Reisebyrå vs. travel management-selskap: viktige forskjeller og hvordan velge

I Corporate Travel-verdenen er det essensielt å forstå forskjellen mellom et reisebyrå og et Travel Management Company (TMC). Selv om begge hjelper med reisebestillinger, tilbyr et TMC et mer omfattende utvalg av tjenester skreddersydd for forretningsbehov. Denne artikkelen ser på forskjellene mellom et reisebyrå og et Travel Management Company, og fremhever de unike fordelene med et TMC, spesielt for bransjer som energi hvor logistikk og risikostyring er avgjørende.

Reisebyrå vs. travel management-selskap: En grundig sammenligning

Reisebyrå:

• Fokus: Primært på fritidsreiser eller enkle forretningsreiser, håndtering av individuelle bestillinger.
• Tjenester: Tilbyr bestillingstjenester for fly, hotell, leiebil og andre reisekomponenter etter behov.
• Kostnadsstyring: Begrenset mulighet til å forhandle spesielle priser eller implementere langsiktige kostnadsbesparende strategier.
• Support: Tilbyr grunnleggende support, typisk i kontortiden. Nødsupport er kanskje ikke tilgjengelig døgnet rundt.
• Teknologi: Mangler generelt avanserte reisestyringsverktøy og systemer, og er avhengig av grunnleggende bestillingsplattformer.
• Eksempel på brukstilfelle: Et reisebyrå kan være riktig valg for en småbedriftseier som bestiller sporadiske reiser.

Travel management-selskap (TMC):

• Fokus: Omfattende reiseløsninger for bedrifter, inkludert komplekse og høyrisiko reisescenarier.
• Tjenester: Tilbyr helhetlig reisestyring, inkludert bestilling, logistikk, kostnadskontroll, risikostyring, etterlevelse og bærekraft.
• Kostnadsstyring: Implementerer strategier for å kontrollere og redusere reisekostnader gjennom forhandlede priser, budsjetteringsverktøy og utgiftssporing. De kan gi detaljert utgiftsrapportering.
• Support: Tilbyr 24/7/365 support, som sikrer assistanse til enhver tid, hvor som helst i verden.
• Teknologi: Bruker avanserte reisestyringssystemer og mobile løsninger for sanntidsdata, strømlinjeformet bestilling og en forbedret reiseopplevelse. Disse verktøyene kan integreres med bedriftssystemer for sømløs drift.
• Eksempel på brukstilfelle: Et TMC er ideelt for et stort selskap med komplekse reisebehov, inkludert internasjonal reising, flere reisende og høyrisiko destinasjoner.

Typiske kunder hos et reisebyrå vs. et travel management-selskap

Typiske kunder hos et reisebyrå:

• Fritidsreisende: Enkeltpersoner eller familier som planlegger ferier eller private reiser. De kan trenge hjelp med fly, hotell og turpakker.
• Småbedriftseiere: Små bedrifter eller gründere som reiser av og til for møter eller konferanser. De trenger ofte grunnleggende bestillingstjenester uten kompleksiteten ved å administrere et større reiseprogram.
• Prisbevisste reisende: Personer som ser etter kostnadseffektive reisealternativer, hvor hovedfokuset er på å finne de beste tilbudene på fly og overnatting.
• Sporadiske forretningsreisende: Selskaper med minimale reisebehov som ikke trenger hele spekteret av tjenester som tilbys av et TMC, som strategisk planlegging eller risikostyring.

Typiske kunder hos et travel management-selskap (TMC):

• Store selskaper: Bedrifter med hyppige og komplekse reisebehov, inkludert internasjonal reising, store team og reiser til høyrisiko destinasjoner. De krever omfattende tjenester som risikostyring, policy-etterlevelse og kostnadskontroll.
• Energi- og marinesektoren: Virksomheter som opererer i utfordrende miljøer, som offshore-rigger eller avsidesliggende steder, hvor reiser krever nøye planlegging, sikkerhetsvurderinger og 24/7 support.
• Offentlige og ikke-statlige organisasjoner (NGO-er): Enheter som ofte krever reiser til ulike steder, noen ganger under utfordrende omstendigheter. De trenger tjenester som reisendesporing og sikkerhetsassistanse.
• Selskaper med fokus på kostnadsstyring: Organisasjoner som ønsker å implementere kostnadsbesparende strategier og krever detaljert rapportering og utgiftssporing for å optimalisere reiseutgiftene.
• Bedrifter som søker bærekraftige reiseløsninger: Selskaper som har fokus på samfunnsansvar (CSR) og trenger et TMC som kan hjelpe med å implementere bærekraftige reisepraksiser og rapportere om reduksjon av karbonavtrykk.

Hva gjør et travel management-selskap (TMC)?

Et TMC tilbyr en helhetlig tilnærming til styring av forretningsreiser. Her er en detaljert oversikt over nøkkeltjenestene som tilbys av et TMC som ATPI:

• Strategisk planlegging og rådgivning: Samarbeider med bedrifter for å utvikle skreddersydde reisepolicyer og strategier som er i tråd med bedriftens mål og budsjetter. Dette inkluderer oppsett av reisegodkjenningsprosesser og protokoller for reisendes sikkerhet.
• Omfattende bestillingstjenester: Administrerer alle aspekter ved reisearrangementer, inkludert fly, hotell, bakketransport og visum. TMC-er har ofte tilgang til eksklusive priser og kan tilby kunder et bredt utvalg av alternativer.
• Kostnadskontroll og besparelser: Utnytter bransjepartnerskap for å sikre fordelaktige priser, implementere kostnadsbesparende strategier og gi detaljert utgiftsrapportering. TMC-er bruker ofte teknologi for å spore og rapportere reiseutgifter, og identifiserer områder for besparelser.
• Risikostyring og sikkerhet: Gjennomfører grundige risikovurderinger, gir sanntids reisevarsler og tilbyr nødresponsstjenester for å sikre reisendes sikkerhet. Dette inkluderer håndtering av reiser til høyrisiko destinasjoner og støtte i nødsituasjoner.
• Teknologiintegrasjon: Bruker avanserte reisestyringssystemer og mobile løsninger for å effektivisere bestillingsprosesser, gi sanntidsoppdateringer og forbedre den generelle reiseopplevelsen. Funksjoner kan inkludere online bestillingsverktøy, reisendesporing og automatisert rapportering.
• Bærekraft og etterlevelse: Hjelper kunder med å møte regulatoriske krav og samfunnsansvarsmål gjennom bærekraftige reisepraksiser og etterlevelsesstyring. Dette inkluderer rapportering om karbonavtrykk og anbefalinger om miljøvennlige reisealternativer.

Reisestyring forklart

Reisestyring innebærer strategisk planlegging, organisering og overvåking av et selskaps reiseaktiviteter. Det omfatter et bredt spekter av tjenester, inkludert:

• Policyutvikling: Etablering av reisepolicyer som styrer ansattes reiseadferd, kontrollerer kostnader og sikrer etterlevelse av forskrifter. En veldefinert reisepolicy hjelper med å effektivisere bestillingsprosessen og gir klarhet i tillatte utgifter.
• Bestilling og logistikk: Koordinering av reisearrangementer for å sikre effektivitet, kostnadseffektivitet og reisendes bekvemmelighet. Dette innebærer håndtering av komplekse reiseruter og sikring av etterlevelse av selskapets reisepolicyer.
• Utgiftsstyring: Sporing og styring av reiseutgifter for å maksimere kostnadsbesparelser og opprettholde budsjettkontroll. TMC-er kan gi detaljert analyse og rapportering, som gir innsikt i reiseutgifter og hjelper med å identifisere muligheter for kostnadsbesparelser.
• Risiko- og sikkerhetsstyring: Identifisering av potensielle risikoer, støtte til reisende i høyrisikoområder og sikring av etterlevelse av helse- og sikkerhetsforskrifter. Dette inkluderer reisendesporing og proaktiv kommunikasjon i nødsituasjoner.
• Dataanalyse og rapportering: Innsamling og analyse av reisedata for å optimalisere reiseprogrammer, forbedre policy-etterlevelse og forbedre beslutningstaking. Datainnsikt kan hjelpe med å identifisere trender, forbedringsområder og muligheter for forhandling med leverandører.

Valg mellom et reisebyrå og et TMC

Når du skal bestemme om du skal bruke et reisebyrå eller et Travel Management Company, vurder følgende faktorer:

• Bedriftsstørrelse og kompleksitet: Hvis selskapet ditt har komplekse reisebehov, som hyppige internasjonale reiser eller reiser til høyrisikoområder, er et TMC sannsynligvis mer egnet.
• Behov for kostnadskontroll: TMC-er er bedre rustet til å implementere kostnadsbesparende strategier og gi detaljert utgiftssporing.
• Supportkrav: For selskaper som krever 24/7 support og risikostyringstjenester, tilbyr et TMC en mer robust løsning.
• Teknologiintegrasjon: TMC-er tilbyr avanserte teknologiløsninger som kan integreres med eksisterende systemer for bedre reisestyring og rapportering.

Hvorfor velge ATPI som ditt TMC?

ATPI utmerker seg som et ledende Travel Management Company med spesialisert ekspertise i sektorer som energi, hvor kompleks logistikk, høyrisiko destinasjoner og bærekraft er nøkkelhensyn. Her er hvorfor ATPI er det foretrukne valget for bedrifter:

• Ekspertise innen komplekse reiser: Vi spesialiserer oss på å administrere reiser til avsidesliggende steder, offshore-rigger og høyrisikoregioner, og tilbyr skreddersydde løsninger som adresserer de unike utfordringene i disse miljøene.
• 24/7/365 support: Vår døgnkontinuerlige support sikrer at reisende har tilgang til assistanse når som helst, hvor som helst i verden, noe som gir trygghet og sikrer sikkerhet.
• Avansert teknologi: Våre state-of-the-art reisestyringssystemer og mobile løsninger effektiviserer bestillingsprosesser, gir sanntidsdata og forbedrer reiseopplevelsen.
• Bærekraftforpliktelse: ATPI er forpliktet til å fremme bærekraftige reisepraksiser, og hjelper kunder med å redusere sin miljøpåvirkning og nå sine CSR-mål.
• Omfattende tjenester: Fra strategisk planlegging og kostnadskontroll til risikostyring og etterlevelse, tilbyr vi helhetlige reisestyringstjenester som forbedrer effektivitet, sikkerhet og besparelser.

Mens reisebyråer tilbyr grunnleggende bestillingstjenester, tilbyr et Travel Management Company som ATPI et omfattende utvalg av tjenester som går utover enkle reservasjoner. Ved å administrere alle aspekter ved forretningsreiser – fra strategisk planlegging og kostnadskontroll til sikkerhet og etterlevelse – sikrer et TMC en sømløs, trygg og effektiv reiseopplevelse. Hvis selskapet ditt søker en partner for å håndtere komplekse reisebehov, spesielt i høyrisiko- og avsidesliggende områder, kontakt ATPI i dag for å lære hvordan vi kan støtte dine reisestyringsmål.