Unser Kunde bietet gewerbliche Sachversicherungen und Lösungen zur Geschäftskontinuität an. Die Organisation hat Büros in 20 Ländern in Europa und Asien – sowie in Australien und den Vereinigten Staaten. Ihr europäischer Hauptsitz befindet sich im Vereinigten Königreich, wo sie mehrere Standorte hat.
Im Januar 2013 wurde ATPI Corporate Travel der Reisemanagementvertrag für das Geschäft im Vereinigten Königreich erteilt. Drei Monate später wurde der Vertrag auf Belgien, Deutschland, Schweden, die Niederlande, Italien, Spanien und Frankreich ausgeweitet.
Mit Büros in so vielen Ländern hatte das Unternehmen zuvor mit mehreren verschiedenen Reisemanagementunternehmen (TMCs) in ganz Europa zusammengearbeitet. Infolgedessen gab es einen Mangel an konsolidierten Managementinformationen (MI), um die Effizienz des Reisemanagements zu verbessern, die Kaufkraft wurde nicht optimiert und das Management der Reisenden variierte je nach TMC.
Das Unternehmen wurde vom starken Netzwerk der europäischen Büros von ATPI Corporate Travel angezogen, von dessen Erfahrung im Management der Sicherheit von Reisenden und von dessen einzigartiger Fähigkeit, globale Tarife zu beschaffen.
Die Herausforderung
Obwohl der Betrieb im Vereinigten Königreich derzeit keine starke Kundenbetreuung durch seinen bestehenden TMC erfuhr, war die Unterstützung für den Wechsel zu einem neuen, konsistenten TMC nicht universell. Deutschland beispielsweise hatte eine enge Partnerschaft mit seinem bestehenden Anbieter gepflegt.
Infolgedessen war der Aufbau von Beziehungen sowohl vor als auch nach der Implementierungsphase besonders wichtig, um maximale gemeinsame Unterstützung und Verständnis zu gewährleisten und einen neuen partnerschaftlichen Ansatz für das Reisemanagement zu erreichen.
Die Lösung
Sobald der Vertrag vereinbart war, begann das globale Implementierungsteam von ATPI Corporate Travel, einen strukturierten und konsistenten Prozess für jedes Land zu entwickeln, wodurch ein nahtloser Übergang zum „Go-Live“-Datum gewährleistet wurde.
Dies umfasste die Datenerfassung – das Verständnis von Informationen wie Reisepolitik, Profilen, Hotelprogrammen – und, besonders relevant für das Unternehmen als Spezialist für Versicherungsrisiken, eine Analyse des Risikoansatzes in den verschiedenen Ländern.
Durch einen persönlichen Beratungsansatz zwischen den wichtigsten Vertretern von ATPI Corporate Travel und den Ansprechpartnern der Kunden in jedem Land gewann ATPI Corporate Travel ein Verständnis für lokale Märkte und Strategien. Dies half, die Implementierung zu planen, ohne jedem Land identische Lösungen aufzuzwingen, und stellte sicher, dass der Prozess die unterschiedlichen Herausforderungen berücksichtigte.
Für jedes neue Büro in ganz Europa wurde ein Tag der offenen Tür als Einführung in ATPI Corporate Travel organisiert; Bucher konnten ihre Reiseberater, Pass- & Visa-Teams treffen und ein Willkommenspaket erhalten, das wichtige Kontaktdaten und Reisebucher-Leitfäden in ihrer Landessprache enthielt.
Das Ergebnis
In einer Kundenbefragung vier Monate nach dem Go-Live-Datum gaben 100 % der Befragten in den acht europäischen Ländern an, die Implementierung sei entweder „wie erwartet“ oder „habe die Erwartungen übertroffen“. Im Vereinigten Königreich gaben 100 % der befragten Mitarbeiter an, dass es „die Erwartungen übertroffen“ habe, und alle Beteiligten waren sich einig, dass der Implementierungsprozess den ursprünglichen Auftrag erfolgreich erfüllt hatte.
Bezüglich der MI stellt ATPI Corporate Travel diese monatlich von allen acht betreuten Standorten in ganz Europa bereit – dies funktioniert auch in Verbindung mit den anderen TMCs der Kunden in den USA und Kanada –, um alle Daten zu konsolidieren und einen genauen globalen Überblick zu bilden.
Kostenlose „Direktzugang“-Schulungen ermöglichen dem Kunden zudem vollen Zugriff, um bei Bedarf weitere maßgeschneiderte Berichte abzurufen, die auf die Bedürfnisse jeder Abteilung zugeschnitten sind.
Zusätzlich arbeitet ATPI Corporate Travel Hand in Hand mit dem bevorzugten Risikomanagementunternehmen des Kunden in den USA, um sicherzustellen, dass täglich genaue und saubere Datenübergaben bereitgestellt werden, die alle Reisenden, Standorte, Transportmittel und aktuelle Kontaktdaten der Reisenden umfassen.
ATPI Corporate Travel überwacht die Einhaltung der Reiserichtlinien, um sicherzustellen, dass Beschränkungen der Anzahl der Reisenden pro Flug vor und nach der Ticketausstellung erfasst und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
ATPI Corporate Travel erhält und verwaltet außerdem einen wöchentlichen globalen Länder-Risikostufenbericht, der Länder identifiziert, die eine Reisegenehmigung für vorab festgelegte mittel- / hochriskante Ziele erfordern.
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