BBC Sport er en avdeling av BBC som leverer nasjonal sportsdekning for BBCs TV-, radio- og digitale tjenester. BBC Sports hovedbase er i MediaCity UK i Salford, England. De leverer dekning av et bredt spekter av idretter over et stort geografisk område, inkludert noen av verdens mest populære turneringer.
Omfanget av arrangementer og steder som BBC Sport dekker, betyr at de trenger varierte og ulike reiseordninger for alle aspekter av sportsproduksjon; fra forretningsmøter med sportsorganisasjoner og produksjonsbefaringer, til dekning av store sportsarrangementer. BBC Sports reiser arrangeres gjennom BBCs innkjøpsteam, som har foretrukne leverandører for innenlands og internasjonal reise.
Med FIFA verdensmesterskapet 2018 raskt nærmende seg, trengte BBC Sport en reiseleverandør for å støtte deres produksjon av turneringen. Etter en anbudsprosess (RFP) ble ATPI Sports Events tildelt kontrakten som offisiell reiseleverandør høsten 2016, gitt deres erfaring med å levere transport og logistikk for tidligere fotballturneringer og deres kunnskap om andre store sportsarrangementer i Russland, inkludert de olympiske og paralympiske lekene i Sotsji. Videre dro ATPI Sports Events også nytte av eksisterende og erfarne kontorer i Russland.
Med FIFA verdensmesterskapet 2018 raskt nærmende seg, trengte BBC Sport en reiseleverandør for å støtte deres produksjon av turneringen. Etter en anbudsprosess (RFP) ble ATPI Sports Events tildelt kontrakten som offisiell reiseleverandør høsten 2016, gitt deres erfaring med å levere transport og logistikk for tidligere fotballturneringer og deres kunnskap om andre store sportsarrangementer i Russland, inkludert de olympiske og paralympiske lekene i Sotsji. Videre dro ATPI Sports Events også nytte av eksisterende og erfarne kontorer i Russland.
Med FIFA verdensmesterskapet 2018 raskt nærmende seg, trengte BBC Sport en reiseleverandør for å støtte deres produksjon av turneringen. Etter en anbudsprosess (RFP) ble ATPI Sports Events tildelt kontrakten som offisiell reiseleverandør høsten 2016, gitt deres erfaring med å levere transport og logistikk for tidligere fotballturneringer og deres kunnskap om andre store sportsarrangementer i Russland, inkludert de olympiske og paralympiske lekene i Sotsji. Videre dro ATPI Sports Events også nytte av eksisterende og erfarne kontorer i Russland.
Utfordringen
FIFA verdensmesterskapet 2018 i Russland vil bli avholdt fra 14. juni til 15. juli 2018, med trettito nasjonale herrelag som deltar. Turneringen omfatter sekstifire kamper spilt på tolv arenaer i elleve byer. Selv om det store flertallet av kampene spilles i europeisk Russland, dekker stedene et bredt område.
Fra Kaliningrad i vest og Jekaterinburg i øst, St. Petersburg i nord og Sotsji i sør. Som mange store sportsarrangementer, byr Russland 2018 på logistiske utfordringer på grunn av for eksempel antall vertsbyer og vertsnasjonens enorme størrelse. Disse utfordringene kan også forsterkes av forskjeller i kultur og lingvistikk.
ATPI Sports Events erkjente at medieselskaper byr på egne utfordringer, da mange av de reisende er frilansere, og derfor er reiseinformasjonen deres ukjent frem til nærmere arrangementet. Enkelte BBC Sport-mannskapsmedlemmer vil kreve betydelig overvekt av bagasje som må tas hensyn til.
Løsningen
ATPI Sports Events begynte å forberede og nøye planlegge for det fireårige sportsarrangementet kort tid etter tildelingen. Et prosjektteam fra ATPI Sports Events ble etablert for å betjene teamet, bestående av fire personer; en teamleder, to forretningsreisekonsulenter og én gruppekonsulent. Prosjektteamet samarbeidet med ATPIs Moskva-kontor, lokale leverandører og flyselskaper for å få en grundig forståelse av hver av vertsbyene. Videre støttes teamet av vårt Moskva-kontor for bestilling av russiske togbilletter og deres lokale kunnskap. Som forberedelse til lekene reiste et medlem av det UK-baserte prosjektteamet til Russland på slutten av gruppespillet.
Grundig planlegging og et tett partnerskap er nøkkelen til suksess for prosjekter av denne størrelsen. Derfor møtes ATPI Sports Events- og BBC Sport-teamene til regelmessige møter for å sikre at alle reiseordninger er dekket og planlagt, inkludert reisealternativer og tilleggstjenester som vil bistå BBC Sport mens de er på stedet under arrangementet. Nøyaktig planlegging og fleksibilitet har gjort det mulig for ATPI Sports Events-teamet å tilpasse seg produksjonstidslinjen, for eksempel ved å sikre riktig bemanningsnivå ved hver store milepæl.
Grundig planlegging og et tett partnerskap er nøkkelen til suksess for prosjekter av denne størrelsen. Derfor møtes ATPI Sports Events- og BBC Sport-teamene til regelmessige møter for å sikre at alle reiseordninger er dekket og planlagt, inkludert reisealternativer og tilleggstjenester som vil bistå BBC Sport mens de er på stedet under arrangementet. Nøyaktig planlegging og fleksibilitet har gjort det mulig for ATPI Sports Events-teamet å tilpasse seg produksjonstidslinjen, for eksempel ved å sikre riktig bemanningsnivå ved hver store milepæl.
På grunn av at en høy prosentandel av de reisende til verdensmesterskapet er frilansere, har det hittil vært mangel på bekreftet reiseinformasjon. ATPI Sports Events har kunnet omgå dette ved å holde av gruppebilletter som ikke krever denne informasjonen før nærmere avreisedatoen. For å løse problemet med at enkelte mannskapsmedlemmer trenger ekstra bagasje, i noen tilfeller opptil fem kolli, forhandlet ATPI Sports Events frem gunstige mediebagaasjepriser med flyselskapene. Prosjektteamet utførte i sin tur grundige kontroller av innenlandsflyvningene for å sikre at de kunne håndtere den ekstra bagasjen.
Resultatet
Med arrangementet flere måneder unna, pågår arbeidet fortsatt for å sikre at BBC Sport drar nytte av sømløs reise under arrangementet. Imidlertid mener vi at BBC Sport hittil har dratt nytte av høy kundeservice og organisatorisk dyktighet, som er understøttet av ekspertkunnskap om reise og lokal forståelse av miljøet i Russland.
Skip to content
