Airswiftbietet internationale Personallösungen für die Energie-, Prozess- und Infrastrukturbranche. Mit einer Geschichte, die bis ins Jahr 1979 zurückreicht, ist Airswift das Ergebnis der Fusion von Air Energi und Swift Worldwide Resources im Jahr 2016.
Als weltweit führendes Unternehmen in ihrer Branche beschäftigt Airswift über 800 Mitarbeiter und 6.000 Auftragnehmer, die in über 60 Ländern tätig sind. Ihre Mitarbeiter werden von drei Super-Hubs in Houston, Manchester und Singapur unterstützt.
Die Art der Reisen von Airswift ist global, und etwa 60 % ihrer Belegschaft reist geschäftlich. Zu den Reisenden gehören Auftragnehmer sowie eigene Mitarbeiter, wobei die Mehrheit ihre Reisen selbst bucht und Reisebucher die Reisen von Führungskräften verwalten.
Die Herausforderung
ATPI hat sowohl Air Energi als auch Swift Worldwide Resources über mehrere Jahre hinweg an verschiedenen Standorten, darunter Großbritannien, Dubai, Kanada und Asien, betreut. Nachdem die Unternehmen fusionierten, um Airswift zu bilden, wurde 2017 ein neuer Leiter der Beschaffung ernannt, der Reisen und Spesen als Schwerpunktbereich für 2018 identifizierte.
Airswift entschied sich für eine globale Konsolidierung aller ihrer Reisen über ein einziges Reisemanagementunternehmen (TMC).
Die Hauptmotivation war eine größere globale Transparenz, Kontrolle und Compliance, mit zusätzlichen Treibern wie erhöhter Produktivität und Online-Akzeptanz sowie robusteren Sicherheits- und Schutzprozessen zur Erfüllung der Fürsorgepflicht.
Da ATPI Energy Travel bereits das Reisemanagement von Airswift an mehreren Standorten übernommen hatte, wurde das Unternehmen ausgewählt, um die Reisen weltweit zu verwalten. Die globale Ausrichtung des Projekts barg jedoch einige Komplexitäten.
Reisen an mehreren Standorten von Airswift waren historisch nicht verwaltet worden, daher war die Schulung von Buchern und Reisenden in den neuen Prozessen von größter Bedeutung.
Die Lösung
Ein globaler Projektplan wurde zwischen Airswift und ATPI Marine & Energy vereinbart. Aufgrund der Größe und des globalen Charakters des Projekts wurde vereinbart, dass das Konto je nach Standort neu implementiert oder implementiert werden würde, wobei ein „Hub“-basierter und phasenweiser Ansatz verfolgt wurde. Abhängig vom Land und den lokalen Anforderungen unterschied sich das Vorgehen; an einigen Standorten wurde zuerst der Online-Service eingeführt, in anderen Ländern war jedoch der Offline-Service der anfängliche Weg. Die Phasenplanung für Auftragnehmer und Airswift-Mitarbeiter unterschied sich ebenfalls je nach Standort.
Die Implementierung des Offline-Services war extrem schnell, insbesondere in den Vereinigten Staaten und Singapur, wo der Prozess weniger als vier Wochen dauerte. Diese effiziente Implementierung wurde durch eine erfolgreiche Kombination aus Airswifts globalem Mandat zur Konsolidierung aller Reisen und der Flexibilität von ATPI Marine & Energy ermöglicht.
Darüber hinaus sorgte der Erfahrungsschatz, den das globale Implementierungsteam von ATPI Marine & Energy und seine lokalen Support-Teams in das Projekt einbrachten, dafür, dass das Projekt seine strengen Fristen einhielt.
Der Online-Service folgte in den Vereinigten Staaten und Singapur mit der Bereitstellung eines Online-Buchungstools (OBT) für Flug-, Hotel- und Bahnbuchungen. Das OBT ist über ATPI TravelHubTM zugänglich, einem All-in-One-Reise-Dashboard, das über Single Sign-On auch mit dem ATPI Traveller Tracking SystemTM verknüpft ist. Das Reisenden-Tracking-Tool stellt sicher, dass Airswift seinen Fürsorgepflichten nachkommt und eine globale Übersicht über seine Reisenden hat.
Ein zusätzlicher Schwerpunkt für Airswift im Jahr 2018 war die Produktivität, daher war die Verbesserung der Prozesse rund um Reisen und das Reiseerlebnis entscheidend. Dies wurde unter anderem dadurch erreicht, dass das Online-Buchungstool mit einer Vorabgenehmigung für Reisen und der Erfassung wichtiger Informationen, wie z. B. Kostenstellen, konfiguriert wurde.
Dies ermöglichte Airswift die Implementierung einer Kartenbezahllösung unter Verwendung von Lodge- und virtuellen Karten. Dies bedeutet nun, dass alle Reisen zentral im Voraus abgerechnet werden und Mitarbeiter keine Spesenabrechnungen mehr einreichen oder eine Hotelrechnung bei der Abreise begleichen müssen.
Die Produktivität wurde durch die Einführung des OBT noch weiter gesteigert, da das Tool den Buchungsprozess für Mitarbeiter, die zu einem der globalen Büros von Airswift reisen, vereinfachte. Zum Beispiel kontaktierte ein Airswift-Mitarbeiter vor der Zusammenarbeit mit ATPI Marine & Energy das Büro am gewünschten Standort und bat es, die Unterkunft zu buchen und zu verwalten.
Nun loggt sich der Reisende in das OBT ein und wählt das gewünschte Airswift-Büro aus einer Dropdown-Liste aus, die dann eine Liste relevanter Hotels anzeigt, die vorverhandelte Preise anbieten.
Das Ergebnis
Die globale Konsolidierung war erfolgreich, wobei Europa & Afrika, APAC, der Nahe Osten und Nordamerika alle innerhalb von 6 Monaten implementiert wurden. Die Beziehung wird vom Vereinigten Königreich aus von einem Global Account Manager verwaltet und durch einen ATPI Marine & Energy Vertreter in jedem Land unterstützt. Airswift hat nun eine größere Ausgabenübersicht, eine erhöhte Kontrolle über globale Reisen und eine verbesserte Compliance in Bezug auf die Fürsorgepflicht. Zukünftige Entwicklungen in der Partnerschaft werden die Ergebnisse nur stärken, wobei der nächste Schritt die Einführung des Offline-Services in der Region der Gemeinschaft Unabhängiger Staaten (GUS) ist.
Wie bei jedem Projekt dieser Größe gab es anfängliche Schwierigkeiten und lokale technologische Herausforderungen. Jedoch haben proaktives Account Management und ein globales Mandat von Airswift zur Etablierung einer unterstützenden Partnerschaft zwischen Airswift und ATPI Marine & Energy geführt, wodurch die globale Konsolidierung erreicht wurde.
ATPI hat es uns ermöglicht, die Werte von Airswift auf globaler Ebene mit dem Reiseprogramm in Einklang zu bringen – Transparenz bei Reisegeschäften zu schaffen, Innovationen durch Technologielösungen voranzutreiben und vor allem die Sicherheit unserer Mitarbeiter und Auftragnehmer zu gewährleisten. Begleitet wurde dies durch die ständige Unterstützung des ATPI Account Management Teams aus der ganzen Welt bei jedem Schritt.
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