Kostenbesparingen maximaliseren – slimmer reizen en je reisprogramma effectief beheren

Onder Direct ATPI en ATPI Corporate Travel bieden wij op maat gemaakte oplossingen voor zakelijke ondernemingen wereldwijd, die kosten verlagen en waardevolle inzichten bieden in hun reisprogramma.

Zakelijk reizen is essentieel voor bedrijven die klantrelaties opbouwen en activiteiten uitbreiden. Het beheer van het Corporate Travel budget kan echter uitdagend zijn bij het balanceren van kostenbeheersing, werknemerservaring en programma-lekkage. Bedrijven kunnen zakelijke reiskosten en de gemiddelde reiskosten verlagen, terwijl ze het gemak behouden door strategisch beleid te implementeren, technologie te benutten en deskundig reisbeheer te gebruiken.

Hoewel vooraf boeken en flexibiliteit tonen met datums en tijden de grootste kostenbesparingen oplevert, zijn ons team van bekroonde Global Partnership Managers van Direct ATPI experts in het zorgen dat bedrijven de beste deals krijgen op hun zakelijke reizen. Hier zijn zes bewezen kostenbesparingsstrategieën voor zakelijk reizen om kostenefficiëntie te waarborgen zonder een soepele reiservaring op te offeren.

1. Gebruik regionale luchthavens

Regionale luchthavens bieden fantastische waar voor je geld – vaak met het extra voordeel van minder wachtrijen. Reizigers en reismanagers zouden Liverpool boven Manchester moeten overwegen, of Stansted boven Heathrow voor extra besparingen. Het is altijd de moeite waard om te controleren wat het verschil in kosten zou kunnen zijn – Sam Davies, ATPI Director of Corporate Partnerships.

2. Zorg ervoor dat reizigers binnen het beleid boeken en via de juiste kanalen

Hoewel dit voor de hand liggend klinkt, is het altijd een geweldige plek om te beginnen omdat ‘programma-lekkage’ waarbij reizigers buiten het beleid boeken of rechtstreeks via leveranciers, hoofdpijn veroorzaakt bij het kijken naar kostenbesparingen omdat deze boekingen vaak niet worden geregistreerd, waardoor het moeilijk wordt om de totale uitgaven nauwkeurig bij te houden wanneer het tijd is om kamertarieven voor het volgende jaar opnieuw te onderhandelen. Zonder een duidelijk overzicht kan het hotel geloven dat de zakelijke reisuitgaven zijn gedaald vergeleken met het vorige jaar, wat mogelijk tot hogere tarieven leidt.

Bovendien worden boekingen die op deze manier worden gemaakt niet bijgehouden door duty of care providers, wat de veiligheid en het welzijn van werknemers tijdens het reizen in gevaar kan brengen. Om transparantie en beter onderhandelde tarieven te waarborgen, is het belangrijk om alle hotelboekingen te maken via de officiële kanalen, je TMC of OBT, en je te houden aan de richtlijnen van het voorkeursrogramma. – Shirley-Ann Soar, Global Partnerships Manager

3. Implementeer een reisgoedkeuringstool (TAS) om kosten te helpen beheersen

Als je een zakelijke reisgoedkeuringstool kunt implementeren, kun je ervoor zorgen dat het beleid wordt nageleefd en snel gedragsverandering bij je reizigers bewerkstelligen en kosten beperken. Bij Direct ATPI hebben we onze eigen tool gebouwd om goedkeuringen voor onze klanten eenvoudig en effectief te stroomlijnen. Dit zal aanzienlijk helpen met kostenbesparing en ervoor zorgen dat reizigers binnen de aanbevolen parameters boeken. Natuurlijk is er ruimte voor uitzonderingen, en goedkeuring op manager- of regionaal niveau zal ook de last van de reismanager wegnemen. – Nick Brockbank, Global Partnerships Manager

4. Weet wat er gebeurt in je organisatie

Kom regelmatig bijeen met belangrijke stakeholders om te begrijpen welke nieuwe projecten op de roadmap staan die impact zullen hebben op het reisprogramma. Als het verkoopteam bijvoorbeeld net een nieuwe klant heeft gewonnen, wat zal resulteren in een piek in zakelijk reizen naar een bepaalde bestemming, dan zorgt het vooraf weten hiervan voor tijd om belangrijke leverancierskortingen bij voorkeurshotels en de beste vliegmaatschappijkortingen en routedeals te onderhandelen.

We zien vaak een piek in cijfers, maar we begrijpen pas achteraf waarom, wat te laat is om kortingen te onderhandelen, dus wees proactief. Je zou ook driemaandelijkse herinneringen kunnen sturen om reizen voor de komende maanden te boeken met een link naar je TravelHub, of details om te bellen. Maak het zo gemakkelijk mogelijk voor je reizigers om vooraf te boeken en binnen het beleid te blijven. – Gemma Spooner, Global Partnerships Manager

5. Werk het hele jaar door samen met je leveranciers

Open communicatie hebben met je TMC en leveranciers is cruciaal voor je kostenbesparingsstrategie voor zakelijk reizen. Laat hen je doelen en vereisten weten zodat ze met je kunnen samenwerken (en je er geweldig uit laten zien bij je stakeholders!). Incentives, aanvullende training, substantiëlere routedeals of zachte voordelen zijn de sleutel tot besparingen en voordelen, dus betrek hen bij je programma. Bovendien kunnen ze je de kostenbesparingen of kostenvermijding tonen die ze voor je hebben gerealiseerd, wat hun waarde toont en je een taak bespaart! Reismanagers zijn drukker dan ooit, zoals de meeste dingen, ‘het kost een dorp’, dus gebruik hen. – Liz Brown, Global Partnerships Manager

6. Plan effectief en benut beloningen

Benadruk je voorkeursluchtvaartmaatschappijen en hotels en zorg ervoor dat reizigers zich aanmelden voor hun loyaliteitsprogramma’s en leveranciers corporate beloningen benutten terwijl ze binnen het reisbeleid blijven. Door dit te doen, zul je hen niet alleen aanmoedigen om voorkeursleveranciers te boeken, maar kunnen ze sneller beloningen verzamelen en gratis upgrades ontvangen terwijl ze de kosten van de gepubliceerde vlucht- of hoteltarieven verlagen.

Houd goed in de gaten wanneer deze verlopen en probeer ze in te wisselen op routes die doorgaans hogere tarieven hebben om de besparingen voor je bedrijf ook te maximaliseren. Dit is wederzijds voordelig voor zowel je reizigers als leveranciers. Bovendien, als je een grote organisatie bent, zou je zelfs kunnen kijken of je voorkeursleveranciers aanvullende incentives aan je reizigers willen geven om loyaliteit aan je programma te waarborgen. Het is altijd de moeite waard om te vragen en helpt ervoor te zorgen dat reizigers via de juiste kanalen boeken in plaats van rechtstreeks te gaan. – Dan Seymour, Global Partnerships Manager

Reisbesparingen realiseren zonder kwaliteit in te boeten

Het implementeren van kostenbesparingsstrategieën voor zakelijk reizen binnen je reisprogramma is essentieel voor het maximaliseren van ROI terwijl je reizigerssatisfactie behoudt. Bedrijven kunnen reisuitgaven aanzienlijk verlagen zonder kwaliteit in te boeten door beleidsnaleving te waarborgen, goedkeuringstools in te zetten, proactieve leveranciersrelaties te onderhouden en reizigers op te leiden. De meest succesvolle reisprogramma’s balanceren kostenbeheersing met reizigerservaring, waarbij technologie en deskundig reisbeheer worden benut om optimale resultaten te behalen.

Nauw samenwerken met je Travel Management Company maakt toegang mogelijk tot waardevolle inzichten en betere tarieven die zijn afgestemd op de unieke vereisten van je organisatie. Onthoud dat optimalisatie van reisprogramma’s regelmatige beoordeling vereist. Als bedrijven deze bewezen strategieën toepassen terwijl ze open communicatie met stakeholders en leveranciers behouden, kunnen ze substantiële besparingen behalen op Corporate Travel terwijl ze duty of care verplichtingen nakomen en reizigers ondersteunen in de huidige competitieve zakelijke omgeving.

Om meer te weten te komen over ons corporate team en hoe wij je kunnen helpen, bezoek: https://www.atpi.com/contact-us/