Incentive-ervaring: 120 collega’s verenigen in slechts een paar dagen

Toen een wereldwijde organisatie met hoofdkantoor in Amsterdam, aangedreven door talent uit alle hoeken van de wereld, hun 10-jarig jubileum bereikte, kozen ze ervoor om de kern van hun succes te vieren: hun mensen. Het doel was duidelijk: hun prestaties erkennen, hen tijd geven om te ontspannen en de relaties versterken die hun succes stimuleren.

Om die visie tot leven te brengen, werkten ze samen met ATPI Events om een onvergetelijke incentive-ervaring te creëren in het zonnige Marbella, een reis die waardering, avontuur en oprechte menselijke verbinding combineerde.

We spraken met Anouk Vernooij, Projectmanager bij ATPI Events, om te ontdekken hoe zij een mijlpaal transformeerde in herinneringen die lang na het einde van de reis zullen blijven bestaan. Benieuwd hoe het allemaal tot stand kwam?

Succes vieren en wereldwijde cultuur versterken

Het doel van de incentive-ervaring was glashelder. “Het doel was om de mijlpaal van het bedrijf te vieren en werknemers te belonen met welverdiende tijd om te ontspannen en te genieten. Het was belangrijk om de juiste balans te creëren tussen entertainment en vrije tijd. Tegelijkertijd wilde het leiderschapsteam van de klant een omgeving creëren waarin collega’s uit verschillende landen elkaar echt konden leren kennen,” zegt Anouk. “Door te kiezen voor Marbella, een bestemming bekend om zijn zonneschijn, luxe en gemakkelijke bereikbaarheid, konden we dit bereiken.”

Terugblik op de planningsreis

Anouk deelt een uitdaging die zich onderweg voordeed. “Op een bepaald moment besloot de klant om bovenop de bestaande groepsboeking zelf enkele vluchten te boeken,” zegt ze met een glimlach. Met meer dan 120 gasten die invlogen vanuit meerdere internationale bestemmingen, was elke aankomsttijd van belang om een vlekkeloos programma te garanderen. “Bij ATPI is flexibiliteit essentieel. We willen altijd de werkwijze van de klant ondersteunen,” legt Anouk uit. “We boden aan om de extra vluchten te regelen, maar de klant gaf er de voorkeur aan deze aanvullende vluchten zelf te regelen.” Hoewel die keuze de logistiek kortstondig complexer maakte, toonde het ook de sterke punten van ATPI. “Sterk teamwork en duidelijke communicatie maakten het verschil,” vervolgt ze. “We werkten nauw samen, bleven in contact via telefoon, e-mail, wat maar nodig was om vragen snel op te lossen en volledig overzicht te houden.” Wat een verstoring had kunnen zijn, werd een moment van partnerschap. “Het toonde aan hoe we samen met onze klant uitdagingen soepel kunnen overwinnen en toch een onvergetelijke ervaring kunnen leveren,” zegt Anouk.

Slimme technologie voor een soepele ervaring

Om de deelnemerservaring te verbeteren, koos de klant ervoor om de ATPI EventsHub App te gebruiken, een volledig aanpasbare digitale eventbegeleider. “De app stelt ons in staat om alle inhoud aan te passen aan wat de klant wil dat hun mensen zien en waar ze naar uitkijken,” zegt Anouk. In dit geval was eenvoud de sleutel. “De klant vroeg om een schoon en duidelijk ontwerp, zodat deelnemers gemakkelijk alleen de informatie konden vinden die ze echt nodig hadden om zich voorbereid te voelen.” Het resultaat was een intuïtief platform met het persoonlijke reisschema van elke gast, vlucht- en transfergegevens, hotelinformatie en essentiële contacten gedurende het evenement. “Het werd een betrouwbare gids in ieders zak,” voegt Anouk toe. “Precies wat je nodig hebt tijdens het reizen.”

Een naadloze klantervaring gebouwd op vertrouwen en samenwerking

Voor Anouk en het team was het grootste succes om te zien hoe verheugd de klant was, zowel met de vlekkeloze organisatie vooraf als de professionele ondersteuning ter plaatse. “Ons doel is altijd om elke zorg van de schouders van de klant te nemen,” legt ze uit. “Van soepele logistiek tot het oplossen van onverwachte uitdagingen ter plekke, we willen dat ze volledig aanwezig zijn en genieten van de ervaring waar ze zo hard voor gewerkt hebben.” De sterke samenwerking speelde een sleutelrol in dat succes. “Een goede relatie werkt echt twee kanten op,” zegt Anouk. “Het is een vreugde om te werken met een klant die vriendelijk, coöperatief, open staat voor ideeën en gemakkelijk te bereiken is.” Hoewel alle communicatie voorafgaand aan het evenement online plaatsvond, was de persoonlijke connectie onmiddellijk. “Toen we elkaar eindelijk face-to-face ontmoetten, voelde het alsof we elkaar al kenden. Die harmonie maakte de samenwerking nog sterker.”

Maar het echte hoogtepunt? De impact op de deelnemers. “Iedereen energiek, verbonden en geïnspireerd naar huis zien terugkeren, dat is wat ons werk zo lonend maakt,” concludeert Anouk. “Een onvergetelijke reis is niet zomaar een moment… het creëert momentum.”

Wilt u jouw volgende bedrijfsevenement naar een hoger niveau tillen?
Neem contact op met ATPI Events en laten we jouw visie tot leven brengen. Neem vandaag nog contact met ons op!