Hvordan gruveorganisasjoner kan teste reiseprogrammet sitt for verdi

Til tross for at reiser er en av de største belastningene på budsjett og ressurser, kan de i stor grad gå ubemerket hen i gruveindustriens daglige drift – inntil noe går galt.

Når reiseplaner går i vasken og FIFO-ansatte kommer for sent til anlegget, blir prosjekter forsinket. Det som burde være en sømløs del av logistikken, blir plutselig en stor kilde til stress, frustrasjon og utgifter.

Kostnad er kritisk for gruvesektoren. Ønsket om å se en reduksjon i reiseutgifter er en av de viktigste motivasjonene bak mange gruveorganisasjoners beslutning om å samarbeide med et reisebyråselskap (TMC). Mange gruveorganisasjoner har imidlertid oppdaget at lav kostnad ikke nødvendigvis er ensbetydende med høy verdi, og har lært på den harde måten at et vellykket reiseprogram krever en delikat balanse mellom kostnad og prosesseffektivitet.

Når en ny reisepartner er implementert og rullet ut i hele organisasjonen, hvordan kan du være sikker på at du fortsetter å få mest mulig verdi ut av reiseprogrammet ditt?

Ekspertene hos ATPI Mining Travel har utarbeidet denne korte veiledningen, som diskuterer nøkkelpunktene for å sikre at gruveorganisasjonen din får best mulig verdi.

Nøkkelen til å få verdi fra reiseprogrammet ditt

Et fleksibelt reiseprogram er essensielt hvis gruveorganisasjoner skal oppnå sine bredere forretningsmål og få mest mulig verdi fra sitt TMC. Men hva betyr fleksibilitet egentlig innen gruvesektoren?

Forholdene i gruveindustrien er utsatt for endringer, ettersom de best lagte planer er underlagt politisk innflytelse, ekstremvær, uforutsette situasjoner og, selvfølgelig, globale pandemier. Derfor refererer fleksibilitet til evnen til å reagere raskt på disse endringene med minimal innvirkning på produktivitet og kostnad.

Å få en reisende om bord på et fly er én ting. Men det er mange prosesser og forskrifter «bak kulissene» rundt anleggstillatelser, sertifiseringer og reisevisa som må tas i betraktning. Å håndtere disse krever et annet nivå av ekspertise for å sikre fleksibilitet og nøyaktighet i reiseprogrammet.

Et ufleksibelt reiseprogram kan medføre uventede kostnader, både i produktivitet, effektivitet og reiseutgifter. For eksempel kan et program som prioriterer de billigst mulige billettene fremfor alt annet, ende opp med å betale mer totalt sett på grunn av gebyrer som påløper når reiseruter må endres.

Et virkelig fleksibelt reiseprogram bør inkludere:

Global billettsøking

Å samarbeide med en reiseleverandør som kan søke etter internasjonale billetter globalt, gir den beste sjansen for å sikre mer fordelaktige priser.

Ved å engasjere seg med en reiseledelsesekspert som kan utnytte sin globale kjøpekraft, kan gruveorganisasjoner få tilgang til et bredt utvalg av billetter. Et TMC med globale kontorer som betjener et bredt spekter av lokasjoner, kan tilby de beste lokalt prisede billettene, uavhengig av hvor bestillingen kommer fra. Ditt TMC bør også ha sterke globale leverandørforhold, ekspertise innen flybillettkontrakter og benchmarking.

De totale reisekostnadene

Å forstå de totale kostnadene for organisasjonens reiser vil muliggjøre mer nøyaktig rapportering og budsjettering. Det kan imidlertid være utfordrende å samle denne informasjonen hvis organisasjonen din er avhengig av ulike systemer og prosesser når det gjelder å administrere reiser for FIFO-arbeidere.

Å finne systemer for arbeidsflytadministrasjon og reisebestilling som integreres med personaladministrasjon, lønn, HR og utgiftsverktøy, vil gjøre det enklere å rapportere om de totale reisekostnadene. Med tilgang til denne typen data vil organisasjonen din være bedre informert og best posisjonert til å identifisere områder for å forbedre fleksibiliteten til lavest mulig kostnad.

Rapportering og analyse

Å forstå hvordan organisasjonen din reiser i dag, er den beste måten å forutsi hvordan den vil reise i fremtiden.

Det er en enorm mengde data involvert i reisene til FIFO-arbeidere – alt dette må være lett tilgjengelig for strategisk planlegging og kostnadsbesparende initiativer. Å generere interne rapporter om alle aspekter av reiselivssyklusen, inkludert måltider og bakketransportkostnader, gir virksomheten din større kontroll over tid og utgifter.