Med 447 utøvere klare til å reise til Lima, var utfordringen for ATPI Sports Travel satt…
Den kanadiske olympiske komité (COC) inngikk et partnerskap med ATPI Sports Events i 2017, med PyeongChang 2018 olympiske vinterleker som fant sted kort tid etter.
Lekene presenterte en stram tidsfrist og et sett med kompleks logistikk, men med ekspertise innen arrangement og reise tilbød ATPI Sports Events en løsning som kombinerte fullstendig håndtering av reise-, gjestfrihets- og billetttjenester, samt håndtering av COCs interessenters behov.
Kunnskapen ATPI Sports Events tilegnet seg under de olympiske vinterlekene gjorde det mulig for dem å ytterligere tilpasse en løsning som ville forsterke tillit og åpne kommunikasjonslinjer, klar for videre prosjekter som Lima 2019 Pan American Games og Tokyo 2020 olympiske leker.
Kunden
Den kanadiske olympiske komité (COC) leder oppnåelsen av Team Canadas pallsuksess og fremmer olympiske verdier over hele Canada. Uavhengig og hovedsakelig privatfinansiert leverer COC ressursene som Canadas eliteutøvere trenger for å prestere på sitt beste og gi alt hver dag. Ved å dele utøvernes historier inspirerer de alle kanadiere gjennom kraften i sport – 24 timer i døgnet, 7 dager i uken, 365 dager i året.
Utfordringen
Pan American Games er et stort sportsarrangement i Amerika hvor tusenvis av utøvere deltar i en rekke sporter. Konkurransen holdes blant utøvere fra nasjoner i Amerika hvert fjerde år.
Under Lima 2019 krevde det kanadiske Pan American-laget, bestående av 447 utøvere samt ytterligere støttende teammedlemmer, reise- og arrangementslogistikk. Det var imidlertid tre betydelige utfordringer å overvinne under prosjektet.
Reise for utøvere
Antallet utøvere som reiste til Pan American Games var større enn antallet som reiste til de olympiske leker, og derfor presenterte økt volum en utfordring i seg selv. I tillegg betydde konkurransens natur at kvalifiseringsplaner ga mindre tid for utøvere til å bli booket på et fly enn det som ville være tilrådelig for en typisk reisende.
Kommunikasjon av informasjon
På grunn av antallet personer som krevde reise, måtte fly- og settilgjengelighet oppdateres i sanntid for å unngå forvirring. Å definere prosedyrer og verktøy for å dele denne informasjonen på den mest effektive og nyttige måten var en prioritet.
Begrensede flyvninger
Pan American Games 2019 ble arrangert i Lima, Peru, noe som presenterte ytterligere utfordringer når det gjaldt å få kanadiske
utøvere til arrangementet. Flyvninger fra Canada til Lima var knappe, som demonstrert av den eneste daglige flyvningen tilgjengelig fra Toronto eller Montreal. Enhver utøver som reiste til lekene måtte dra østover for å ta flyet fra en av disse knutepunktene. Som ytterligere press på reiselogistikken tillot ikke Lima 2019-organiseringskomiteen at sporter kom inn i landsbyen før 5 dager før deres første konkurransedag og påla en avgangstid satt til 48 timer etter avslutningen av deres arrangement.
Løsningen
ATPI Sports Events første skritt for å legge til rette for smidig drift av å få utøvere til Lima 2019 Pan American Games var å bygge relasjoner med de nasjonale sportsorganisasjonenes (NSO) teamledere og bli kjent med deres spesifikke krav.
For å bygge disse relasjonene ble ATPI-konsulenter dedikert til en spesifikk sport, noe som sikret at COC dro nytte av en spesialisert tjeneste.
Håndtering av stramme tidsfrister
Å overvinne de drastisk forkortede leveringstidene krevde nøye planlegging fra ATPI Sports Events-konsulenter, hvor fleksibilitet viste seg å være nøkkelen til å sikre at alle utøvere kom til konkurransen til rett tid. ATPI-konsulenter koordinerte denne prosessen ved å arbeide tett med flyselskaper og COCs teamledere, og responderte umiddelbart når kvalifiseringsplaner ble publisert.
Deling av bookingsinformasjon og reiseplaner
Med mange personer på begge sider som krevde oppdatert flyinformasjon, var det essensielt for prosjektets suksess å finne riktig metode for å dele dette. ATPI Sports Events implementerte bruken av en personalisert programvare for å oppfylle sine leveranser. Programvaren viste et lager av tilgjengelige seter, klar til å bli brutt ned i setene som kreves for hver utøver eller lag. Disse ble deretter tildelt de reisende og kommunisert tilbake til ATPI-konsulenter, som kunne booke og dele informasjonen.
Programvaren holdt også en omfattende oversikt over all kommunikasjon gjort under bookingprosessen og tillot live rapportering av alle de reisendes data til å bli levert til COC og alle teamledere, med en online godkjenningsprosess før billettutstedelse.
Overvinning av logistiske utfordringer
Det begrensede antallet flyvninger fra Canada til Lima, kombinert med forutsetningen for at utøvere skulle ankomme fem dager før arrangementet og dra to dager etterpå, krevde streng planlegging. For å overvinne dette arbeidet ATPI Sports Events med det foretrukne flyselskapet for å blokkere et tilstrekkelig lager av seter fra hver gateway og organiserte tilførselflyvninger for å flytte utøvere fra hele Canada til knutepunktene Toronto eller Montreal slik at de kunne reise til Lima når det var nødvendig.
ATPI implementerte bruken av en personalisert programvare for å oppfylle sine leveranser
Resultatet
Det kanadiske panamerikanske lagets fokus var å skape det best mulige prestasjonsmiljøet for utøverne under konkurranse. Denne prosessen, som startet med reise, var en smidig, stressfri reise som tillot dem å holde fokus.
Som et resultat var lagets prestasjon under Lima 2019 en av deres beste noensinne, med laget som brakte hjem 35 gull-, 64 sølv- og 53 bronsemedaljer. ATPI er utrolig stolt av å ha spilt en støttende rolle.
Skip to content
