Med kontorer på alle fem kontinenter og sterke relasjoner med uavhengige firmaer i Europa, Midtøsten og Latin-Amerika, gir vår klient råd til en variert blanding av klienter, fra Fortune 100- og FTSE 100-selskaper til nye selskaper og fra enkeltpersoner til lokale og nasjonale myndigheter. ATPI Corporate Travelbegynte å jobbe med de britiske kontorene til dette advokatfirmaet tidlig i 2010.
Utfordringen
Advokatfirmaet hadde brukt et av de fire største reisebyråene (TMC) og et ledende hotellbestillingsbyrå for å dekke sine reisebehov. Men firmaet hadde blitt desillusjonert over tjenesten de mottok.
TMC manglet en tydelig reisepolicy, og hadde derfor ingen kontroll over bestillinger. Prosessen var tungvint, og innebar å fylle ut et reiseskjema og fakse eller ringe en tjenesteleverandør. Avvik til andre, ikke-godkjente TMC-er og nettbaserte bestillingssystemer var på 42 %, noe som førte til manglende overholdelse av retningslinjer, faktureringsfeil og problemer med risikostyring.
Advokatfirmaet ønsket å konsolidere sine forretningsreiser, kunne bestille online og motta mer effektiv ledelsesinformasjon (MI) for å hjelpe dem med å ta viktige reisebeslutninger og kontinuerlig forbedre prosesser.
Løsningen
For å oppfylle advokatfirmaets mål, fokuserte ATPI Corporate Travel på følgende:
Utvikle en online one-stop reise ‘butikk’ for brukere
Gi reelle besparelser gjennom bedre styring av muligheter
Forbedre påliteligheten til prosesser for fakturering, overholdelse og MI
Gi sektorspesifikk merverdi med ekstratjenester
Det nettbaserte bestillingsverktøyet gir en one-stop reisebutikk for brukere ved å inkludere et dashbord med enkel pålogging, et system for sporing av reisende, en tilbakemeldingsfunksjon, lenker til ATPI og relevante tredjepartstjenester, og forskjellige nivåer av reisepolicyadministrasjon og autorisasjon.
Det var også omfattende opplæring for alle brukere ved britiske kontorer, etterfulgt av økter for «Super Users» på hvert sted.
Ved å bytte til ATPI Corporate Travel oppnådde advokatfirmaet besparelser på mange områder. Å ha tilgang til et foretrukket hotellprogram økte overholdelsen og reduserte kostnadene. Den nye policyen eliminerte også fullt fleksible togbilletter og ga merkbare besparelser ved å bruke alternativet «enkelt
reise» med Evolvi-bestillingsverktøyet. Og som et resultat av å gjennomgå flyselskapenes bedriftsbonusprogrammer, utløp ikke lenger «miles», og bruken av belønninger ble administrert sentralt.
ATPI Corporate Travel så også behovet for forbedret MI-rapportering for firmaet, og utviklet tilpassede rapporter for å inkludere informasjon før reisen, fakturerbare og ikke-fakturerbare utgifter og data om karbonutslipp.
Ytterligere tjenester for advokatfirmaet inkluderer VIP-reiser for partnere, automatisert tildeling av saksnummer for fakturering, administrasjon av partnerkonferanser og et tilpasset arrangement- og møteprogram.
Resultatet
Fire måneder inn i kontrakten var bruken av online bestilling allerede høy. Det var like-for-like besparelser på 30 % og ikke-autorisert eller ikke-godkjent reisevirksomhet var eliminert.
I 2012 oppnådde advokatfirmaet fortsatt månedlige besparelser på flyreiser på 27 %, og 94 % av togreisene ble bestilt online. ATPI Corporate Travels forbedrede MI -rapportering betyr at firmaet kan sammenligne tall fra år til år og holde oversikt over bruksrater.
Vi kunne ikke vært mer fornøyde med ATPI Corporate Travels tjeneste. Å forholde seg til en enkelt, svært effektiv TMC har gitt oss forbedret MI og bedre online bestillingsverktøy.
Skip to content
