Zekerheid bieden in onzekerheid: Evenementlogistiek beheren voor een wereldwijd mode-evenement onder extreme weersomstandigheden

Wanneer bijna 2.000 hotelnachten, tientallen internationale gasten en een stad die tot stilstand wordt gebracht door zware sneeuwval samenkomen, wordt de uitvoering van een evenement minder een kwestie van perfecte planning en meer een kwestie van aanpassingsvermogen, teamwork en vertrouwen. Voor het tweede jaar op rij was Rogier Bosscha, Projectmanager bij ATPI Benelux, verantwoordelijk voor het jaarlijkse Partner Event van een wereldwijd modemerk in Amsterdam. Het evenement brengt belangrijke wereldwijde partners en medewerkers van het modebedrijf samen voor de presentatie van aankomende collecties. Dit jaar waren de omstandigheden echter allesbehalve routinematig. “Op deze schaal is voorbereiding alles,” zegt Rogier. “Een evenement als dit vergt ongeveer zes maanden gedetailleerde planning. Je brengt elke taak, elke verantwoordelijkheid en elk mogelijk scenario in kaart, maar je kunt de weersomstandigheden nooit voorspellen.”

Plannen op schaal en het onverwachte

De cijfers alleen al illustreren de complexiteit: bijna 2.000 hotelnachten verspreid over drie Amsterdamse hotels, twaalf ATPI-medewerkers ter plaatse, en op piekmomenten tot 85 privéchauffeurs die Mercedes S-Klasse, V-Klasse en Sprinter voertuigen bestuurden om gasten veilig door de stad te vervoeren. Weersverstoringen waren natuurlijk meegenomen in de planningsscenario’s. Twee maanden voor het evenement had het team al 250 kilo strooizout veiliggesteld om veilige toegang tot locaties te garanderen. “We bereiden ons altijd voor op slecht weer,” zegt Rogier. “Wat we niet verwachtten was dat de situatie zo extreem zou worden dat treinen, bussen, metrolijnen en zelfs vluchten bijna volledig zouden stoppen in heel Nederland.”

Wanneer plannen de realiteit ontmoeten

De eerste grote uitdaging deed zich voor op dag één. Het openbaar vervoer was tot stilstand gekomen, waardoor verschillende ATPI-teamleden die buiten Amsterdam woonden de stad niet konden bereiken. “We moesten onmiddellijk schakelen,” zegt Rogier. “Amsterdamse collega’s sprongen letterlijk op hun fiets om ter plaatse te komen, terwijl we voor anderen directe ophaalservices regelden via onze transportpartners. Het was een duidelijk moment waarop flexibiliteit belangrijker was dan structuur.” Toen duidelijk werd dat het weer niet zou verbeteren, werkte ATPI nauw samen met de klant, leveranciers en partners om het plan aan te passen. Een van de grootste uitdagingen was om gestrande gasten naar Amsterdam te krijgen. Veel internationale deelnemers zaten vast buiten Nederland, vooral in België en Duitsland. “De kernvraag werd: hoe krijgen we iedereen nog steeds naar Amsterdam, zo veilig en naadloos mogelijk?”

Logistiek in realtime aanpassen

Op basis van ervaring met grote internationale evenementen vertrouwden Rogier en het team op hun betrouwbare leveranciers. “We werken al jaren samen met veel van onze leveranciers. Dat vertrouwen maakt een enorm verschil wanneer je snel en besluitvaardig moet handelen.” De oplossing betekende het regelen van tientallen internationale transfers vanuit steden zoals Berlijn, Brussel, Düsseldorf en Charleroi. Afhankelijk van groepsgrootte en urgentie varieerde het vervoer van Mercedes minibusjes en Sprinters tot volledige 53-zits touringcars. “Zelfs met ervaring en sterke leverancierspartnerschappen was het nog steeds een van de meest uitdagende evenementen die ik ooit heb beheerd,” geeft Rogier toe. “Maar dat maakte het ook een van de meest lonende.”

Een echte teamprestatie

Naarmate de week vorderde, bleef de druk toenemen. E-mailverkeer steeg van gemiddeld vijf berichten per uur naar pieken van ongeveer zestig, gedreven door annuleringen, omleidingsverzoeken en last-minute wijzigingen. ATPI reageerde door zowel de ondersteuning ter plaatse als de back-office capaciteit te versterken om het serviceniveau hoog te houden gedurende het hele evenement. “Dit evenement was een echte teaminspanning,” zegt Rogier. “Mensen werkten lange uren, bleven flexibel en richtten zich op het vinden van oplossingen. Zonder die toewijding zou het simpelweg niet hebben gewerkt.”

Vooruitblikken

Terugkijkend staat één gevoel boven alle andere: trots. “Ik ben ongelooflijk trots op het team en op de manier waarop we samenwerkten met onze leveranciers,” zegt Rogier. “Dit evenement toonde aan dat voorbereiding belangrijk is, maar net zo belangrijk dat je jouw mensen moet vertrouwen en klaar moet zijn voor alles.” Met het volgende Partner Event van de klant al in zicht heeft de ervaring het vertrouwen voor de toekomst alleen maar versterkt. “Als er al iets is,” voegt Rogier toe, “heeft deze editie ons nog beter voorbereid op wat er komen gaat.”