Skip to content
“Å administrere overnatting for 10 gjester kan være utfordrende. Å administrere det for 1 000? Det er der vi kommer inn.”
Hos ATPI er vi stolte av å forvandle reiseutfordringer til smidige, problemfrie opplevelser, spesielt når det gjelder gruppeovernatting for arrangementer. Vi satte oss ned med Megan Kuipers, prosjektleder for hotell- & arrangementssourcing hos ATPI. En av spesialistene bak ATPIs hotellavdeling. Les videre for å oppdage hvordan dette teamet styrker arrangementsarrangører med presisjon, lidenskap, ekspertkunnskap og tilgang til et globalt nettverk.
Hva gjør ATPIs hotellavdeling egentlig for arrangementsarrangører?
“Når du bestiller for hundrevis av gjester, betyr hver detalj noe, og det er der vi utmerker oss,” sier Megan. “Vår hotellavdeling og arrangementsteam støtter arrangører fra start til slutt. Vi håndterer hotell- og arrangementssourcing, forhandler kontrakter og sørger for at alle vilkår er gjensidig fordelaktige. Når kontraktene er signert, tar våre prosjektledere over, koordinerer romlister og håndterer de uunngåelige siste-liten-forespørslene.” Men det handler ikke bare om logistikk. “Vi er her for å gjøre livet enklere for arrangører, enten det er en liten fritidsgruppe eller et stort bedrifts- eller sportsarrangement,” legger hun til. “Ett kontaktpunkt, én strømlinjeformet prosess, og mye mindre stress.”
Hvordan sikre hoteller nær arrangementssteder?
“Planlegging i forkant er alt,” sier Megan. “Jo tidligere vi kjenner våre kunders behov, desto bedre kan vi sikre topphoteller nær arrangementsstedet, ofte til eksklusive priser.” Takket være langvarige partnerskap med både store hotellkjeder og uavhengige perler, kan ATPIs hotellavdeling forhandle frem fleksible retningslinjer og ekstra fordeler, fra gratis oppgraderinger til sen utsjekking. “Vi har også bærekraft i tankene,” legger hun til. “Vi prioriterer eiendommer med miljøsertifiseringer, men det er alltid kundens valg.” Hotellavdelingen samarbeider tett med prosjektledere for å kartlegge avstander til flyplasser, logistikk, viktige attraksjoner og arrangementssteder. “Vi bestiller ikke bare hoteller, vi bidrar til å bygge hele gjesteopplevelsen rundt dem.”
Gruppebestillinger kan være dyre. Hvordan hjelper hotellavdelingen med å håndtere kostnader?
“Volum er vår fordel,” forklarer Megan. “Vi har tilgang til provisjonsbaserte priser, volumbaserte rabatter og ekstra fordeler takket være vårt globale hotellnettverk.” Hotellavdelingen har en skreddersydd tilnærming til hver forespørsel, og administrerer budsjetter effektivt samtidig som den sikrer en førsteklasses opplevelse. “Vårt mål er å levere verdi uten å kompromittere kvaliteten, og det er der vår erfaring kommer inn.”
Noen spesielle historier der hotellavdelingen og arrangementsteamet reddet dagen?
“Å, definitivt,” sa Megan. “En av våre største utfordringer de siste årene var Champions League-finalen i 2022. Den skulle finne sted i St. Petersburg, men på grunn av krigen i Ukraina flyttet UEFA den til Paris, bare tre måneder før arrangementet.” Endringen betydde at alle tidligere kontraktsfestede hoteller måtte erstattes… raskt. “Det var et puslespill, men vi klarte det. Våre prosjektledere ombooket alt, navigerte i kaoset og sørget for at våre kunder fikk et sømløst opphold i Paris. Det er en historie som perfekt fanger ATPI Events’ tilnærming: hold hodet kaldt, handle raskt og lever resultater.”
Avsluttende tanker?
“Vi gjør mer enn bare å bestille rom, vi gir trygghet,” sier Megan med et smil.
“Enten det er siste-liten-endringer, komplekse tildelinger og kontrakter, eller når omfanget føles overveldende, trer teamet vårt inn og tar den byrden av skuldrene dine. Vi er i det sammen.”
Fra store sportsarrangementer til bedriftssammenkomster og alt imellom, er ATPIs hotellavdelingsteam klar til å støtte ditt neste arrangement.
Finn ut hva vi kan gjøre for deg. Ta kontakt i dag!
