Ponant-flåten administreres av Uvea Marine Services (UMS) bemanningsbyrå, som betjener alle besetningsmedlemmer om bord. Ponants hovedkontor ligger i Marseille, hvor et team av besetningsansvarlige overvåker alt operasjonelt, teknisk og hotellpersonell om bord. Mangfoldet av underholdningstjenester som tilbys om bord på Ponants cruise, betyr at det kreves et stort team av besetningsmedlemmer for hver tur, med operasjonelt, teknisk og underholdningspersonell som hver administreres av et dedikert team av besetningsansvarlige.
Selv om alle Ponants yachter opererer under fransk flagg, har organisasjonen et mannskap bestående av over 25 forskjellige nasjonaliteter. For å navigere i kompleksiteten som oppstår som et resultat av å ha et så mangfoldig team, samt administrere lønn, opplæring og planlegging, implementerte Ponant Adonis Personnel Manager (APM).
Utfordringen
Ponants planer for vekst krevde opprettelsen av et robust, skalerbart reiseprogram som ville være i stand til å ta belastningen av økt reisevolum. Dette ga en flott mulighet til å forbedre effektiviteten i Ponants eksisterende reisebestillingsprosess, der besetningsadministrasjonsteam arrangerte reiser med to forskjellige reisebyråer (TMCer).
Med Ponants flåte av cruiseyachter som skal øke fra 9 til 12 i løpet av de neste to årene, vil volumet av besetningsreiser også øke med 111 %, fra 6000 reisetransaksjoner per år i 2019 til anslagsvis 12 500 i 2021. Følgelig var det en topprioritet for Ponant å redusere mengden tid og penger brukt på besetningsreiser.
Forbedre organiseringen av besetningsreiser i påvente av økte volumer, uten å måtte ansette flere personer i besetnings- eller reiseadministrasjonsteamene.
Drive kostnadsoptimalisering slik at økte volumer ikke vil resultere i en lignende økning i totale reiseutgifter.
Løsningen
For å oppnå større effektivitet og reduserte kostnadsbesparelser, kontraherte Ponant ATPI Yacht Travel for å hjelpe dem med å designe en mer effektiv arbeidsflyt for besetningsreiser (via ATPI CrewLink), drive mer direkte kostnadsbesparelser (via ATPIs Global Faring), og gi synlighet av reiseutgifter for å fremheve kostnadsbesparende muligheter (via ATPI Analytics).
For å utvikle en mer effektiv reiseadministrasjonsprosess, jobbet ATPI sammen med Adonis for å skape en sømløs integrasjon mellom ATPI CrewLink og APM – en løsning som kombinerte det beste fra begge styringssystemene, veiledet av ATPIs og Adonis’ prinsipper, «Levere det som virkelig betyr noe» og «Gjør det du er best på».
Adonis sørget for at planlegging av reiser ville være enkelt og at de riktige dataene ville bli generert i APM, klare til å sende en reiseforespørsel til ATPI CrewLink i riktig format. I sin tur administrerer ATPI CrewLink hele reisebestillingssyklusen.
Adonis integrerte ATPI CrewLink i programvaren sin, slik at all kommunikasjon angående Ponants reisebestillinger behandles, uten at det kreves ytterligere IT-infrastruktur, slik at Ponant-brukere enkelt kan administrere reisebestillingene sine fra APM-skjermen.
Denne innebygde arbeidsflyten legger til rette for en mer effektiv, pålitelig og nøyaktig reisebestillingsprosess, og eliminerer manuell kommunikasjon og enhver mulighet for menneskelige feil. Som et resultat er Ponants besetningsansvarlige nå styrket til å ta kontroll over hver bestilling, samtidig som de kan bruke mer tid på andre viktige oppgaver når de organiserer et havneanløp.
Integrering av reise- og personaladministrasjonssystemer har muliggjort større samarbeid mellom Ponants besetningsansvarlige og deres kolleger, noe som muliggjør bedre tidsstyring og kommunikasjon angående live-statusen for hver rotasjon.
Før integrasjonen mellom ATPI CrewLink og Adonis måtte vi lete på forskjellige steder for å finne reisende- og planleggingsinformasjon, noe som tok mye tid. Nå er alt på ett sted. Alle bestillinger og arrangementer er sporbare, og vi trenger ikke lenger å søke i innboksene våre for å finne bekreftelser. Vi er utrolig fornøyde med hele systemet!
Ponant
Resultatet
Nye prosesser og teknologi har gjort det mulig for Ponant å administrere økte reisevolumer med mindre ressurser.
Tiden brukt på å administrere reiser for på- og avmønstring av besetning har redusert betydelig, og prosessene har blitt mye mer pålitelige, noe som forbedrer nøyaktigheten av reisedata og styringsinformasjon.
Nye prosesser har vist seg så vellykkede at Ponant nå har utvidet dem utover bestilling av flyreiser, til også å omfatte arrangement av overnatting.
Integrasjonen av ATPI CrewLink og Adonis har transformert måten vi jobber på til det bedre. Vi har absolutt blitt mer effektive når det gjelder å administrere besetningsreiser, ettersom vi ikke lenger trenger å kopiere og overføre besetningens personlige data flere ganger. Alt administreres nå i ATPI CrewLink og Adonis, noe som betyr at skrivefeil og feil nå er en saga blott, og hele bestillingsprosessen er redusert til 3-4 klikk.
Skip to content
