Maksimering av kostnadsbesparelser – reis smartere og administrer reiseprogrammet ditt effektivt

Under Direct ATPI og ATPI Corporate Travel tilbyr vi skreddersydde løsninger for bedrifter globalt, som reduserer kostnader og gir verdifull innsikt i deres reiseprogram.

Forretningsreiser er avgjørende for selskaper som bygger klientrelasjoner og utvider virksomheten. Imidlertid kan budsjettstyring for Corporate Travel være utfordrende når man skal balansere kostnadskontroll, ansattopplevelse og programlekkasje. Bedrifter kan redusere utgifter til forretningsreiser og gjennomsnittlig reisekostnad, samtidig som de opprettholder bekvemmelighet ved å implementere strategiske retningslinjer, utnytte teknologi og benytte seg av ekspertise innen reiseadministrasjon.

Selv om bestilling i god tid og fleksibilitet med datoer og tidspunkter gir de største kostnadsbesparelsene totalt sett, er vårt team av Direct ATPIs prisbelønte Global Partnership Managers eksperter på å sikre at bedrifter får de beste tilbudene på sine forretningsreiser. Her er seks velprøvde strategier for kostnadsbesparelser ved forretningsreiser for å sikre kostnadseffektivitet uten å ofre en smidig reiseopplevelse.

1. Bruk regionale flyplasser

Regionale flyplasser gir fantastisk valuta for pengene – ofte med den ekstra fordelen av færre køer. Reisende og reiseansvarlige bør vurdere Liverpool fremfor Manchester, eller Stansted fremfor Heathrow for ekstra besparelser. Det er alltid verdt å sjekke hva kostnadsforskjellen kan være” – Sam Davies, ATPI Director of Corporate Partnerships.

2. Sørg for at reisende bestiller innenfor policy og gjennom de riktige kanalene

Selv om dette høres åpenbart ut, er det alltid et flott sted å starte, da «programlekkasje», hvor reisende bestiller utenfor policy eller direkte gjennom leverandører, skaper problemer når man ser på kostnadsbesparelser, ettersom disse bestillingene ofte ikke blir registrert, noe som gjør det vanskelig å nøyaktig spore totalforbruket når det er på tide å reforhandle rompriser for det følgende året. Uten en klar oversikt kan hotellet tro at utgiftene til forretningsreiser har gått ned sammenlignet med året før, noe som potensielt kan føre til høyere priser.

I tillegg spores ikke bestillinger gjort på denne måten av omsorgspliktleverandører, noe som kan kompromittere sikkerheten og velferden til ansatte under reise. For å sikre åpenhet og bedre forhandlede priser er det viktig å foreta alle hotellbestillinger gjennom de offisielle kanalene, din TMC eller OBT, og følge foretrukne programretningslinjer. – Shirley-Ann Soar, Global Partnerships Manager

3. Implementer et verktøy for reise godkjenning (TAS) for å bidra til kostnadskontroll

Hvis du kan implementere et godkjenningsverktøy for forretningsreiser, kan du sikre at policyen overholdes og raskt drive atferdsendring fra dine reisende og begrense kostnadene. Hos Direct ATPI har vi bygget vårt eget verktøy for å effektivisere godkjenninger for våre kunder på en enkel og effektiv måte. Dette vil betydelig bidra til kostnadsbesparelser og sikre at reisende bestiller innenfor de anbefalte parametrene. Selvfølgelig er det rom for unntak, og å ha godkjenning på leder- eller regionalt nivå vil også fjerne byrden fra reiseansvarlig. – Nick Brockbank, Global Partnerships Manager

4. Vit hva som skjer i organisasjonen din

Møt regelmessig med sentrale interessenter for å forstå hvilke nye prosjekter som er på veikartet og som vil påvirke reiseprogrammet. For eksempel, hvis salgsteamet nettopp har vunnet en ny kunde, noe som vil føre til en økning i forretningsreiser til en bestemt destinasjon, vil det å vite dette på forhånd gi tid til å forhandle frem viktige leverandørrabatter på foretrukne lokale hoteller og de beste flyrabattene og ruteavtalene.

Vi ser ofte en økning i tall, men forstår først hvorfor etterpå, noe som er for sent til å forhandle rabatter, så vær proaktiv. Du kan også sende ut kvartalsvise påminnelser om å bestille reiser for de kommende månedene med en lenke til din TravelHub, eller detaljer for å ringe. Gjør det så enkelt som mulig for dine reisende å bestille på forhånd og holde seg innenfor policyen. – Gemma Spooner, Global Partnerships Manager

5. Arbeid med leverandørene dine gjennom hele året

Å ha åpen kommunikasjon med din TMC og leverandører er avgjørende for din strategi for kostnadsbesparelser ved forretningsreiser. La dem få vite dine mål og krav slik at de kan samarbeide med deg (og få deg til å se bra ut for dine interessenter!). Insentiver, tilleggsopplæring, mer omfattende ruteavtaler eller myke fordeler er nøkkelen til besparelser og fordeler, så engasjer dem i programmet ditt. I tillegg kan de vise deg kostnadsbesparelsene eller kostnadsunngåelsen de har bidratt med, noe som viser deres verdi og sparer deg for arbeid! Reiseansvarlige er travlere enn noensinne, som med de fleste ting, «det krever en landsby», så bruk dem. – Liz Brown, Global Partnerships Manager

6. Planlegg effektivt og utnytt belønninger

Fremhev dine foretrukne flyselskaper og hoteller, og sørg for at reisende melder seg på deres lojalitetsprogrammer og utnytter leverandørens Corporate Travel-belønninger mens de holder seg innenfor reisepolicyen. Ved å gjøre dette vil det ikke bare oppmuntre dem til å bestille foretrukne leverandører, men de kan også samle belønninger raskere og motta gratis oppgraderinger samtidig som kostnadene for publiserte fly- eller hotellpriser reduseres.

Følg nøye med på når disse utløper, og sikt på å innløse dem på ruter som ofte har høyere priser for å maksimere besparelsene for din virksomhet også. Dette er gjensidig fordelaktig for både dine reisende og leverandører. I tillegg, hvis du er en stor organisasjon, kan du til og med sjekke om dine foretrukne leverandører vil gi ytterligere insentiver til dine reisende for å sikre lojalitet til programmet ditt. Det er alltid verdt å spørre, og det bidrar til å sikre at reisende bestiller gjennom de riktige kanalene i stedet for å gå direkte. – Dan Seymour, Global Partnerships Manager

Oppnå reisebesparelser uten å kompromittere kvaliteten

Implementering av strategier for kostnadsbesparelser ved forretningsreiser innenfor reiseprogrammet ditt er avgjørende for å maksimere avkastningen samtidig som reisendes tilfredshet opprettholdes. Selskaper kan betydelig redusere reiseutgifter uten å kompromittere kvaliteten ved å sikre policyoverholdelse, implementere godkjenningsverktøy, opprettholde proaktive leverandørrelasjoner og utdanne reisende. De mest vellykkede reiseprogrammene balanserer kostnadskontroll med reiseopplevelse, og utnytter teknologi og ekspertise innen reiseadministrasjon for å oppnå optimale resultater.

Et nært samarbeid med ditt Travel Management Company gir tilgang til verdifull innsikt og bedre priser skreddersydd for organisasjonens unike krav. Husk at optimalisering av reiseprogrammet krever regelmessig vurdering. Hvis bedrifter tar i bruk disse velprøvde strategiene samtidig som de opprettholder åpen kommunikasjon med interessenter og leverandører, kan de oppnå betydelige besparelser på Corporate Travel samtidig som de oppfyller omsorgspliktforpliktelser og støtter reisende i dagens konkurransepregede forretningsmiljø.

For å finne ut mer om vårt bedriftsteam og hvordan vi kan hjelpe deg, besøk: https://www.atpi.com/contact-us/