwellen fest und schrieb die Nutzung von ATPI Marine & Energy für alle Hotelbuchungen vor. In einer Welt des geopolitischen Wandels und mit einer ständig reisenden Belegschaft hat das globale Hotelprogramm Seadrills Fähigkeit verbessert, den Aufenthaltsort der Mitarbeiter bei unerwarteten Ereignissen zu kennen, und aus Fürsorgepflicht-Perspektive ist dieses Wissen oft wertvoller als die erzielten Einsparungen.
Das Ergebnis
Durch die Konsolidierung des Hotelprogramms von Seadrill und die Nutzung eines maßgeschneiderten Hotelsystems zur Identifizierung von Möglichkeiten hat ATPI Marine & Energy proaktiv Monat für Monat Kosteneinsparungen erzielt. Allein im ersten Quartal 2014 sparte Seadrill 224.000 US-Dollar (7 %) im Vergleich zu den Unterkunftskosten für dieselben Standorte ein Jahr zuvor. Seadrill hat nun sein jährliches Sparziel für 2014 von 500.000 US-Dollar auf 1.000.000 US-Dollar revidiert.
Wir haben unsere Erwartung an die Hoteleinsparungen für 2014 von 500.000 US-Dollar auf 1 Million US-Dollar revidiert, nach der exzellenten Einsparungsleistung von ATPI im ersten Quartal.
Neil Cooper, Direktor der globalen Lieferkette bei Seadrill
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