Levere sikkerhet i usikkerhet: Håndtering av arrangementslogistikk for et globalt moteevent under ekstreme værforhold

Når nesten 2000 hotellovernattinger, dusinvis av internasjonale gjester og en by lammet av kraftig snøfall, handler gjennomføringen av arrangementet mindre om perfekt planlegging og mer om tilpasningsevne, teamarbeid og tillit. For andre år på rad var Rogier Bosscha, prosjektleder i ATPI Benelux, ansvarlig for det årlige partnerarrangementet til et globalt motemerke i Amsterdam. Arrangementet samler viktige globale partnere og ansatte i moteselskapet for presentasjon av kommende kolleksjoner. I år var imidlertid forholdene alt annet enn rutinemessige. «I denne skalaen er forberedelse alt,» sier Rogier. «Et arrangement som dette krever omtrent seks måneders detaljert planlegging. Du kartlegger hver oppgave, hvert ansvar og hvert mulige scenario, men du kan aldri forutsi værforholdene.»

Planlegging for skala og det uventede

Tallene alene illustrerer kompleksiteten: nesten 2000 hotellovernattinger fordelt på tre Amsterdam-hoteller, tolv ATPI-ansatte på stedet, og på det meste opptil 85 private sjåfører som opererer Mercedes S-Klasse, V-Klasse og Sprinter-biler for å transportere gjester trygt over hele byen. Værforstyrrelser hadde selvfølgelig blitt inkludert i planleggingsscenariene. To måneder før arrangementet hadde teamet allerede sikret seg 250 kilo med tine-salt for å sikre trygg tilgang til arenaer. «Vi forbereder oss alltid på dårlig vær,» sier Rogier. «Det vi ikke forventet var at situasjonen skulle bli så ekstrem at tog, busser, metrolinjer og til og med fly skulle stoppe nesten fullstendig over hele Nederland.»

Når planer møter virkeligheten

Den første store utfordringen dukket opp på dag én. Offentlig transport hadde stoppet opp, og hindret flere ATPI-teammedlemmer som bodde utenfor Amsterdam i å nå byen. «Vi måtte gire om umiddelbart,» sier Rogier. «Amsterdam-baserte kolleger hoppet bokstavelig talt på syklene sine for å komme seg på stedet, mens vi for andre arrangerte direkte henting gjennom våre transportpartnere. Det var et tydelig øyeblikk hvor fleksibilitet betydde mer enn struktur.» Da det ble klart at været ikke ville bedre seg, jobbet ATPI tett med klienten, leverandører og partnere for å justere planen. En av de største utfordringene var å få strandede gjester til Amsterdam. Mange internasjonale deltakere var strandet utenfor Nederland, spesielt i Belgia og Tyskland. «Hovedspørsmålet ble: hvordan får vi fortsatt alle til Amsterdam, så trygt og sømløst som mulig?»

Tilpasse logistikken i sanntid

Basert på erfaring fra store internasjonale arrangementer, stolte Rogier og teamet på sine pålitelige leverandører. «Vi har jobbet med mange av våre leverandører i årevis. Den tilliten utgjør en stor forskjell når du trenger å handle raskt og besluttsomt.» Løsningen innebar å arrangere dusinvis av internasjonale overføringer fra byer som Berlin, Brussel, Düsseldorf og Charleroi. Avhengig av gruppestørrelse og hastverk, varierte transporten fra Mercedes minivans og Sprintere til fulle 53-seters busser. «Selv med erfaring og sterke leverandørpartnerskap, var det fortsatt et av de mest utfordrende arrangementene jeg noen gang har administrert,» innrømmer Rogier. «Men det gjorde det også til et av de mest givende.»

En ekte laginnsats

Etter hvert som uken gikk, fortsatte presset å bygge seg opp. E-posttrafikken økte fra et gjennomsnitt på fem meldinger i timen til topper på rundt seksti, drevet av kanselleringer, omrutingforespørsler og endringer i siste liten. ATPI svarte med å styrke både støtte på stedet og back-office-kapasitet for å holde servicenivået høyt gjennom hele arrangementet. «Dette arrangementet var en ekte laginnsats,» sier Rogier. «Folk la ned lange timer, holdt seg fleksible og fokuserte på å finne løsninger. Uten den forpliktelsen ville det rett og slett ikke ha fungert.»

Ser fremover

Når jeg ser tilbake, står én følelse over alle andre: stolthet. «Jeg er utrolig stolt av teamet og måten vi jobbet sammen med våre leverandører på,» sier Rogier. «Dette arrangementet viste at forberedelse betyr noe, men like viktig, at du må stole på folkene dine og være klar for alt.» Med neste klients Partner Event allerede i sikte, har opplevelsen bare styrket selvtilliten fremover. «Om noe,» legger Rogier til, «har denne utgaven gjort oss enda mer forberedt på det som ligger foran oss.»