«Etterspørselen etter gruppeflyvninger for bedrifter har vokst i flere år.» Team reiser oftere sammen på arrangementer, insentivreiser og internasjonale møter. Overfladisk sett høres det greit ut. I virkeligheten har organisering av gruppeflyvninger blitt en av de mest komplekse delene av reisen.
«Det er enklere enn noen gang å bestille en individuell billett,» sier Delina Keijzer, Senior Project Manager Group Travel i ATPI. «Men så snart du har å gjøre med ti eller flere reisende, spiller du etter et helt annet regelsett.»
Flyselskaper behandler gruppebestillinger som et separat marked. «I det øyeblikket ti seter er blokkert, øker den kommersielle risikoen for et flyselskap,» forklarer Delina. «Det er derfor du ser høyere priser, strengere vilkår og begrenset tilgjengelighet, selv når den samme flyvningen fortsatt viser mange ledige seter på nettet.» Korte opsjonsperioder, tidlige navnefrister og varierende flyselskapspolicyer bidrar bare til presset, spesielt for organisasjoner som ikke administrerer gruppereiser regelmessig.
Det er også her mange selskaper undervurderer virkningen. «Det som ser ut som en enkel flybestilling, blir raskt et logistisk puslespill,» sier Delina. «Flyvninger må stemme perfekt overens med transport, hoteller, møteplaner og programmer på stedet. En liten endring kan ha en effekt på hele turen.»
Denne sårbarheten er det som gjør gruppereiser så følsomme for forstyrrelser. En forsinket eller kansellert flyvning påvirker ikke bare én reisende, den påvirker alle. Som Delina sier: «Kunder forteller oss ofte: ‘Vi ønsker sikkerhet, ikke telefoner sent på kvelden fordi en flyvning har endret seg.’ Og det er fullt forståelig.»
Hos ATPI jobber gruppereisespesialister i flyselskapenes gruppesystemer hver dag, på tvers av lavprisselskaper med strenge betalingsbetingelser og fullserviceselskaper med strengt kontrollert gruppekapasitet. «Det handler om å vite hvor fleksibiliteten fortsatt eksisterer, hvor den ikke gjør det, og hvordan man kan håndtere risikoen uten å miste det store bildet av syne,» sier Delina.
Ettersom flyselskapenes gruppepolicyer fortsetter å strammes inn, blir struktur og forutsigbarhet de virkelige suksessfaktorene innen gruppereiser. Ikke for å overforenkle en kompleks prosess, men for å gjøre den gjennomførbar. Og til syvende og sist, for å sikre at team ankommer sammen, i tide, og kan fokusere på det de kom for å gjøre.
Skip to content
