Avec plus de 8 000 employés hautement qualifiés, exploitant plus de 60 installations de forage dans 16 pays, Seadrill fore et extrait du pétrole et du gaz pour de nombreuses sociétés énergétiques de premier plan dans le monde. Seadrill se concentre particulièrement sur les environnements difficiles et les champs énergétiques en eaux profondes. En 2013, le chiffre d’affaires de Seadrill s’élevait à 5,3 milliards de dollars américains. La société est cotée aux bourses de New York et d’Oslo.
Le défi
Lorsque ATPI Energy Travel a été désigné comme TMC mondial de Seadrill, il a été rapidement constaté que chaque région d’exploitation(Atlantique Nord, Golfe du Mexique, Brésil, Afrique de l’Ouest, Asie-Pacifique et Moyen-Orient) et le siège de Londres réservaient leurs propres hôtels préférés.
Les hôtels ont entretenu ces relations locales et, à leur tour, les réservations d’hôtels sont devenues un élément de la vie quotidienne des gens.
Le fait d’opérer au niveau local, avec des processus de réservation variés, signifie qu’il n’y avait pas de méthode consolidée pour mesurer la valeur ou identifier les opportunités. En conséquence, il était évident que les dépenses hôtelières considérables de Seadrill étaient très fragmentées, ce qui affaiblissait son pouvoir de négociation avec les fournisseurs. L’obtention de tarifs préférentiels et d’avantages se concentrait sur des hôtels individuels (plutôt que sur une couverture globale) et dépendait souvent de relations personnelles. En outre, du point de vue du devoir de diligence, Seadrill a reconnu qu’elle pouvait mieux suivre les déplacements de ses employés s’ils étaient inscrits à un programme obligatoire.
La solution
Dans le cadre du processus d’évaluation de la situation actuelle, ATPI Marine & Energy a entrepris une étude de deux semaines sur les dépenses hôtelières totales de Seadrill en utilisant des données extraites des notes de frais des employés et des informations sur les réservations. Il en ressort que, dans la plupart des sites, le personnel a séjourné dans un large éventail d’hôtels à des tarifs variables. Les prix élevés des chambres sont le reflet d’une faible disponibilité et de préférences pour des options plus luxueuses.
En analysant les améliorations, ATPI Marine & Energy a constaté que plus de 500 000 dollars pouvaient être économisés chaque année en regroupant les dépenses dans un nombre réduit d’hôtels et en faisant en sorte que les hôtels eux-mêmes participent à un processus d’approvisionnement global.
En étroite collaboration avec les employés du monde entier, ATPI Marine & Energy a défini les besoins de Seadrill en trois catégories de voyageurs qui séjournent dans des hôtels. Le nombre prévu de nuitées par lieu et par catégorie de voyageurs a été calculé à partir des données de réservation de l’année précédente. Des sources de valeur, telles que le WiFi, le petit-déjeuner et les transferts vers et depuis l’hôtel, plutôt que le prix de la chambre seulement, ont été identifiées.
Suite à cela, ATPI Marine & Energy a utilisé ses connaissances et son inventaire de plus de 500 000 hôtels pour établir une liste d’hôtels cibles pour chaque zone de code postal jugée appropriée pour négocier les tarifs de Seadrill.
Les hôtels ont été invités à soumissionner et ont été informés de leur concurrence. Pour s’assurer que les hôtels reconnaissent la valeur d’être un partenaire privilégié de Seadrill, des informations de gestion (MI) ont été partagées avec eux, comprenant les prévisions et les nuitées nécessaires dans les zones de codes postaux concernées.
La procédure de passation de marché comprenait plusieurs étapes, la dernière invitant les hôtels à faire une offre pour obtenir l’exclusivité dans leur région. Outre les taux les plus avantageux, Seadrill a également obtenu une combinaison d’allocations.
et la disponibilité des dernières chambres, ce qui est crucial pour les sites les plus importants.
Seadrill a également bénéficié des tarifs et des hôtels agréés du groupe ATPI. Accessibles à tous les clients du groupe ATPI, ces tarifs complètent ceux de Seadrill en augmentant le nombre de tarifs négociés. Ils continuent d’offrir des avantages pour les voyages vers de nouvelles destinations qui ne sont pas encore incluses dans le programme global.
En 2014, Seadrill a mis en place sa politique hôtelière dans le monde entier avec un objectif d’économies de 500 000 dollars – cette politique a fixé des seuils de tarifs pour les chambres et a imposé l’utilisation d’ATPI Marine & Energy pour toutes les réservations d’hôtel. Dans un monde de changements géopolitiques et avec une main-d’œuvre constamment en déplacement, le programme hôtelier mondial a amélioré la capacité de Seadrill à savoir où se trouvent les employés en cas d’événements inattendus et, du point de vue du devoir de diligence, cette connaissance est souvent plus précieuse que les économies réalisées.
Le résultat
En consolidant le programme hôtelier de Seadrill et en utilisant un système hôtelier sur mesure pour identifier les opportunités, ATPI Marine & Energy a amélioré de manière proactive les économies de coûts mois après mois. Au cours du seul premier trimestre 2014, Seadrill a économisé 224 000 dollars (7 %) par rapport à ses coûts d’hébergement pour les mêmes lieux un an plus tôt. Seadrill a maintenant révisé son objectif d’économies annuelles pour 2014 de 500 000 $ US à 1 000 000 $ US.
Nous avons révisé nos prévisions d’économies sur les hôtels de 500 000 dollars US à 1 million de dollars US pour 2014 après les excellentes performances d’ATPI en matière d’économies au cours du premier trimestre.
Neil Cooper, directeur de la chaîne d’approvisionnement mondiale chez Seadrill
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