Dieser Kunde ist einer der größten globalen Anbieter von Produkten und Dienstleistungen, die die Zyklen von Bohrung, Evaluierung, Fertigstellung, Produktion und Intervention von Öl- und Erdgasbohrungen abdecken. Eines der Hauptziele des Unternehmens ist Effizienz, sowohl im Hinblick auf die Erzielung von Ergebnissen für seine Kunden als auch auf die Nutzung seiner weltweiten Infrastruktur. Effizienz ist auch ein hoch geschätztes Merkmal bei der Auswahl von Lieferanten.
Die Herausforderung
Das Unternehmen war bereits ein bestehender Kunde von ATPI Energy Travel in Großbritannien – traf aber die Entscheidung, sein Reisegeschäft europaweit zu konsolidieren. Sie wollten die Sicherheit der Reisenden verbessern und jederzeit wissen, wo sich ihre Mitarbeiter befanden; dies beinhaltete auch die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter für Sicherheit, mit dem ATPI Marine & Energy direkt für einen nahtlosen Datenfluss integrieren konnte. Das Unternehmen suchte nach einem consistenten Reiseservice in ganz Europa, wodurch fragmentierte Prozesse und die Effizienz des Reisebuchungsprozesses verbessert werden sollten.
Dieser Schritt hin zu standardisierteren Prozessen würde auch zu Einsparungen beitragen, zusammen mit der innovativen Tariftechnologie von ATPI Marine & Energy und der Fähigkeit, Offshore-Tarife zu beschaffen.
Norwegen war eines der Länder, das Teil der europäischen Konsolidierung sein sollte; jedoch hatte die Region eine gute Beziehung zum bestehenden Reisemanagementunternehmen (TMC) und das Reiseteam war nicht daran interessiert, die Änderung vorzunehmen. Zusätzlich hatte die Geschäftsabteilung in Norwegen zuvor ihre eigene Reisepolitik festgelegt und verwaltet – eine konsolidierte Politik, die vom britischen Markt geleitet wurde, war keine populäre lokale Entscheidung.
Um sicherzustellen, dass der Implementierungsprozess ein Erfolg wurde und das neue Reiseprogramm positiv begann, war es wichtig, einen effizienten, nahtlosen Prozess für alle beteiligten Büros und Stakeholder zu gewährleisten – insbesondere im Hinblick auf eine geringe Beeinträchtigung der hohen Quote an Online-Buchungen.
Die Lösung
Nach dem Gewinn des Auftrags in Norwegen ernannte ATPI Marine & Energy einen Implementierungsmanager, um den gesamten Implementierungsprozess von Anfang bis Ende und auch für die laufende Kundenbetreuung zu überwachen.
Der Implementierungsprozess begann drei Monate vor dem vereinbarten Startdatum. Während dieses Zeitraums führte der Implementierungsmanager wöchentliche Telefonate mit den Büros des Kunden in Großbritannien/Norwegen und den Teams von ATPI Marine & Energy, um sicherzustellen, dass der globale Implementierungsplan eingehalten wurde.
Zusätzlich war das Team in Norwegen auch lokal an der Planung und Strategie hinter der Konsolidierung beteiligt, einschließlich Buchungsverfahren, Reiseprofilen, der Einrichtung von Online-Buchungen und der Identifizierung von Vereinbarungen mit Reiseanbietern wie Fluggesellschaften und Hotels.
Ein Großteil der System- und Prozessarbeit, die die oben genannten Elemente umfasste, wurde von ATPI Marine & Energy im Vorfeld der Übergabe durchgeführt. Reiseprofile wurden eingerichtet und Online-Buchungsschulungen sowohl für Reiseadministratoren als auch für Reisende wurden in den Büros des Kunden durchgeführt.
Das Ergebnis
Es war eine neue Erfahrung für die norwegischen Kundenteams, einer globalen Reisepolitik zu folgen. Infolgedessen spielte ATPI Marine & Energy eine wichtige Rolle bei der Überwachung aller Informationen und Kommunikationen, die vom Hauptsitz in Großbritannien an die Abteilung in Norwegen gerichtet waren.
Dank eines gründlichen Implementierungsplans und -prozesses sowie des Engagements aller beteiligten Partner wurde Norwegen wie geplant erfolgreich implementiert. Zu diesem Erfolg trug die positive Beziehung zwischen ATPI Marine & Energy und dem Kunden mit regelmäßiger Kommunikation zwischen den beiden Unternehmen bei.
Hinsichtlich der Online-Buchungen sind die Reisen des Kunden hauptsächlich Inlandreisen, mit einigen europäischen und interkontinentalen Flügen. Die Empfehlung von ATPI Marine & Energy, alle Inlands- und Punkt-zu-Punkt-Reisen (in Europa) online zu buchen, bedeutete, dass das Unternehmen weiterhin von Kosteneinsparungen durch die Offline-Buchung komplexer Reisen profitieren würde.
Angesichts einer zuvor hohen Quote an Online-Buchungen würde der Erfolg am Grad der Online-Akzeptanz von Anfang an gemessen werden. Ein umfangreiches Schulungsprogramm zur Einführung des Online-Buchungstools in Kombination mit einem benutzerfreundlichen Buchungssystem führte zu einer Online-Akzeptanzrate von 80 % ab dem ersten Tag, wodurch eine erfolgreiche Konsolidierung erreicht wurde.
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