Eine Reise von A nach B und zurück zu buchen, ist eine überschaubare Aufgabe, aber was ist, wenn mehrere Reisende von D, H und K nach A fliegen müssen? Und dann zurück nach Y reisen? Wir haben die Expertise eines Geschäftsreiseexperten eingeholt, der seit über 18 Jahren komplexe Geschäftsreisen bucht. In diesem kurzen Leitfaden teilen sie alles, was Sie wissen müssen, um einen reibungslosen und stressfreien Buchungsprozess aufrechtzuerhalten.
Was ist die komplexeste Geschäftsreise oder Route, die Sie je gebucht haben?
„Ich erledige mehr als 200 Buchungen pro Monat, daher begegnen mir viele verschiedene Reisen und Routen. Es klingt verrückt, aber manchmal sind es die einfachsten Routen, die die komplizierten Herausforderungen darstellen. Es hat mit dem Gesamtpaket zu tun: eine Flugroute, ein interessanter Tarif, knappe Einsparungen und die Herausforderung, die Bedürfnisse des Reisenden so weit wie möglich zu erfüllen. Natürlich gibt es Routen, die viel Kreativität erfordern, aber ich sehe es immer als Herausforderung, das Rätsel so gut wie möglich zu lösen. Manchmal stoße ich auch auf spezielle Gepäckanfragen, zum Beispiel Gepäck von Seeleuten oder Instrumente und Ausrüstung für Künstler oder Fotografen.“
Was ist der Trick bei der Buchung komplexer Geschäftsreisen?
„Der Trick besteht darin, kreative und „ausgefallene“ Lösungen zu finden. Wir nutzen beispielsweise spezielle Tarife, die für ATPI Corporate Travel gelten, Partnerschaften zwischen Fluggesellschaften – und natürlich unser eigenes internes Fachwissen. Selbst ich weiß nicht alles, daher bin ich dankbar, dass ich unser Kompetenzzentrum nutzen kann, das beispielsweise die Route aus einer anderen Perspektive betrachtet und so noch kreativere Lösungen findet. Die sich ständig ändernden Märkte, Tarife und Bedingungen zwingen uns, immer weiter zu suchen und zu innovieren, um immer wieder die besten Lösungen zu finden. Und das tun wir mit Freude. Was gestern noch möglich war, könnte heute schon der Vergangenheit angehören.“
Wie stellen Sie sicher, dass eine komplexe Buchung fehlerfrei ist?
„Der Verweis auf das Angebot verdeutlicht, wie die gewünschte Reise aussehen wird. Dies ist eine sehr wichtige Phase, in der man so viel wie möglich über die spezifischen Bedürfnisse des Reisenden und das, wonach man suchen muss, erfahren kann. Wenn Sie nicht die richtigen Fragen stellen, werden Sie definitiv Fehler machen. Darüber hinaus suchen wir immer nach einer Alternative, um Kosten und/oder Zeit zu sparen. Indem wir die Expertise in unserem Unternehmen nutzen, beziehen wir deren Kreativität und zusätzliche Sorgfalt direkt ein, um so fehlerfrei wie möglich zu arbeiten. Zudem ermöglicht uns die Technologie den Zugriff auf automatisierte Kontrollen, die Suchvorgänge noch genauer als Menschen durchführen.“
Die Bedürfnisse der Reisenden ändern sich. Was haben Sie hier bemerkt?
„Die Bedürfnisse der Reisenden ändern sich ständig, manche mehr als andere. Von der Frage, ob man mit einer bestimmten Fluggesellschaft fliegen möchte, über eine Nussallergie bis hin zum Wunsch, immer auf der linken Seite des Ganges zu sitzen. Diese Säulen leiten uns zum Idealbild, wie der Reisende die Reise erleben wird. Reisende sind auch unabhängiger geworden. Sie wissen genau, was sie wollen, und sind sich auch sicher, was sie nicht wollen. Die Suche nach der besten Lösung im Internet gehört mittlerweile auch dazu. Da viele Websites Stunt-Marketing betreiben, ist es für uns eine Herausforderung, dasselbe zu tun oder sogar ein besseres Reiseangebot zu unterbreiten.“
Welche Eigenschaften braucht man als Geschäftsreisebucher?
„Kommunikationsfähigkeiten sind sehr wichtig. Sich gegenseitig verstehen. Dies gilt für die Beziehung zwischen dem Geschäftsreisebüro und dem Bucher (meist die Sekretärin, manchmal aber auch der Reisende). Die Zusammenarbeit ermöglicht es, ein Bild davon zu entwickeln, wonach der Reisende sucht. Kreativität ist eine Eigenschaft, die zusammen mit Produktkenntnissen zu den besten Ergebnissen führen kann. Schnelligkeit ist gut, aber Qualität ist besser. Die Genauigkeit des Berufs führt zu zufriedenen Reisenden, die es wagen, ihre Bedürfnisse und Anfragen an die Experten des Geschäftsreisebüros auszulagern.“
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