Die Ponant-Flotte wird von der Personalagentur Uvea Marine Services (UMS) verwaltet, die alle Besatzungsmitglieder an Bord betreut. Der Hauptsitz von Ponant befindet sich in Marseille, wo ein Team von Crew-Managern die gesamte Betriebs-, Technik- und Hotelbesatzung an Bord beaufsichtigt. Die Vielfalt der Unterhaltungsdienste an Bord der Ponant-Kreuzfahrten bedeutet, dass für jede Reise ein großes Team von Besatzungsmitgliedern erforderlich ist, wobei die Betriebs-, Technik- und Unterhaltungsbesatzung jeweils von einem engagierten Team verwaltet wird von Crew-Managern.
Obwohl alle Yachten von Ponant unter französischer Flagge fahren, besteht die Besatzung des Unternehmens aus über 25 verschiedenen Nationalitäten. Um die Komplexitäten zu bewältigen, die sich aus einem so vielfältigen Team ergeben, sowie die Gehaltsabrechnung, Schulung und Einsatzplanung zu verwalten, implementierte Ponant den Adonis Personnel Manager (APM).
Die Herausforderung
Ponants Wachstumspläne erforderten die Schaffung eines robusten, skalierbaren Reiseprogramms, das das erhöhte Reiseaufkommen bewältigen könnte. Dies bot eine großartige Gelegenheit, die Effizienz des bestehenden Reisebuchungsprozesses von Ponant zu verbessern, bei dem die Crew-Management-Teams Reisen mit zwei verschiedenen Reisemanagement-Unternehmen (TMCs) organisierten.
Da die Flotte der Kreuzfahrtyachten von Ponant in den nächsten zwei Jahren von 9 auf 12 ansteigen soll, würde das Volumen der Crew-Reisen ebenfalls um 111 % zunehmen, von 6.000 Reisebuchungen pro Jahr im Jahr 2019 auf geschätzte 12.500 im Jahr 2021. Folglich war die Reduzierung des Zeit- und Geldaufwands für Crew-Reisen eine Top-Priorität für Ponant.
Die Organisation von Crew-Reisen verbessern, in Erwartung erhöhter Volumina, ohne mehr Personal in den Crew- oder Reisemanagement-Teams einstellen zu müssen.
Kostenoptimierung vorantreiben, damit erhöhte Volumina nicht zu einem ähnlichen Anstieg der gesamten Reiseausgaben führen würden.
Die Lösung
Um eine höhere Effizienz zu erzielen und Kosteneinsparungen zu reduzieren, beauftragte Ponant ATPI Yacht Travel, sie bei der Entwicklung eines effizienteren Crew-Reise-Workflows (über ATPI CrewLink) zu unterstützen, direktere Kosteneinsparungen (über ATPI’s Global Faring) zu erzielen und die Transparenz der Reiseausgaben zu gewährleisten, um Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufzuzeigen (über ATPI Analytics).
Um einen effizienteren Reisemanagementprozess zu entwickeln, arbeitete ATPI mit Adonis zusammen, um eine nahtlose Integration zwischen ATPI CrewLink und APM zu schaffen – eine Lösung, die das Beste aus beiden Managementsystemen vereint, geleitet von den Prinzipien von ATPI und Adonis, „Das liefern, was wirklich zählt“ und „Tun Sie, was Sie am besten können“.
Adonis stellte sicher, dass die Reiseplanung einfach ist und dass die korrekten Daten in APM generiert werden, bereit, um eine Reiseanfrage im richtigen Format an ATPI CrewLink zu senden. Im Gegenzug verwaltet ATPI CrewLink den gesamten Reisebuchungszyklus.
Adonis hat ATPI CrewLink in seine Software integriert, so dass die gesamte Kommunikation bezüglich der Reisebuchungen von Ponant verarbeitet wird, ohne dass eine zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich ist, so dass die Ponant-Benutzer ihre Reisebuchungen einfach über ihren APM-Bildschirm verwalten können.
Dieser integrierte Workflow ermöglicht einen effizienteren, zuverlässigeren und genaueren Reisebuchungsprozess, wodurch manuelle Kommunikation und jegliche Möglichkeit menschlicher Fehler eliminiert werden. Infolgedessen sind die Crew-Manager von Ponant nun in der Lage, jede Buchung selbst zu steuern und können gleichzeitig mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben bei der Organisation eines Hafenanlaufs aufwenden.
Die Integration von Reise- und Personalmanagementsystemen hat eine engere Zusammenarbeit zwischen den Crew-Managern von Ponant und ihren Kollegen ermöglicht, was ein besseres Zeitmanagement und eine bessere Kommunikation bezüglich des Live-Status jeder Rotation ermöglicht.
Vor der Integration zwischen ATPI CrewLink und Adonis mussten wir an verschiedenen Stellen suchen, um Informationen über Reisende und Zeitpläne zu finden, was viel Zeit in Anspruch nahm. Jetzt ist alles an einem Ort. Alle Buchungen und Vereinbarungen sind nachverfolgbar und wir müssen unsere Posteingänge nicht mehr nach Bestätigungen durchsuchen. Wir sind mit dem gesamten System unglaublich zufrieden !
Ponant
Das Ergebnis
Neue Prozesse und Technologien haben es Ponant ermöglicht, erfolgreich erhöhte Reisevolumen mit weniger Ressourcen zu verwalten.
Der Zeitaufwand für die Verwaltung von Reisen für an- und abmusternde Besatzungsmitglieder hat erheblich abgenommen und Prozesse sind wesentlich zuverlässiger geworden, wodurch die Genauigkeit der Reisedaten und Managementinformationen verbessert wurde.
Neue Prozesse haben sich als so erfolgreich erwiesen, dass Ponant sie nun über die Flugbuchung hinaus auch auf die Organisation von Unterkünften ausgedehnt hat.
Die Integration von ATPI CrewLink und Adonis hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, zum Besseren verändert. Wir sind sicherlich effizienter geworden, was die Verwaltung von Crew-Reisen angeht, da wir die persönlichen Daten der Crew nicht mehrfach kopieren und übertragen müssen. Alles wird jetzt innerhalb von ATPI CrewLink und Adonis verwaltet, was bedeutet, dass Tippfehler und Fehler der Vergangenheit angehören und der gesamte Buchungsprozess auf 3-4 Klicks reduziert wurde.
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